W czasach globalnej konkurencji wiedza jest jednym z najważniejszych zasobów zapewniających długotrwały i międzynarodowy sukces. Wiele firm jest tego świadomych, jednak często brakuje im odpowiednich koncepcji i strategii, by móc optymalnie wykorzystywać posiadane przez przedsiębiorstwo informacje i doświadczenia. Dlaczego zarządzanie wiedzą ma dla firm takie kluczowe znaczenie? Czytaj dalej!
Czym jest zarządzanie wiedzą?
Termin „zarządzanie wiedzą” opisuje przede wszystkim strategiczną koncepcję zarządzania organizacją. Służy ona przedsiębiorstwom do tego, by całościowo wykorzystywać swoją wiedzę (jako zasób podnoszący wartość), z ukierunkowaniem na cele i przyszłość. Aby zakończyło się to sukcesem, przedsiębiorstwa potrzebują koncepcji i strategii pozwalających na wymianę konkretnej wiedzy, ale także narzędzi informatycznych. Skuteczne zarządzanie wiedzą wykracza jednak poza czysto techniczne rozwiązania i wymaga najważniejszego źródła know-how: pracowników.
Baza wiedzy jest elementem składowym zarządzania wiedzą. Informacje znajdujące się w bazie pochodzić mogą z wielu źródeł, jednak często praktyką jest postawienie na kilku ekspertów w danej dziedzinie. Znajdują się tam: często zadawane pytania, poradniki, zbiory informacji jak poradzić sobie z danym problemem.
Jak firmy wykorzystują wiedzę?
Specyficzna wiedza przedsiębiorstwa zależy przede wszystkim od czasu trwania zatrudnienia i liczby pracowników: im więcej i im dłużej osoby są aktywne w życiu zawodowym, tym bogatsze jest ich doświadczenie i tym większa jest ich wiedza. Jednocześnie prawdą jest, że bardzo duże przedsiębiorstwa często mają trudności z taką organizacją posiadanej wiedzy, aby można było do niej szybko uzyskać dostęp w celu zapewnienia zrównoważonego wzrostu wartości.
Jeśli doświadczenia i umiejętności istnieją tylko w głowach pracowników, przedsiębiorstwa tracą cenny potencjał. Taka sytuacja ma miejsce wtedy, gdy w miarę przemian demograficznych odchodzą starzy pracownicy.
Z kolei w przypadku młodszej kadry, zmieniającej miejsce pracy częściej, niż jeszcze kilka dekad temu musimy mierzyć się z problemem zabierania ze sobą także know-how. Odtworzenie takiej utraconej wiedzy wymaga czasu i jest mozolnym zadaniem, a często wiąże się ze znacznymi kosztami. Przykładowo, w firmie współpracującej bieżąco z zagranicznym partnerem, a w której know-how w obcym języku posiada tylko jeden pracownik, warto zachować ciągłość know-how, poprzez szkolenia produktowe, czy kursy językowe dla firm, aby uniknąć niepotrzebnych kosztów.
Systematyczne i planowe zarządzanie wiedzą jest obecnie kwestią nieodzowną dla koncernów działających na arenie międzynarodowej. Jednak również małe i średnie przedsiębiorstwa często mają zapotrzebowanie w zakresie zabezpieczenia, podziału i transferu wiedzy. W tej kwestii pojawiają się zazwyczaj ograniczenia czasowe i osobowe, które utrudniają wydajne wykorzystywanie wartościowego zasobu, jakim jest wiedza. W związku z tym małe i średnie przedsiębiorstwa, potrzebują rozwiązań praktycznych, które można stosunkowo szybko wdrożyć.
Modele zarządzania wiedzą
Sposób zarządzania wiedzą może różnić się w zależności od modelu, który wybierzemy w swojej firmie. Powinien on być wybrany do indywidualnych potrzeb firmy, by pozytywnie wpływać na rozwój przedsiębiorstwa. Jakie modele wyróżniamy?
