Moderationstechniken: So machen Sie Meetings produktiver

Vielleicht kennen Sie das: Der Gedanke an ein bevorstehendes Meeting hebt Ihre Laune nicht gerade – schon gar nicht, wenn Sie die Rolle des Moderators übernehmen sollen. Wie war das noch vor zwei Wochen? Probleme sollten angesprochen, Lösungen gefunden und Vereinbarungen getroffen werden. Doch dann haben alle mal wieder aneinander vorbeigeredet. Dass es so läuft, ist zum Glück kein Naturgesetz: Es gibt bewährte Moderationstechniken, mit denen Sie Meetings in die richtige Bahn lenken und produktiver gestalten können.

Zielorientierter Austausch oder Plauderstunde?

Leider erreichen viele Besprechungen nach einiger Zeit den Punkt, an dem das bekannte Motto zutrifft: „Es ist alles gesagt, aber noch nicht von allen.“ Mit anderen Worten: Das Meeting war nicht zielorientiert, Inhalte haben sich wiederholt, und nach der Erzählrunde sind alle so schlau wie vorher – das genaue Gegenteil eines produktiven Austauschs. Dem Moderator kommt bei Teammeetings eine Schlüsselrolle zu, doch häufig ist er darauf nicht besonders gut vorbereitet. Mitunter gibt es noch nicht einmal jemanden, der für die Leitung der Besprechung verantwortlich ist. Dabei haben alle Teilnehmer eigentlich das gleiche Interesse: Meetings sollten zeiteffizient und ergebnisorientiert ablaufen, sodass am Ende jeder eine klare Vorstellung davon besitzt, was er als nächstes zu tun hat. Um dieses Ziel zu erreichen, sollte der Moderator einige Grundsätze beachten und bestimmte Methoden beherrschen. Doch was macht eigentlich einen guten Moderator aus?

Meetings moderieren – welche Rollen und Eigenschaften der Moderator besitzen sollte

Die Moderation eines Meetings beginnt nicht erst, sobald sich alle im selben Raum befinden. Sie fängt schon bei der Vorbereitung an. Als Moderator sollten Sie im Vorfeld eine genaue Vorstellung von den Zielen der Besprechung entwickeln. Halten Sie diese am besten schriftlich fest und nennen Sie sie gleich zu Beginn.

Notieren Sie sich im Vorfeld auch bereits, welche Aspekte zum Thema gehören und welche nicht. So erkennen Sie schnell, wenn das Meeting abzudriften droht, und können rechtzeitig gegensteuern. Nehmen Sie das Wort „Moderator“ wörtlich: Es kommt vom lateinischen „moderare“ und bedeutet: „mäßigen“ oder „regeln“. Sie sind für den Ablauf des Meetings verantwortlich – und dafür, dass die Teilnehmer bestimmte Regeln einhalten.

Stellen Sie die wichtigsten Regeln gleich zu Beginn des Meetings vor. Dazu gehören:

• Sich ausreden lassen
• (Sachliche) Kritik annehmen
• Gegenmeinungen akzeptieren

Falls die Teilnehmer sich untereinander nicht kennen, sollten Sie mit einer Vorstellungsrunde beginnen. Bitten Sie die Teilnehmer beispielsweise darum, kurz ihre Funktion und ihre Erwartungen an das Meeting zu formulieren. Bei längeren Terminen kann es sinnvoll sein, die Wünsche schriftlich an einer Pinnwand festzuhalten. So können Sie im Verlauf und am Ende mit den Beteiligten abgleichen, ob Sie alles erreicht haben, was Sie sich vorgenommen haben. Eine beliebte Methode zum Kennenlernen ist das Paar-Interview. Dabei stellen sich zwei Teilnehmer gegenseitig für einige Minuten Fragen ihrer Wahl. Das erleichtert die Kommunikation für den weiteren Verlauf des Meetings.

