英語で効率的な会議を実現させる、優れたファシリテーターが守っている7つのルール

ファシリテーションを行うメリット

多くの人が参加する会議では、誰かがその進行を見届けて管理しないと収拾がつかなくなりがちです。

そのため、参加者からさまざまな意見や考えを引き出し、それらをまとめあげたうえで、最終的に合意を得るまでの一連の作業を支援するファシリテーションが重宝されるのです。

中でも、

• 短い時間で多くの議題について話し合ったり
• 多くの人から意見を聞いて、革新的なアイデアを生み出すことを目的としたり
• 複雑なテーマであるために、全員が納得し、合意を得るにはハードルが高い

ような会議では、ファシリテーターの活躍が期待されます。

議題が複雑になるほど、高い結果が求められるほど、そして多様な意見が集まるほど、ファシリテーションの必要性が高まるのです。

ただでさえ難しい会議のファシリテーションですが、それを英語で行うことができる人は、とても貴重な人材とみなされ、その能力が人脈の構築やキャリア形成に大きく役立つことは間違いありません。

それでは、具体的にどういうことをすれば会議でファシリテートをする技術が高まるのか？覗いてみましょう。

英語の会議でファシリテーターを務める際に役立つフレーズ集

ここでは、英語で会議を進行する際にファシリテーターがよく使うフレーズを紹介します。

1. 会議を始めるとき
2. 疑問を解決したいとき
3. 議論を活発にしたいとき
4. 会議の進行を早めたいとき
5. 会議の内容を要約するとき

の状況ごとにまとめましたので、ぜひ参考になさってください。

1. 会議を始めるとき

ファシリテーターは導入部で、その会議が開かれる理由や目的を説明します。

例えば、以下のようなフレーズで会議を始めると良いでしょう。

Thank you all for coming. The purpose of today’s meeting is to discuss …
皆様、お集まりいただきありがとうございます。本日の会議では...について議論させていただきたく...

Since everyone is here, let's get started with today’s agenda …
皆様にお集まりいただきましたので、早速本日の議題...について始めましょう。

The first item on the agenda today is …
本日、我々が最初に議論すべき事柄は...

2. 疑問を解決したいとき

時々、専門家にしか理解できない複雑なアイデアが会議で取り上げられることがあります。

そのようなとき、ファシリテーターは、会議についていけていない人をケアする必要があります。

疑問を持つ人の代わりに、一度会議の進行を止めましょう。

そして、以下のように発言者に質問を投げかけて、より分かりやすい説明を得ることで、会議をスムーズに進行させるようにしましょう。

I’m sorry but I’m not sure I understand what you mean by X. Could you please explain that again?
申し訳ありませんが、どういう意味であなたがXとおっしゃっているのか理解できません。恐れ入りますが、それについて少し説明していただいてよろしいでしょうか？.

Sorry but I don’t quite follow what you’re saying …
申し訳ありませんが、私はあなたが何をおっしゃっているのかよく分からないので....

Excuse me. Could you run that by me again please?
すみません。もう一度説明してくれませんか？

3. 議論を活発にしたいとき

時々議論を活発にしなければならないことがあります。

それは、議題にあがったことが十分に話し合われなかったときや、重要な事柄が見落とされたときです。

そのような場合、次のようなフレーズを投げかけてみましょう。

Before we move on, I think we need to look at …
先に進む前に、... についての考察が必要です。

I’m sorry, but I don’t believe we’ve talked about …
申し訳ありませんが、私たちは”... "について話していないと思います。

One minute please, I think we need to discuss X a little more …
ちょっと待ってください、我々はXについてもう少し議論をする必要があると思うのですが...

4. 会議の進行を早めたいとき

計画よりも会議の進行が遅れるときがあります。

そんなとき、以下のようなフレーズを投げかけて会議の進行を早めることが大事です。

Let’s move on to … issue.
...に関する話題に移りたいと思います。

Is everyone feeling comfortable with this? Are we ready to move to Y?
皆さん、違和感はありませんか？　Yについて話し合う準備はできていますか？

So, if there is nothing else we need to discuss about A, I’d like to move on to B …
もしAについてお話しすることがないようでしたら、Bについて話し合いたいのですが...

5. 会議の内容を要約するとき

会議を終える前に、ファシリテーターは会議の内容を要約することがあります。

これを行うことで、会議中にリストアップされた個々の課題と、それを解決する責任者と、解決までの期限を明確にするのです。

次のようなフレーズを用いて要約すると良いでしょう。

This is what we’ve agreed on: ...
我々は以下を合意しました。...(合意したことを述べていく)

Before we close, let me summarize the main points.
会議を終える前に、重要な点について要約させてください。

May I please conclude the meeting by listing up what we discussed?
最後に、今回お話したことを列挙して、会議を終了してよろしいでしょうか？