- Model japoński. Model ten opisuje proces transformacji wiedzy przez łączenie informacji osobistych i społecznych. Skupia się on na interakcjach między pracownikami. Jeżeli zależy Ci na pogłębieniu tematu, zalecamy zapoznać się z różnymi japońskimi modelami: Ikujiro Nonaka, Hirotaka Takeuchi, Kazuo Ichijo, Toshihiro Nishiguchi lub Noboru Konno.
- Model zasobowy. Model ten zarządza zasobami: ludzkimi, fizycznymi i technicznymi. Pozwala na określenie potrzeb i braków na różnych płaszczyznach.
- Model procesowy. Model ten używany jest do opisu, analizy i optymalizacji procesów. Może zawierać dane początkowe i końcowe, podjęte decyzje czy konieczne warunki.
5 kroków do systematycznego zarządzania wiedzą
- Rozpoczęcie. Pierwszym krokiem będzie zdefiniowanie celów i odpowiedzenie na ważne pytanie - co przedsiębiorstwo chce osiągnąć poprzez zarządzanie wiedzą? Może ono służyć na przykład do zabezpieczenia posiadanej wiedzy i zapewnienia jej lepszej dostępności w przedsiębiorstwie.
Często można rozpoznać np. strukturalne deficyty wiedzy po tym, jak dostępne informacje i doświadczenia pracowników zostaną usystematyzowane. Kolejnym celem może być systematyczne uczenie się z zakończonych projektów, dalsze nieustanne i ukierunkowane rozwijanie umiejętności pracowników i kadr kierowniczych. Faza startowa obejmuje także stworzenie odpowiedniego zespołu projektowego do zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie i przygotowanie wstępnego harmonogramu. - Analiza. Następnym ważnym krokiem jest szczere i przejrzyste spisanie mocnych i słabych stron wiedzy dostępnej w przedsiębiorstwie. W jakich obszarach działalności przedsiębiorstwa wiedza jest szczególnie mocno rozwinięta? Gdzie istnieje największa potrzeba nadrobienia braków? Ważne jest także przeanalizowanie procesów transferu wiedzy: w jaki sposób pracownicy obecnie wymieniają się ze sobą wiedzą? Jakie – często również nieformalne – struktury wytworzyły się z upływem czasu?
Przedsiębiorstwa popełniają niekiedy błąd polegający na podejściu do zarządzania wiedzą wyłącznie od strony realizacji technicznej, przez co zapominają o pracownikach, którzy każdego dnia muszą korzystać z wprowadzonych rozwiązań. - Opracowanie. W fazie opracowania na pierwszym planie stoją konkretne, odmienne dla każdego przedsiębiorstwa wymagania, a także kwestie wykonalności. Następnie osoby odpowiedzialne za projekt sprawdzają także rozwiązania techniczne dostępne na rynku, również pod kątem kosztów. Trzeba przy tym uwzględniać nie tylko same koszty zakupu, ale także ewentualne dodatkowe koszty, które powstają w związku z dopasowaniami, serwisem i utrzymaniem. Zespół projektowy powinien odpowiedzieć na następujące pytania: W jakim okresie i jakie rozwiązania powinny zostać wprowadzone? Jakie procesy muszą zostać w tym celu zmienione?
- Wdrożenie. Kolejnym krokiem jest wdrożenie wybranego rozwiązania lub rozwiązań. Poza wymogami technicznymi, procesy muszą zostać dopasowane na potrzeby transferu wiedzy z dużym prawdopodobieństwem. Często potrzebne są do tego szkolenia dla kadry kierowniczej i pracowników, tak by byli oni w stanie optymalnie posługiwać się cyfrowymi narzędziami do zarządzania wiedzą.
- Ocena. Po wdrożeniu wprowadzone rozwiązania i procesy muszą być poddawane nieustannej ocenie, aby móc je dopasowywać także później, jak również móc szybko rozpoznać i usunąć ewentualne powstałe błędy.
