出張のご準備はできましたか？
出張するとなると出かける前に色々な調整が必要で大変です。しかも、もしあなたが外資系企業で働いていたり出張先が外国だとしたら、それらの調整も現地での会話も全て英語で行わなければなりません。
今回は出張する時に必要な手続きや会話を全て英語で行ったらどうなるのかはっきりイメージできるように、各場面で使うフレーズと会話例を一挙にご紹介します。
ご自分の状況に合った場面やフレーズがあったら、スラスラ言えるようになるまで音声を真似て声に出して何度も反復練習しましょう。
【目次】
- 「出張」の英語表現と例文
- 出張前に行う英語コミュニケーション
2-1. 事前許可申請
2-2. 日程調整
2-3. 不在時の自動返信メールの設定 - 出張中の英語コミュニケーション
3-1. 上司・同僚の出張による不在を伝える
3-2. 3-2. 出張中のあるあるスモールトーク - 出張から帰った後の英語コミュニケーション
4-1. 出張により不在だったことを伝える
4-2. 出張費の精算
1. 「出張」の英語表現と例文
「出張」の英語： business trip
主に使われる動詞： go on, have, be on, make
出張の予定について話す時は、go on もしくは have を使います。
例文①
I’m going on a business trip to London to meet a client.
顧客訪問のためにロンドンへ出張に行きます。
「出張している」と言いたい時は be on を使います。
例文②
Saito-san is currently on a business trip. / Saito-san is currently away on a business trip.
斉藤さんは現在出張中です。 / 斉藤さんは現在出張により不在です。
なんらかの目的を達成しなくてはならず、そのために出張をする、といった会話の中ではmake を使います。
例文
We’ll need to ask Kevin to make a business trip to Tokyo. He is the only person who can resolve this problem.
ケビンに東京に出張してもらわないといけません。この問題を解決できるのは彼以外にいません。
基本の go on, have, be on が使えれば会話に支障は無いので、この3つの表現を中心に使い慣れていきましょう。また豆知識として、社内メールなどで省略してbiz trip と表記することもあります。
2. 出張前に行う英語コミュニケーション
出張に出かける前の準備にしなければならないことは少なくないはず。ここでは外国人の上司に出張の許可申請、出張先の人との会議などの日程調整、そして不在時の英語の自動返信メール文で使う英語を見て行きましょう。
2-1. 事前許可申請
数日間不在にする旨を外国人の上司に伝える時の会話例から、覚えると便利な表現を学んで行きましょう。ここでは出張の事前許可申請を行う時、上司との会話の中で次のことを行うとします。
- 挨拶する
- 今話しかけて良いか確認する
- 出張の目的を説明する
- 書類にサインしてもらう
それでは会話例を聴いてみましょう。以下の会話は出張の理由を伝えた上で上司に許可申請書類にサインを求めるという場面です。
A: Hi Kraig. How are you today?
B: I’m OK. And you?
A: I’m doing great. Can I bother you for a second?
B: Sure.
A: I’ve been asked to participate in a meeting with some sales people in Munich. They’re going to meet a client who would like to discuss implementing our services at their Japan office. I need to make a business trip to help them out next month.
B: OK, how long are you going to be away?
A: I’ll be away for three days from July 11th. Could you sign these documents for me?
B: All right. … There you go. Have a safe trip.
A: Thank you.
A: クレイグさん、調子はいかがですか？
B: まあまあです。そちらは？
A: 元気にやってます。ちょっとよろしいですか？
B: はい。
A: 実はミュンヘンの営業の方たちに会議に参加するようお願いされています。お客様が日本支社にうちのサービスを取り入れたいという方がいらっしゃるようで、そのサポートをするために出張することになりました。
B: そうでしたか。期間はどれくらいですか？
A: 7月11日から三日間不在にします。こちらの書類にサインをいただけますか？
B: わかりました。 … はい、ではお気をつけて。
A: ありがとうございます。
出張の許可をもらう際、職場を不在にする期間について上司に以下のようにbe away を使った質問を聞かれるでしょう。
How long are you going to be away?
