בין אם אתם עובדים בחו"ל ובין אם אתם נדרשים להיות בקשר עם עמיתים או שותפים עסקיים מעבר לים, ההבנה כיצד לתקשר בצורה טובה ומקדמת עם אנשים מכל רחבי העולם היא מיומנות מקצועית משמעותית - כזו שחשובה יותר ויותר בסביבת עבודה רב-תרבותית של היום.
זה יכול להיות קשה למצוא מכנה משותף עם אנשים ממדינות אחרות, במיוחד כאשר המנהגים והנהלים העסקיים שלהם נראים שונים כל כך משלנו. אז לשם כך, המאמר הבא יציג מספר דוגמאות להבדלים תרבותיים בתקשורת וכיצד הם מתגלים במקום העבודה, יחד עם כמה טיפים קלים שיעזרו לנו להבין טוב יותר את העמיתים הבינלאומיים שלנו.
1. ניהול מיילים ושיחות טלפון
כנסים דרך הזום או הטלפון יכולים להיות יעילים מאוד בכל הנוגע בשיפור התקשורת שלנו עם סביבה בינלאומית.
עם זאת, לפעמים יכולות להתעורר בעיות כאשר המשתתפים לא יודעים למה לצפות אחד מהשני.
בואו נראה כיצד תרבויות שונות עשויות לגשת לסוג זה של תקשורת:
- יתכן שברזילאים למשל, צריכים קשר הרבה יותר אישי לפני שהם פועלים לפני שבונים מערכת יחסית אמיתית.
שיחת חולין יכולה להיות מאוד חשובה לאמריקאים כדי לבנות מערכות יחסים,
אנשים בריטים עשויים להשתמש בהומור, בעוד שעמיתים סינים עשויים לרצות לקבל אישור עם הבוס או הצוות שלהם לפני שהם מגיבים.
- אם אין נושאים רגישים שיכולים להיות ״נפיצים״, מומלץ להשתמש בדוא"ל כדי להעביר מידע מראש, תוך הקפדה על כבוד הדדי ומודעות להבדלי התרבות בעת הפניה לאנשים (לדוגמה, שימוש בשמות פרטיים בארה"ב ותארים באוסטריה).
-הקפידו לעקוב אחר הודעות דוא"ל באמצעות תקשורת טלפונית או פנים אל פנים, במיוחד כאשר אתם משתפים פעולה עם תרבויות הרגילות לאוריינטציה גבוהה ותקשורת בין אנשים.
-כנסים משותפים צריכים להיות בעל מבנה ברור, עם זמן לדבר בשם כולם. ודא שכולם עדיין מעורבים על ידי בקשת משוב מאנשים, וזכור שייתכן שחלק מהאנשים יצטרכו לבדוק עם הקבוצה או הבוס לפני שהם מביעים דעה.
2. מצגות
תהיו מודעים לאיך אנשים ממדינות שונות ניגשים למטרותיהם.
תרבויות מוכוונות עתיד כמו אלו מארה"ב רוצות לשמוע על היתרונות הפוטנציאליים של מוצר, בעוד קהלים בעלי אוריינטציה בעבר ממקומות כמו הודו או סין דוגלים באמינות דרך הישגי העבר שלהם. בשל כך, סגנונות ההצגה משתנים בין תרבויות - חלקם אוהבים להתמקד 'בתמונה הגדולה' לפני שהם נכנסים לפרטים ויותר מתמקדים ומעריכים אינטראקציה עם הקהל.
יחד עם זאת, מצד שני, מצגות עומק המגיעות מתרבויות עם הקשר נמוך לתמונה הגדולה, פשוט מתרכזות בעובדות. המפתח לכנס בינלאומי מוצלח הוא היכולת לתרגם מידע באופן שמושך את כולם - לכן חשוב לחשוב על סגנון תקשורת, מחוות, שפת הגוף ודרך הצגת הנושא בצורה שתפנה ו״תדבר לכולם״.
3. ניהול נכון של פגישות עסקיות
אירועים גדולים כמו פגישות מכירות בינלאומיות עלולים להפוך במהירות לחוסר סדר וכאוס ארגוני אם אין תקשורת נכונה ומותאמת בין הקבוצות מכל מדינה. המשתתפים עשויים להגיע מאוחר ולעזוב מוקדם אם אין לוח זמנים ברור, ותסכול עלול להיווצר אם נותר מעט מדי זמן לכסות את כל הנושאים החשובים.
