Effizient und fokussiert: Agile Meetingformate für Unternehmen und Teams

Meetings gehören fest zum Arbeitsalltag vieler Beschäftigter. Der Austausch mit Vorgesetzten und im Team ist zwar oft erforderlich, doch lässt sich bei den Besprechungen viel Zeit sparen – zum Beispiel mit agilen Meetingformaten. Diese eignen sich auch für Unternehmen und Teams, die ansonsten noch keine agilen Prozesse oder Methoden eingeführt haben. Welche Formate Sie einmal ausprobieren sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Mehr Effizienz durch agile Meetings

Die Angaben darüber, wie viel Zeit Beschäftigte monatlich in Meetings verbringen, schwanken. Manche Untersuchungen gehen von 12 Stunden, andere sogar von 25 Stunden aus. Umfragen unter Beschäftigten ergeben regelmäßig, dass sie die Meetings häufig als ineffizient erleben. Agile Meetings können hier Abhilfe schaffen und nicht nur die Dauer, sondern auch die Anzahl von Besprechungen drastisch reduzieren. Das Potenzial für Zeit- und Effizienzgewinne ist erheblich. Und: Agile Meetings sind gut geeignet, um agiles Arbeiten auszutesten. Wer die Methode weiter vertiefen möchte, dem bietet Berlitz spezielle Seminare zu agilen Methoden und Prinzipien an.

Agile Meetings: Fokus und klare Arbeitsaufträge

Häufig laufen tägliche oder wöchentliche Teammeetings so ab: Die eingeladenen Mitglieder treffen sich, die Themen sind mehr oder weniger klar definiert, die Moderatorenrolle ergibt sich eher zufällig, einige der Teilnehmenden schweigen, andere haben einen sehr großen Redeteil, der nicht immer zum eigentlichen Anlass für die Besprechung passt. Und am Ende wissen viele nicht, was der nächste Schritt ist oder wie ihre konkreten Aufgaben aussehen. Das mag überzeichnet klingen, ist aber vielerorts so oder so ähnlich Realität.

Agile Meetingformate verfolgen einen grundsätzlich anderen Ansatz. Zunächst sind sie zeitlich klar befristet. Sie beginnen und enden pünktlich, wofür der Moderator zu sorgen hat. Agile Besprechungen stellen zudem den Teamgedanken in den Vordergrund, weniger die Interessen einzelner Teilnehmenden. Aufgabe der moderierenden Person ist es außerdem, Gründe und Anlass des Meetings sowie die Ziele am Anfang des Meetings klar zu benennen. Am Ende eines effizienten Meetings sollten zudem alle anstehenden Aufgaben konkret den zuständigen Personen zugeordnet werden.

Grundsätzlich sind solch agile Meetings für viele Besprechungsanlässe geeignet – wöchentliche Teammeetings und Projektbesprechungen zum Beispiel oder auch als Ersatz für Abteilungskonferenzen in größerer Runde. Aber wie sehen die Formate konkret aus? Im Folgenden beschreiben wir drei Formate, die sich leicht in die Praxis umsetzen lassen und daher gut zum Austesten geeignet sind.

3 agile Meetingformate zum einfachen Austesten

Welches der folgenden drei Formate – oder welche Kombination davon – am besten zu Ihrem Team und zu Ihrem Unternehmen passt, finden Sie am besten durch Ausprobieren heraus. Sie sollten sich und Ihren Mitarbeitern dabei etwas Zeit geben, um die Methoden für sich zu entdecken und zu etablieren. Übrigens: Ein kurzes Warm-up hilft für einen guten Start ins Meeting.

Agiles Meetingformat 1: Daily Standup

Daily Standups oder „Dailys“ sind vor allem aus der agilen Projekt- und Produktentwicklungsmethode Scrum bekannt, die ihren Ursprung in der Softwareentwicklung hat. Scrum wird aber inzwischen auch für andere Bereiche angewendet.

Daily Standups sind kurze Besprechungen am Morgen, die idealerweise im Stehen und an einem sogenannten Kanban-Board (analog oder virtuell) durchgeführt werden. Ein Kanban-Board ist ein Werkzeug, um den Status von Projekten und Workflows visuell darzustellen. Beim Daily Standup hat jeder einzelne etwa ein, zwei Minuten Redezeit und sollte für sich und sein Team Fragen wie diese beantworten:

• Was habe ich seit der letzten Besprechung geschafft?
• Was schaffe ich heute bzw. bis zur nächsten Besprechung?
• Was hindert mich daran, bei welchen Aufgaben, Fragen oder Problemstellungen brauche ich Hilfe?
  

Wann laufen Dailys optimal ab? Ein wichtiger Punkt sind die Antworten auf die dritte der genannten Fragen – vor allem die Hindernisse sollten für alle transparent sein und möglichst schnell beseitigt werden. Entscheidungen, die dafür notwendig sind, sollten die Beteiligten an Ort und Stelle treffen, damit die Arbeit schneller vorankommt.