Ein guter Moderator bindet auch diejenigen ein, die eher zurückhaltend sind. Fragen Sie diese Personen immer mal wieder danach, was sie zu einem bestimmten Aspekt denken. So werden Sie Ihrer Rolle als Motivator gerecht. Sammeln Sie beim Arbeitsprozess die einzelnen Beiträge, zum Beispiel in Form einer Mindmap auf einem Whiteboard. Dabei sortieren Sie die Inhalte gleich nach bestimmten Kriterien, die Sie passend zum Thema vorgeben. Bauen Sie in die Arbeitsschritte immer wieder Reflexionsphasen ein, in denen Sie Zwischenergebnisse formulieren. So stellen Sie sicher, dass das Meeting für alle Teilnehmer nachvollziehbar bleibt.

Zum Schluss sollten Sie konkrete Arbeitsergebnisse festhalten. Wenn das Ziel des Meetings lautete, für ein bestimmtes Projekt Aufgaben zu formulieren, sollte am Ende auch wirklich jeder Teilnehmer wissen, was er als nächstes tun soll. Halten Sie in einem Protokoll fest, worauf die Beteiligten sich geeinigt haben, welche Punkte offen geblieben sind und welche Ideen aus welchen Gründen verworfen wurden.

Schwierigkeiten umschiffen – mit diesen Tipps meistern Sie die Moderation

Die wenigstens Meetings laufen idealtypisch ab. Das ist ganz normal und sollte Sie als Moderator nicht verunsichern. Achten Sie immer darauf, eine neutrale und offene Grundhaltung zu bewahren: Moderatoren sind Vermittler, keine Anwälte, die sich für oder gegen eine bestimmte Meinung positionieren. Erinnern Sie bei Bedarf auch zwischendurch noch einmal an die Regeln, auf die Sie sich zu Beginn geeinigt haben.

1. Einzelne Teilnehmer reden zu lange

In nahezu jedem Meeting gibt es mindestens einen Teilnehmer, der durch weitschweifige Redebeiträge viel Zeit beansprucht. Gehören die Ausführungen zum Thema, muss das nicht unbedingt ein Nachteil sein. Nicht jeder Sachverhalt lässt sich in zwei Sätzen zusammenfassen. Wenn Sie allerdings merken, dass andere Teilnehmer sich genervt abwenden oder die Aufmerksamkeit allgemein nachlässt, müssen Sie einschreiten.

Sie können den Vielredner zum Beispiel fragen, welches Stichwort Sie festhalten sollen. Das zwingt ihn, sich auf das Wichtigste zu konzentrieren. Haben Sie damit keinen Erfolg, weisen Sie ihn freundlich, aber bestimmt darauf hin, dass andere sich auch beteiligen möchten. Sprechen Sie die anderen Teilnehmer direkt an.

Sie können auch eine Runde einbauen, in der jeder seine Ansicht darlegen kann. Geben Sie dafür eine Zeitspanne vor, zum Beispiel zwei Minuten. Unterbrechen Sie den Redner nach Ablauf der Zeit freundlich, aber konsequent. So stellen Sie sicher, dass sich jeder beteiligen kann.

2. Redebeiträge passen nicht zum Thema

Sollten Sie merken, dass die Teilnehmer unkonzentriert werden und ins Plaudern kommen, können Sie folgende Moderationsmethode einsetzen: Bringen Sie den Fokus zurück zum Thema, indem Sie Stichwörter auf dem Whiteboard oder einem Plakat notieren und jeden Teilnehmer bitten, maximal drei Ideen dazu aufzuschreiben, entweder auf dem Plakat selbst oder auf Moderationskarten.

Eine andere Methode kann helfen, diese Situation von vornherein zu vermeiden: Sollte das Thema des Meetings nicht ohnehin feststehen, können Sie am Anfang der Besprechung Karteikarten verteilen. Darauf lassen Sie die Teilnehmer ihr jeweiliges Wunschthema notieren. Befestigen Sie die Themen für alle gut sichtbar im Raum. Anschließend lassen Sie die Teilnehmer darüber abstimmen, über welche Themen gesprochen werden soll. Behandeln Sie die Themen gemäß der Stimmenanzahl.

Ein solches Vorgehen hat mehrere Vorteile: Die Teilnehmer bestimmen die Themen selbst, Sie als Moderator schreiben also nichts vor. Sie geben damit einen Teil der Verantwortung an die Gruppe bzw. einzelne Teilnehmer ab. Welches Thema Priorität hat, regeln nicht Sie, sondern es ist durch die Abstimmung festgelegt. So entsteht eine klare Reihenfolge – an die Sie dann erinnern können.

