Znalezienie odpowiednich talentów staje się dla firm coraz trudniejszym zadaniem. Tym ważniejsze jest, aby jak najdłużej zatrzymać w firmie wysoko wykwalifikowanych specjalistów i menedżerów. Decydującą rolę odgrywa w tym wdrożenie w pierwszych dniach pracy. W artykule tym dowiesz się, dlaczego tak jest i o czym firmy powinny pamiętać.
Czym dokładnie jest onboarding?
Onboarding to systematyczna integracja nowych pracowników w istniejącą organizację pracy. Nie chodzi tu wyłącznie o wdrożenie merytoryczne, ale również o integrację społeczną z kulturą korporacyjną. Onboarding obejmuje zatem więcej niż tylko profesjonalną integrację. Z reguły proces onboardingu trwa od chwili podpisania umowy do końca okresu próbnego, czasami kończy się po roku.
Co może dać systematyczny onboarding
Między podpisaniem umowy o pracę a pierwszym dniem w nowej pracy mijają dni, tygodnie, a nawet miesiące. W tym czasie u niektórych nowicjuszy mogą pojawić się wątpliwości i niepewność: Czy rzeczywiście moja decyzja była dobra? Jak będzie wyglądał mój pierwszy dzień w pracy? Co będzie należało do moich zadań? A także, co istotne: Czy moi współpracownicy przyjmą mnie w przyjazny sposób? Dobry onboarding rozwiązuje tego typu kwestie i robi wszystko, aby zredukować obawy nowego pracownika do minimum.
Liczy się pierwsze wrażenie – dotyczy to również firm. Warto zadbać o sprawny przebieg procesu onboardingu. W końcu proces ten kosztuje – średnio jest to pół rocznej pensji. Jeśli pracownik jest niezadowolony w trakcie lub po okresie próbnym i odchodzi z firmy, koszty te bezpowrotnie przepadają, a żmudne poszukiwania odpowiednich talentów zaczynają się od nowa.
Oto najważniejsze zalety systematycznego onboardingu:
- Oszczędność kosztów dzięki zatrzymaniu pracownika w firmie
- Nowi pracownicy mogą szybko dołączyć do zespołu i szybko stają się produktywni, ponieważ procesy pracy są dobrze przygotowane
- Nowi pracownicy od początku czują się komfortowo i mają pozytywny obraz swojego pracodawcy. Zwiększa to prawdopodobieństwo, że pracownicy pozostaną w firmie na dłużej – to zdecydowana przewaga w zakresie tzw. employer brandingu
Onboarding w trzech fazach: Podpisanie umowy, pierwszy dzień w pracy, wprowadzenie
Aby w pełni wykorzystać zalety onboardingu, niezwykle ważne jest dobre przygotowanie. Zazwyczaj proces ten obejmuje trzy fazy:
Faza 1: Pre-boarding
Faza przygotowania rozpoczyna się z chwilą podpisania umowy przez pracownika. Teraz firma powinna wyznaczyć dla niego mentora lub opiekuna. Osoba ta będzie w głównej mierze odpowiedzialna za proces wdrożenia nowego pracownika.
Pierwszym krokiem będzie sporządzenie przez mentora szczegółowego planu wdrożenia. Dzięki temu nowy pracownik szybko poznaje firmę, może szybko podjąć swoje zadania, a także nawiązać kontakt ze swoim nowym zespołem. Obejmuje to także danie współpracownikom i bezpośrednim przełożonym czasu na poznanie nowego pracownika w pierwszym dniu pracy. Plan wdrożenia jest ważny, ale nierzadko zaniedbywany. Według badania przeprowadzonego wśród nowych pracowników, w 60 procentach przypadków nie mogli oni liczyć na systematyczne wdrożenie.
Firma powinna upewnić się, że wszystko jest gotowe na przybycie nowego pracownika już przed pierwszym dniem pracy: Przy którym biurku będzie pracował? Czy komputery, drukarki i telefony są sprawne? Czy założono dla niego adres e-mail? Irytująca jest bowiem sytuacja, gdy podstawowe rzeczy nie działają już pierwszego dnia. Może to prowadzić do niepewności i dać pracownikowi poczucie, że tak naprawdę nie jest w firmie mile widziany.