4 narzędzia do skutecznego zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie
Poniżej przedstawiamy kilka narzędzi, które przedsiębiorstwa (mogą wprowadzić) i wprowadzają, aby usystematyzować Knowledge management:
Atlassian Confluence
Powszechnie stosowanym komercyjnym rozwiązaniem jest Atlassian Confluence. Oprogramowanie można rozszerzać o wtyczki i w ten sposób dopasować je idealnie do potrzeb przedsiębiorstwa. Można je przygotować oddzielnie dla pojedynczych działów lub zespołów, dzięki czemu wszystkie treści są zawsze dostępne dla wszystkich osób, które potrzebują dostępu do najważniejszych informacji.
Intranet i strony typu wiki
Większość przedsiębiorstw posiada dzisiaj własny firmowy intranet. Narzędzie to nadaje się przede wszystkim do przejrzystego przedstawienia powtarzających się procesów, na przykład przy pozyskiwaniu zleceń czy w ramach zarządzania projektami. Ponadto powszechnie stosowane są także firmowe lub działowe strony typu wiki. Narzędzia te są zbudowane tak, jak internetowa encyklopedia Wikipedia. Można tam np. szczegółowo opisać poszczególne fazy procesów albo przechowywać ważne dokumenty.
Jedną z wielu zalet jest to, że struktura stron typu wiki jest znana dla większości pracowników, z ich osobistego korzystania z Internetu, dzięki czemu czas potrzebny na wdrożenie jest stosunkowo krótki. Poza tym strony typu wiki, funkcjonują, jak oryginalny prototyp - każdy może mieć wkład w ich tworzenie lub opracowanie. Strony typu wiki idealnie nadają się do tego, by włączyć możliwie jak najwięcej pracowników w systematyczne zarządzanie wiedzą.
Quip
Oprogramowanie Quip zawiera m.in. edytor plików tekstowych i arkusze kalkulacyjne. W ten sposób członkowie zespołu mogą wspólnie pracować bezpośrednio na różnych dokumentach, nie tylko na komputerach stacjonarnych, ale przede wszystkim mobilnie na smartfonie czy tablecie. Oprogramowanie obejmuje również zintegrowany system komunikacji. W ten sposób eliminowane są uciążliwe i czasochłonne ciągi e-maili, pod warunkiem że uczestnicy są zdyscyplinowani i ograniczają komunikację do tego, co najważniejsze.
Mindmeister
Narzędzie Mindmeister jest oparte na innym podejściu. Dzięki niemu można nadać strukturę pomysłom i koncepcjom poprzez wizualizację w formie mapy myśli i jej jednoczesne opracowywanie. Ze względu na intuicyjną obsługę narzędzia, odbywa się to bardzo szybko.
W ten sposób członkowie zespołu projektowego mogą np. najpierw popuścić wodze fantazji w ramach burzy mózgów, aby następnie usystematyzować zanotowane pomysłu. Do map myśli można dołączać zdjęcia, linki i pliki. Mindmeister zapewnia użytkownikom funkcję zintegrowanego czatu do bezpośredniej i nieskomplikowanej wymiany informacji. Tak, jak w przypadku pozostałych narzędzi z oprogramowaniem można zintegrować inne programy.
Nie każde z tych narzędzi tak samo nadaje się dla wszystkich segmentów rynku i przedsiębiorstw wszystkich rozmiarów. Często istnieją już rozwiązania w zakresie oprogramowania, które są szyte na miarę, by spełnić konkretne potrzeby danej branży. Dzięki nim przedsiębiorstwa mogą np. automatyzować powtarzające się procesy albo na żądanie sięgać po konkretne rodzaje projektów.