-הימנעו מאי הבנות על ידי הגדרה ברורה של מטרות הפגישה מצד אחד, וידיעת המשתתפים באופן ברור מצד שני. חשוב לזכור שתרבות הפגישה של המשתתפים עשויה להיות שונה מאוד ממה שאנחנו מכירים - חשוב מאוד לקחת בחשבון את הדרישות של כל קבוצה בנוגע ל'שפה' כמו מתורגמנים ומתקני תרגום, כמו גם דרישות תזונתיות (במידה ומסופק כיבוד).
-הקפידו לתכנן מספיק זמן לאינטראקציה חברתית ושאילת שאלות באופן פתוח ומכיל בזמן הפגישה (וגם לפניה ואחריה). עצם העובדה שיש זמן לנהל שיח פתוח בין כל הקבוצות ייצור איחוד וקרבה אנושית.
4. התרועעות חברתית (מינגלינג)
תרבויות שמוכוונות ליצירת קשר אנושי מוצאות חשיבות רבה ליצירת קשרים חברתיים, כי היכרות זו היא הכרחית כדי לעשות עסקים יחד. אתם עשויים להיות מוזמנים לפגישות במדינות רבות שייתכן שיפתיעו אתכם כמו קריוקי בר ביפן, או סאונה בפינלנד (לכל מקום יש חוקים חברתיים משלו, אז חשוב ללמוד זאת).
- השתדלו לחקור את המנהגים של מקום היעד שלכם. לא רק שזה יועיל לכם מבחינה מקצועית על ידי מפגש עם אנשי קשר חדשים, אלא גם תהנו מחוויה חדשה שעוד לא הכרתם.
תנסו לגלות כמה שיותר עניין בצד השני וכך תוכלו לנהל מערכת יחסים אישית ומקצועית מוצלחת.
5. ניהול משא ומתן
משא ומתן עסקי יכול להיות מסובך, אבל הוא יכול להסתבך שבעתיים אם יש אי הבנות תרבותיות.
לדוגמה, התרבות הסינית מעריכה מאוד אירוח והיכרות טובה יותר עם שותפים עסקיים לפני שמסכמים משהו.
משמע- אכילה משותפת חשובה מאוד, וכל הנושא העסקי יכול לקחת הרבה זמן עד שמתכננים תוכניות.
עבור מבקר אמריקאי, גישה זו עשויה להיראות לא יעילה.
- חשבו על הפרטים הקטנים ביותר בנוגע למשא ומתן עם משתתפים מחו״ל:
להתנהל בסביבה הטובה ביותר למשא ומתן, מי צריך להיות מעורב, ואפילו דברים כמו ביגוד מתאים וסידורי ישיבה עושים הבדל עצום.
6. ניהול צוותים
אין ספק שהתקשורת משתפרת במידה ניכרת כאשר התפקידים והציפיות מובהרים ומתאימים לסיטואציה ולאנשים הפועלים בה.
-אימון תקשורת בין-תרבותית זה אחד הדברים החשובים ביותר בזמן ניהול צוותים מכל רחבי העולם. חשוב
להיות מודעים לסגנונות שונים של תקשורת.
-הקדישו זמן לבניית קשרים 'פנים אל פנים' לפני המעבר לתקשורת וירטואלית, והקפידו לכלול את כל חברי הצוות בקבלת ההחלטות בכל שלבי הפרויקט. לאחר שזיהיתם את ההבדלים התרבותיים שעלולים להוביל לתקשורת שגויה או אי הבנות, מצאו מכנה משותף והחליט וכיצד לעבוד יחד.
-כמו בכל היבט של העסק, דברים הופכים קלים יותר כאשר יש תקשורת טובה. למרות שזה יכול להיות מרתיע כאשר מתמודדים עם עמיתים מרקע תרבותי שונה, חשוב לחנך את עצמכם וצוות העובדים שלכם כיצד לגשת לכל מצב שעלול להיות עדין.
למידע נוסף על האופן שבו אנחנו יכולים לעזור לכם או לעובדים שלכם
לחצו כאן.