Faza 2: Pierwszy dzień w pracy
Dzień roboczy. Najlepiej, jeśli osoba odpowiedzialna za kontakt z nowym pracownikiem poinformuje go telefonicznie kilka dni wcześniej, jaki jest plan na początek. Następnie mentor może ponownie wysłać harmonogram drogą mailową. Takie profesjonalne podejście sprawia, że nowy pracownik czuje się mile widziany i wie, czego może się spodziewać. To odbiera część zdenerwowania, które zawsze towarzyszy rozpoczynaniu nowej pracy.
Pierwszego dnia mentor powinien poinformować recepcję, o której godzinie przybędzie nowy pracownik. Najlepiej, jeśli spotka się z nim w recepcji i pokaże mu najważniejsze pomieszczenia. Nie zaleca się oprowadzania po całej firmie. Istnieje ryzyko, że nowy pracownik może poczuć się przytłoczony i zagubiony. Na początek wystarczy pokazać najważniejsze miejsca w firmie.
Na swoim stanowisku nowy pracownik powinien znaleźć gotowy do użycia komputer oraz listę dostępów i haseł. Powinny tam na niego czekać również wizytówki. Warto wiedzieć: Mały gest powitalny z pewnością ucieszy nowego pracownika – dobrym pomysłem będą na przykład kwiaty lub czekoladki.
Następnie mentor przedstawia nowego pracownika kolegom i przełożonym. Wspólny lunch w zespole ułatwia start i daje uczestnikom możliwość poznania się w luźniejszej atmosferze. Pierwszego dnia należy również wyjaśnić najważniejsze narzędzia (kalendarz, planowanie urlopu itp.) oraz procesy.
Faza 3: Pogłębiony onboarding
Pracownik jest już w nowym miejscu pracy od kilku dni. Teraz kolej na wdrożenie merytoryczne. Mentor wyjaśnia nowemu pracownikowi najważniejsze procesy pracy; nowy pracownik bierze udział w spotkaniach i rozmawia ze swoim przełożonym, który wskaże mu projekty i zadania w ramach zakresu jego odpowiedzialności. Pierwsze tygodnie to także odpowiedni czas na udział w niezbędnych szkoleniach.
W pierwszych dniach szczególnie ważny jest regularny feedback od współpracowników i przełożonych. Nowy pracownik szybko dowiaduje się, co działa dobrze, a w których aspektach potrzebuje jeszcze nieco więcej czasu. Ma też możliwość zadawania pytań i wyjaśniania na bieżąco ewentualnych niejasności.
Spotkania informacyjne to także czas dobrze zainwestowany dla firmy. Dzięki nim pracownicy szybko poznają miejsce pracy i mogą produktywnie pracować. Warunkiem jest, aby rozmowy zwrotne były przygotowane w sposób ukierunkowany. Na początku nowi pracownicy powinni otrzymywać informacje zwrotne co tydzień, później wystarczą dłuższe odstępy czasu.
W firmach, które regularnie przyjmują nowych pracowników, dobrym pomysłem będzie organizowanie dla nich regularnych wydarzeń: Mogą to być na przykład zajęcia integracyjne, wycieczki lub wspólne obiady i kolacje. Dobrowolne spotkania na mieście również mogą pomóc członkom zespołu w szybkim poznaniu się. Po około sześciu miesiącach onboarding zazwyczaj dobiega końca.
Wzmocnienie decyzji za daną firmą
Systematyczny onboarding sprawia, że nowi pracownicy czują się mile widziani i doceniani przez współpracowników i przełożonych. Onboarding umacnia ich w poczuciu, że wybór danej firmy był słuszną decyzją. Zwiększa to prawdopodobieństwo, że zostaną oni dłużej u danego pracodawcy. Dzięki łatwemu i bezproblemowemu startowi w nowej pracy pracownicy mogą szybko zostać produktywnie wdrożeni – a w efekcie końcowym korzystają na tym obie strony.