Profesjonalna koncepcja zarządzania wiedzą
Liczne narzędzia cyfrowe, które w międzyczasie stały się dostępne na potrzeby organizacji wiedzy, zawsze mogą być jedynie częścią skutecznego i profesjonalnego zarządzania wiedzą. Ponieważ poszczególne rozwiązania w zakresie oprogramowania są efektywne tylko wtedy, kiedy kierownictwo przedsiębiorstwa ma wizję tego, jakiemu celowi ma w ogóle służyć zgromadzona i usystematyzowana wiedza. W związku z tym zawsze musi zostać wprowadzona całościowa koncepcja – jako strategiczna koncepcja zarządzania dla małych, średnich, a także dużych przedsiębiorstw – która w jednakowym stopniu uwzględnia technikę, organizację, procesy i poszczególnych pracowników.
Jakie korzyści niesie za sobą zarządzania wiedzą?
Zarządzanie wiedzą pozwala nie tylko na łatwy przepływ informacji między pracownikami, ale jest również zabezpieczeniem dla całej organizacji, gdy jeden z pracowników posiadający daną wiedzę korzysta z urlopu lub zrezygnuje z pracy. Baza wiedzy w firmie umożliwia działanie firmy w sytuacji kryzysowej i jest ważną poduszką bezpieczeństwa.
Dzięki łatwemu dostępowi do informacji koniecznych w pracy umożliwia to efektywniejsze działanie pracowników. Zebrana wiedza może wyprowadzić organizację na pozycję lidera wśród konkurencji. Dodatkowo, Knowledge management wpływać może również na motywację pracowników, ponieważ dzięki bazowaniu na doświadczeniu innych osób, staje się on partnerem na etapie tworzenia nowych rozwiązań w przedsiębiorstwie. Jakie inne korzyści niesie za sobą zarządzanie wiedzą?
- Wzrost kreatywności
- Zmniejszenie kosztów zarządzania
- Wzrost efektywności
- Szybszy rozwój firmy
Jak zarządzać wiedzą w praktyce, by wspierać swoje przedsiębiorstwo?
Wiedza jest cennym źródłem dla całej organizacji, dzielenie się nią i zbieranie jej w jednym miejscu jest korzystne dla zespołów, ponieważ wpływa na łatwy dostęp do jej zdobycia. Baza wiedzy może składać się z krótkich artykułów lub notatek zawierających niezbędne informacje. Jak przekazywać informacje, by były przydatne dla pracowników?
- Informuj o znaczeniu dzielenia się wiedzą. Wyznacz czas w miesiącu, podczas którego pracownicy będą mogli zastanowić się jakie nowe informacje mogą być przydatne dla reszty zespołu oraz wpisać je do bazy.
- Wyznacz standard informacji pojawiących się w bazie wiedzy. Staraj się, aby zachowany był tam ład i porządek, a informacje były utrzymane w podobnym stylu.
- Zbieraj informacje o popełnionych błędach i ich rozwiązaniach. Pomoże to w przyszłości powielania błędów oraz umożliwi szybką reakcję, by zgasić powstały pożar.
- Zbieraj wiedzę pracowników. Poprzez rotację część pracowników na stałe opuści firmę wraz z wiedzą, którą posiadali. Postaraj się uniknąć sytuacji utraty wiedzy w przedsiębiorstwa. Poproś pracowników o pisanie lub przekazanie ustnie informacji, które mogą być pomocne w przyszłości.
Podsumowanie
Zarządzanie wiedzą jest przydatne w każdej organizacji. Bazowanie na wiedzy i doświadczeniu pracowników oraz ekspertów nie tylko ułatwia pracę, ale wskazuje również na docenienie swojego zespołu. Każdy zespół wnosi swoją wiedzę z różnych zakresów do firmy, wpływając na jej rozwój. Warto jednak tworzyć bazę wiedzy zespołu - umożliwia to łatwy dostęp do informacji, i upewnienie się w każdej chwili, czy wiedza jest aktualna i poprawna.
.jpeg?auto=webp&format=pjpg&quality=80&width=800&height=800&fit=crop&crop=800:600,smart)