Was ist eine Agenda?

Ob halbjährige Strategieplanung oder tägliche Besprechung – eine Agenda verleiht jedem Meeting Struktur und setzt vorab Prioritäten. Alle Themen und Unterpunkte werden in der Reihenfolge aufgelistet, in der sie behandelt werden sollen. Außerdem ist es hilfreich, beim Erstellen der Agenda auch den Zeitrahmen für die einzelnen Punkte festzulegen sowie den Besprechungsort und die Verantwortlichkeiten für alle Unterbereiche zu definieren.

Vorteile einer Meeting-Agenda

In einem Meeting kommen Menschen mit unterschiedlichen Rollen zusammen und finden kreative Lösungen für schwierige Herausforderungen – so zumindest die Theorie. Aber leider sieht die Realität in vielen Unternehmen anders aus: Häufig werden Meetings als unproduktiv und überflüssig empfunden. Das Erstellen einer Agenda für Meetings schafft hier Abhilfe und sorgt für produktivere Besprechungen und zufriedenere Teilnehmer.

1. Agenda sorgt für Klarheit

Nutzen Ihre Teammitglieder Meetings gerne, um eigene Anliegen vorzutragen, obwohl diese mit dem eigentlichen Thema der Besprechung nichts zu tun haben? Beispiel: Sie möchten Ihrem Team das Feedback eines wichtigen Kunden mitteilen. Aber bevor Sie in den Redefluss kommen, unterbricht Sie ein Kollege aus der Marketingabteilung, der viel lieber über die Konzeption einer neuen Website diskutieren möchte.

Wenn Sie eine Agenda erstellen, zeigen Sie den Teilnehmern, welche Punkte Priorität haben und welche Anliegen in einem gesonderten Rahmen behandelt werden sollten. Außerdem weiß Ihr Team bereits im Vorfeld, welche Unterpunkte zu welchem Zeitpunkt des Meetings besprochen werden und wann sie Kommentare oder Fragen am besten einbringen können.

2. Agenda macht Team-Meetings ergebnisorientiert

Es ist Ihnen wichtig, Ideen für eine neue Marketingstrategie mit dem gesamten Team zu sammeln. Allerdings haben Sie das Gefühl, dass die Hälfte der Teilnehmer sich insgeheim ärgert, weil sie wichtige Arbeitsaufgaben unterbrechen müssen. Der Zweck des Meetings scheint nicht klar zu sein. Kein guter Startschuss für eine effiziente Besprechung.

Wenn Sie vorab eine Agenda erstellen und diese an die Teilnehmer versenden, können sich alle optimal auf das Meeting vorbereiten. Listen Sie zum Beispiel ein paar Fragen auf, zu denen sich Ihr Team Gedanken machen kann. Dadurch erreichen Sie, dass alle zu echten Teilnehmern und keinen gelangweilten Zuschauern werden. Und wenn alle einen Beitrag leisten, steigert das die Produktivität Ihrer Meetings und gewünschte Ergebnisse werden zügiger erreicht.

3. Agenda als wichtiges Zeitmanagement-Tool

Wenn Besprechungen viel Zeit in Anspruch nehmen, leidet nicht nur die Aufmerksamkeit, sondern auch die Motivation der Teilnehmer. Schließlich freut sich niemand darüber, wegen einem unnötig langen Meeting später Überstunden zu machen. Eine klar strukturierte Agenda hilft Ihnen dabei, eine Besprechung pünktlich zu beginnen und zu beenden. Es wird genug Zeit eingeplant, um alle Themen zu besprechen und wichtige Fragen werden nicht erst in den letzten fünf Minuten geklärt.

Produktivere Besprechungen, weniger Zeitdruck, zufriedene Mitarbeiter – das Erstellen einer Agenda lohnt sich. Aber nur, wenn sie richtig strukturiert und gut durchdacht ist, bringt sie in der nächsten Besprechung den erwünschten Erfolg.

Agenda erstellen für effiziente Meetings: Die besten Tipps

Eine Agenda ist mehr als eine Liste von Themen. Sie ist eine Orientierungshilfe für Ihre Besprechung, die im Idealfall die zielgerichtete Kommunikation aller Beteiligten ermöglicht. Damit Ihnen die perfekte Agenda für das nächste Team-Meeting gelingt, sollten Sie sich beim Erstellen ausreichend Zeit lassen und die Bedürfnisse Ihres Teams berücksichtigen.