3. Einzelne Teilnehmer streiten sich

Kommt es in einem Teammeeting zu hitzigen Debatten, haben Sie vermutlich zunächst den Impuls, den Streit möglichst schnell beilegen zu wollen. Sie überlegen dann, was Sie tun können, um die Konfliktparteien miteinander zu versöhnen. Das liegt daran, dass wir Konflikte tendenziell als etwas Negatives sehen. Machen Sie sich jedoch klar, dass Streit auch fruchtbar gemacht werden kann. Denn Konflikte zeugen nicht selten von Engagement und Motivation für eine Sache – und diese Energie können Sie im Sinne der Gruppe nutzen. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, durch Zeitvorgaben die Redebeiträge zu begrenzen und dadurch in eine produktive Richtung zu lenken. Binden Sie nach Möglichkeit die gesamte Gruppe in die Konfliktlösung ein. Andernfalls besteht die Gefahr, dass das gesamte Meeting von einzelnen Streithähnen dominiert wird.

Sollte allerdings deutlich werden, dass dem Konflikt persönliche Kränkungen aus der Vergangenheit zugrunde liegen, sollten Sie versuchen, die Diskussion möglichst frühzeitig zu unterbinden. Manchmal reicht die Ermahnung, sich nur zum Thema zu äußern. Sollten Sie damit keinen Erfolg haben, können Sie eine kleine Pause anordnen und die betreffenden Kollegen im Einzelgespräch darauf hinweisen, dass ihr Verhalten den Ergebnissen schadet und den anderen Teilnehmern gegenüber unfair ist.

4. Niemand beteiligt sich an Diskussionen

Indem Sie die Teilnehmer frühzeitig in die Themenwahl einbeziehen, können Sie möglicherweise mit höherer Beteiligung rechnen. Sollte sich dennoch einmal eine längere Schweigephase einstellen, sprechen Sie dies am besten in der Gruppe an. Versuchen Sie herauszufinden, welche Themen interessanter oder wichtiger wären als das aktuelle. Starren die Teilnehmer jedoch beharrlich auf ihre Smartphones und beteiligen sich über längere Zeit nicht am Meeting, kann das viel frustrierender und ermüdender sein als ein engagiert geführter Konflikt. Sprechen Sie dann die Teilnehmer direkt auf Ihr Verhalten an. Fragen Sie jeden Einzelnen persönlich, was er zum Thema beitragen möchte. Wer sein Verhalten individuell erklären muss, wird sich kaum noch in der Gruppe „verstecken“ können.

Bedenken Sie jedoch: Es kann sein, dass Ihnen als Moderator Momente des Schweigens dramatischer vorkommen, als sie es tatsächlich sind. Widerstehen Sie der Versuchung, jede Redepause mit einem eigenen Wortbeitrag zu füllen. Denn Schweigen ist nicht immer ein Zeichen von Desinteresse, sondern oft nur ein Indiz dafür, dass die Teilnehmer einen Moment zum Nachdenken benötigen. Halten Sie die Stille ruhig einmal aus. Zählen Sie zum Beispiel innerlich bis zehn, bis Sie versuchen, die Diskussion wieder in Gang zu bringen.

Positive Atmosphäre, konkrete Ergebnisse

Auch wenn eine gute inhaltliche Vorbereitung die halbe Miete ist: Als Moderator müssen Sie nicht nur den „roten Faden“ im Auge behalten, sondern auch flexibel auf die Stimmungslage eingehen. Wenn es Ihnen gelingt, eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen, das richtige Maß zwischen Empathie und Durchsetzungsstärke zu finden und am Ende konkrete Ergebnisse festzuhalten, dann haben Sie Ihre wichtigsten Aufgaben erfüllt. Auch ist es hilfreich, eine gute Portion Schlagfertigkeit zu besitzen: so können Sie schnell auf überraschende Situationen reagieren und lassen sich nicht so einfach aus der Ruhe bringen. Und nicht verzagen, wenn Ihnen noch die nötige Souveränität fehlt – es ist schließlich noch kein Meister vom Himmel gefallen. Und Schlagfertigkeit lässt sich im Zweifelsfall auch mit ein paar einfachen Tricks und Kniffen trainieren.