Meetings können auf zweierlei Arten verlaufen: Entweder sind sie monoton und zeitraubend oder eine echte Bereicherung für den eigenen Workflow, zu Deutsch Arbeitsablauf. Wir verraten, wie mit den richtigen Besprechungsregeln Meetings produktiver gestaltet werden können.
Warum Meetings manchmal alles andere als gewinnbringend sind
Sicherlich war der eine oder andere am Montagmorgen schon einmal in der folgenden Situation: Es steht eine wichtige Besprechung an und die Hälfte der Kollegen sitzt unvorbereitet da. Dies stellt sich meist dann heraus, wenn die Kommentare und Fragen der Anwesenden beginnen, auszuufern und Grundsatzdiskussionen daraus entstehen. Eine fehlende Agenda ist der nächste Garant dafür, dass die Besprechung vom eigentlichen Thema wegführen und damit Stunden dauern könnte. Zum Glück existieren einige einfache, jedoch sehr wirkungsvolle Meeting-Regeln, dank derer die nächste Besprechung schön im Flow bleibt.
Was macht ein erfolgreiches Meeting aus?
Eine gute Vorab-Organisation kann schon viel bewirken. Aber auch für die Besprechung selbst gelten einige goldene Regeln, um Zeit zu sparen und die Nerven der Beteiligten zu schonen. Die folgenden Eckpunkte bieten eine Anleitung für produktivere Meetings:
Thema rechtzeitig bekanntmachen
Bereits bei der Vorbereitung des Meetings ist eine deutliche Kommunikation essentiell. Jedem Kollegen sollte der Sinn und Zweck der Besprechung klar sein. Denn der berühmte rote Faden führt bei der eigentlichen Versammlung zu schnelleren Lösungen und kostet alle Anwesenden weniger Zeit.
Agenda vorab verschicken
Sobald die Beteiligten zugesagt haben, ist es unbedingt erforderlich, mindestens zwei bis drei Tage vorher die Agenda per E-Mail zu versenden. So können sich die Teilnehmer in Ruhe auf alle Gesprächspunkte vorbereiten.
Redezeit einhalten
Meistens sind die Entscheidungsträger der Firma auch die jeweiligen Moderatoren des Meetings. Das bedeutet, sie sind für die Einhaltung der Besprechungsregeln zuständig. Sie sollten auch darauf achten, dass gewisse Themen der Agenda nicht zu detailliert und andere wiederum nicht zu kurz besprochen werden. Kollegen, die gerne und viel bei solchen Anlässen reden, sollten vom Moderator des Meetings zudem darauf hingewiesen werden, wenn sie ihre Redezeit überschreiten.
Immer die Übersicht bewahren
Bei Besprechungen, die viele Punkte und Einzelthemen berühren, ist es wichtig, nach einiger Zeit das bisher Besprochene in Form eines Zwischenstandes zusammenzufassen. Damit kann sichergestellt werden, dass es keine Missverständnisse unter den Teilnehmern gab. Offene Fragen der Beteiligten lassen sich in diesem Schritt ebenfalls gesammelt klären.
Lösungsorientiert denken und handeln
Natürlich ist es ab und an notwendig, im versammelten Kollegenkreis auf Probleme oder Missstände bei einem Arbeitsprozess oder Projekt kurz hinzuweisen. Damit dies jedoch nicht zu einer allgemeinen Demotivation führt, ist es ratsam, gleich im Anschluss über eine mögliche Lösung zu diskutieren.
Arbeit klar aufteilen
Am Ende des Meetings sollte der Moderator nochmals sicherstellen, dass alle anfallenden Aufgaben unter den Teilnehmern verteilt wurden und deren Aufträge klar sind.
Arbeiten statt Meeten: So werden Besprechungen produktiver
Effizient gestaltete Meetings beinhalten von vornherein eine klare Zielsetzung, eine vorab versandte Agenda, sowie einen Moderator, der darauf achtet, dass alle Punkte gleichwertig zur Sprache kommen. Ab und an ist es ratsam, das bisher Besprochene für die Gruppe zusammenzufassen und jedem die Möglichkeit einzuräumen, nochmals Fragen zu stellen. Zu jedem angesprochenen Problem sollte im besten Falle auch eine Lösung vorgeschlagen und Aufgaben klar unter den Anwesenden verteilt werden.