Wichtig ist zudem, dass in Daily Standups keine weitschweifigen Diskussionen stattfinden. Es geht ums rasche Vorwärtskommen. Wenn intensiverer Gesprächsbedarf besteht, sollten die Moderatoren nach der Besprechung Zeit dafür einräumen. Zum Erfolg dieser Art des agilen Meetings gehört außerdem der Fokus auf Sachthemen. Persönliche Befindlichkeiten haben in diesem Format keinen Platz, sondern sollten gesondert thematisiert werden, wenn nötig.

Agiles Meetingformat 2: Retrospektive

Ebenfalls aus Scrum stammt das Format der Retrospektive. Es sollte etwa ein bis zweimal im Monat stattfinden und die Zusammenarbeit reflektieren. Die Kernfragen lauten:

• Was ist in den vergangenen zwei bzw. vier Wochen gut gelaufen? Welche Ziele haben wir erreicht?
• Was ist nicht optimal gelaufen und was sind die Gründe dafür?
• Wie können wir es in Zukunft besser machen?
  

Erfolgreich sind die „Retros“ dann, wenn jeder ausreichend zu Wort kommt. Auch hierbei steht die Zusammenarbeit im Fokus. So sollten etwa Verbesserungen gemeinsam und für alle sichtbar präsentiert und nach Dringlichkeit bewertet werden. Trifft die Gruppe eine Entscheidung, gilt diese bis zur nächsten Besprechung. Dann können die Beteiligten entscheiden, ob sie das Verbesserungskonzept fortführen oder ob sie etwas anderes versuchen möchten. Am Ende der Retrospektive sollte eine Lobrunde stattfinden, um die Besprechung mit einem positiven Gefühl für alle Teilnehmenden zu beenden.

Agiles Meetingformat 3: Agile Coffee

Das dritte Format, Agile Coffee, eignet sich besonders für Besprechungen ohne feste Themen. Teamleiter können zu solch einem monatlichen oder wöchentlichen Team-Meeting einladen und es kommt, wer daran teilnehmen möchte. Zu Beginn sollten die Beteiligten die Themen, über die sie sprechen möchten, kurz (!) nennen und auf Karteikarten schreiben. Diese sortiert der Moderator während des Austauschs in drei Stapel ein und zwar nach den Kategorien

• zu diskutieren,
• in Diskussion,
• diskutiert.
  

So wissen alle Beteiligten, welcher Aspekt gerade an der Reihe ist, sodass sie sich trotz der thematischen Offenheit fokussiert austauschen. Für jedes Thema gibt es einen festgelegten Zeitraum, fünf oder zehn Minuten im Idealfall. Ist die Zeit abgelaufen, kann per Mehrheitsbeschluss entschieden werden, ob die Diskussionszeit um weitere 50 Prozent (also zweieinhalb bzw. fünf Minuten) verlängert werden soll.

Weitere Formate für agile Meetings

Neben den genannten Formaten gibt es eine Vielzahl weiterer agiler Meetingmethoden, die mehr Effizienz in komplexe Besprechungen bringen können. Dazu gehören etwa das „Zwiebelschalen-Board“ oder das „Alien Feedback“:

Das Zwiebelschalen-Board ist besonders geeignet für komplexere Themen und sollte nach folgender Struktur ablaufen:

• Analyse: Wo stehen wir? Was läuft gut? Was nicht?
• Schlussfolgerungen: Wie geht es weiter? Was setzen wir fort? Was verändern wir?
• Umsetzung: Wer erledigt was bis wann? Was braucht es dafür?
  

Auf diese Struktur lassen sich selbst Themen mit größerem Gesprächsbedarf gut behandeln und dadurch effizient und zeitsparend gestalten. Das Alien Feedback soll als Methode dabei helfen, über das Meeting selbst kurz nachzudenken. Die Kernfrage lautet dabei: „Wenn uns ein Alien beim Meeting beobachtet hätte – was würde er uns sagen?“. Und dann nennen die Beteiligten positive und negative Aspekte, Irritationen und Dinge, die verbessert werden sollten.

Das Alien Feedback soll als Methode dabei helfen, über das Meeting selbst kurz nachzudenken. Die Kernfrage lautet dabei: „Wenn uns ein Alien beim Meeting beobachtet hätte – was würde er uns sagen?“. Und dann nennen die Beteiligten positive und negative Aspekte, Irritationen und Dinge, die verbessert werden sollten.

Das passende Format finden

Mit agilen Meetingformaten und Methoden werden Besprechungen nicht nur effizienter und fokussierter. In den meisten Fällen werden die Teammitglieder nach einer gewissen Eingewöhnungszeit auch motivierter in die Besprechung hinein- und hinausgehen, weil sie nicht das Gefühl haben, wertvolle Zeit zu verlieren. Unternehmen und Teams, die sich mit agilen Besprechungsformaten beschäftigen und sie zwanglos ausprobieren, können dadurch viel über die eigenen Gewohnheiten lernen und werden effizienter. Sie müssen selbstverständlich nicht jede der genannten Methode anwenden, sondern nur diejenigen, die für sie am besten passen.

Weitere Tipps und Tricks für effizientere Meetings finden Sie im Beitrag „Weniger ist mehr: Eine Anleitung für effiziente Meetings“.