1. Setzen Sie klare Ziele

Jedes Meeting kostet dem Team wertvolle Arbeitszeit. Bevor Sie eine Agenda erstellen, sollten Sie sich deshalb zunächst fragen, was Sie mit dem Meeting erreichen wollen. Ein vorab definiertes Ziel hilft Ihnen nicht nur dabei, eine klar fokussierte Agenda zu formulieren: Wenn Sie sich gleichzeitig die Frage stellen, ob das Ziel gegebenenfalls auch auf eine effizientere Weise erreicht werden könnte, vermeiden Sie unnötige Besprechungen. Wenn Sie Ihrem Team beispielsweise lediglich ein Update über ein anstehendes Projekt geben wollen, können Sie auch eine E-Mail schreiben, anstatt ein Meeting zu planen.

2. Weniger ist mehr

Erst das Onboarding einer neuen Kollegin, dann die Besprechung eines abgeschlossenen Projekts und am Ende noch schnell Ideen für die Jahresplanung sammeln: Damit Meetings nicht unübersichtlich werden, ist es sinnvoll, nur ein übergeordnetes Thema auf die Agenda Ihrer Besprechung zu setzen und dieses ausführlich zu behandeln. Aus jedem Thema ergeben sich automatisch verschiedene Unterpunkte.

Wenn das Onboarding der Kollegin auf der Agenda steht, müssen zum Beispiel die folgenden Fragen geklärt werden: In welchen Teams wird die Kollegin mitwirken und welche Informationen benötigt sie? Wer wird ihr erster Ansprechpartner sein? Hat das IT-Team die nötigen Zugänge bereits freigeschaltet?

3. Bitten Sie um Input

Bereits während Sie die Agenda erstellen, können Sie Ihr Team um Input bitten. Welche Fragen finden Ihre Mitarbeiter für das nächste Meeting besonders relevant? Beziehen Sie die Expertise Ihres Teams mit ein und erarbeiten Sie die Agendapunkte gemeinsam. So sorgen Sie dafür, dass im eigentlichen Meeting nur noch relevante Punkte angesprochen werden und keine wichtigen Fragen übersehen werden.

4. Sorgen Sie für eine klare Struktur

Sie haben das Thema festgelegt und sich den Input Ihres Teams zunutze gemacht. Erstellen Sie jetzt die Agenda, indem Sie die einzelnen Punkte sinnvoll strukturieren. Dabei ist es hilfreich, für jeden Punkt ein eigenständiges Ziel zu definieren.

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie die einzelnen Punkte auf Ihrer Agenda in eine sinnvolle Reihenfolge bringen können? Nutzen Sie die 4x4-Methode:

  • Beginnen Sie Ihr Meeting mit der Diskussion von vier Dingen, die Ihr Team seit der letzten Besprechung umgesetzt hat.
  • Anschließend besprechen Sie vier Herausforderungen, die dabei aufgekommen sind.
  • Als nächstes stehen vier neue Aufgaben auf der Agenda, die Ihr Team sich überlegen und vor dem nächsten Meeting in Angriff nehmen soll.
  • Fragen Sie sich abschließend, welche vier potenziellen Herausforderungen dabei entstehen könnten.

5. Verteilen Sie die Verantwortlichkeiten

Zum Erstellen einer gelungenen Agenda gehört auch eine klare Rollenverteilung. Sobald das Thema und die Unterpunkte des Meetings feststehen, sollten Sie sich überlegen, welche Teammitglieder teilnehmen und wer die jeweiligen Agendapunkte leiten sollte. So sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter ihre Expertise einbringen und eigenverantwortlich an den Themen bleiben. Überlegen Sie sich außerdem, ob die einzelnen Punkte der Agenda sich in der Besprechung am besten zur Diskussion, Entscheidungsfindung oder einfach nur zur Mitteilung von Informationen eignen.

6. Richten Sie einen Themenspeicher ein

Stellen Sie sich bereits beim Erstellen Ihrer Agenda auf Unvorhergesehenes ein und integrieren Sie das Konzept eines Themenspeichers in Ihr Meeting. Dieser dient als temporärer „Ablageort“ für aufkommende Themen, die vom eigentlichen Meeting-Inhalt ablenken.

7. Verschicken Sie die Agenda

Schicken Sie die fertige Agenda spätestens 48 Stunden vor dem Meeting an die Teilnehmer. So geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance, Ihnen Feedback zu geben und bei Bedarf weitere Tagespunkte entsprechend einzuplanen.

Vorsicht Ablenkungen: So bleiben Sie Ihrer Agenda treu

Im Team-Meeting möchten Sie über ein anstehendes Projekt sprechen und haben hierfür eine Agenda erstellt. Allerdings hat Ihr Team eine turbulente Woche hinter sich und viele verschiedene Fragen und Kommentare parat, die mit dem eigentlichen Thema des Meetings nicht zu vereinbaren sind.

Was nun? Einerseits möchten Sie den Belangen Ihres Teams Gehör schenken, andererseits möchten Sie der Agenda für Ihre Besprechung treu bleiben und den roten Faden des Meetings nicht verlieren.

Hier kann die Einrichtung eines Themenspeichers hilfreich sein: In diesem werden alle Fragen und Seitenthemen gesammelt und an anderer Stelle erneut aufgegriffen. Sie können zum Beispiel ein Whiteboard oder ein Flipchart nutzen, auf dem Sie alle Fragen, Kommentare und Ideen Ihres Teams aufschreiben, die mit der eigentlichen Agenda nichts zu tun haben. Das ist besonders dann von Vorteil, wenn in Ihrem Meeting eine große und heterogene Gruppe zusammenkommt, die viele Fragen und Kommentare wahrscheinlicher macht. Auch bei komplizierten, vielschichtigen Themen oder einer angespannten Lage hilft der Themenspeicher dabei, die Meeting-Agenda nicht aus den Augen zu verlieren.

So können Sie das Konzept in Ihr nächstes Meeting integrieren:

Machen Sie sich schon beim Erstellen der Agenda Gedanken darüber, wie Sie den Themenspeicher konkret nutzen möchten. Sie können beispielsweise am Ende des Meetings ein paar Minuten blocken, um über die gesammelten Fragen und Kommentare zu diskutieren. Oder nutzen Sie die letzten fünf Minuten, um weitere Besprechungen oder Einzelgespräche zur Klärung der Fragen zu organisieren. Machen Sie Ihr Team vor Beginn der Besprechung mit dem Konzept des Themenspeichers vertraut.

Während Sie die Agenda erstellen, sollten Sie sich außerdem überlegen, welche Hilfsmittel Sie für Ihren Themenspeicher nutzen möchten. Möchten Sie Fragen und Kommentare auf dem Whiteboard oder Flipchart notieren? Gibt es ein Teammitglied, das diese Aufgabe für Sie übernehmen kann?

Sie möchten eine Agenda für ein virtuelles Meeting erstellen und auch hier den Themenspeicher verwenden? Dann nutzen Sie zum Beispiel das virtuelle Whiteboard oder die Chat-Funktion.

Versehen Sie Fragen und Kommentare mit den Namenskürzeln der Ideengeber. Eine farbliche Markierung (zum Beispiel gelb für Fragen, rot für Informationen) kann als Basis für die anschließende Diskussion hilfreich sein.

Nicht jedes gesammelte Nebenthema muss nach dem Abarbeiten der eigentlichen Agenda diskutiert werden. Aus manchen Kommentaren lassen sich direkt Aufgaben ableiten, die Sie an Teilnehmer delegieren können. Wichtig ist, dass der Themenspeicher nicht ungenutzt bleibt und die gesammelten Kommentare und Fragen tatsächlich Gehör finden.

Viele Kommentare und Zwischenfragen können automatisch in den Themenspeicher verwiesen werden. Eine Ausnahme gilt für Themen, die für viele Teilnehmer eine besondere Priorität haben. Hier ist Ihre Flexibilität gefragt: Ist es möglich, etwas von der Agenda abzuweichen, um drängende Fragen Ihres Teams sofort im Meeting unterzubringen?

Sie haben am Ende nur noch wenig Zeit, um auf den Themenspeicher einzugehen? Fotografieren Sie ihn ab und hängen Sie ihn ans Meeting-Protokoll an. So stellen Sie sicher, dass die aufgekommenen Fragen und Kommentare nicht vergessen werden.

Fazit: Agenda weckt ungeahnte Potenziale

Produktive Besprechungen mit wenig Zeitdruck und zufriedenen Mitarbeitern – das Erstellen einer Agenda lohnt sich. Aber nur, wenn sie richtig strukturiert und gut durchdacht ist, bringt sie in der nächsten Besprechung den erwünschten Erfolg.

Bedenken Sie stets: Wenn unterschiedliche Menschen in einem Meeting zusammenkommen, entsteht viel Potenzial für neue Ideen, jedoch auch Raum für Ablenkungen. Das können Sie geschickt umgehen, indem Sie eine Agenda erstellen, sie vorab verschicken und sich auch das Konzept des Themenspeichers zunutze machen.

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