（不在にする）期間はどれくらいですか？
この質問に対する答えは以下のようにシンプルです。
I’ll be away for three days.
三日間不在にします。
2-2. 日程調整
出張先の同僚や取引相手との日程調整も出発前の準備に含まれるのではないでしょうか。ここでは、出張先にいる相手と日程調整をする中で次のことを行うとします。
- 挨拶し、近況を話し合う
- 出張中に相手に会いたい旨を伝える
- 日程調整をする
それでは会話例を聴いてみましょう。以下の会話は取引先の訪問のためにニューヨークに出張するので、滞在中ついでにニューヨーク支社の仲の良い同僚と会議をする約束を取り付ける内容になります。
A: Takemori International, Travis speaking.
B: Hi, Travis? This is Mayumi.
A: Hi Mayumi! Long time no speak. How are you?
B: I’m doing fine. You sound like you’re doing good. Hey, I’m coming to New York in April, so I thought I should set up a meeting with you while I’m there. We can discuss our next project.
A: That’s great news! When in April?
B: I’ll be flying in on Monday the 5th and will be there for another three days. How does your schedule look?
A: Let me see … are you free in the afternoon on either the 6th or 7th?
B: I’m visiting a client on the 6th, but I can do the 7th.
A: OK, I’ll be at my desk all afternoon that day, so stop by whenever you can.
B: I will, thanks. I’m looking forward to seeing you.
A: Same here. Have a safe trip!
A: タケモリインターナショナル、トラヴィスです。
B: トラヴィスさん？私です、真弓です。
A: 真弓さん！お久しぶりですね。お元気ですか？
B: 元気ですよ。トラヴィスさんもお元気そうで。実は4月にニューヨークに行くのでいる間にミーティングができればと思いまして。次一緒にやるプロジェクトについて話すいい機会かなと思いました。
A: それは嬉しいです！4月のいつですか？
B: 5日の月曜日に到着して、それから3日間滞在します。ご予定はいかがですか？
A: えーとですね … 6日か7日の午後は空いていますか？
B: 6日は顧客訪問がありますが、7日なら大丈夫ですよ。
A: わかりました。その日の午後はずっとデスクにいるようにするので、ご都合のいい時間に立ち寄ってください。B: そうします。ありがとうございます。では楽しみにしてますね。
A: こちらこそ。お気をつけて！
出張先にいる話し相手と対面で話す機会はそう何度もないはずです。そんな相手と久しぶりに電話で話す時は以下のフレーズが使われます。対面で言うLong time no see から派生した、電話で言う挨拶表現です。
Long time no speak!
お久しぶりです！
到着の日にちを出張先の相手に伝える際には、以下のような表現を使います。
I’ll be flying in on Monday.
月曜日に到着します。
滞在の期間を伝える際には、以下のような表現を使います。
I will be there for three days.
三日間滞在します。
2-3. 不在時の自動返信メールの設定
あなたが出張中だと知らずにメールをする人もいるでしょう。出発前に、不在のためすぐに返信できないことを伝える自動返信メールを設定する必要があります。
戻る日にちと緊急連絡先がわかるように、以下のような文を設定しましょう。通常のメールとは違い、宛名は書かなくて大丈夫です。
自動返信メール例文：
Thank you for your e-mail. I am currently away from the office and will return on Tuesday, May 13th.
For urgent matters, please contact Kaori Saejima at opqrsaejima@firstmail.com
Best regards,
Mayumi Kitajima
ご連絡ありがとうございます。現在不在にしております。5月13日の火曜日に戻る予定です。
緊急のご連絡は冴島香織までお願いします: opqrsaejima@firstmail.com
北島真弓
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3. 出張中の英語コミュニケーション
次は出張というシチュエーション特有の英語コミュニケーションの会話例を見ていきましょう。
3-1. 上司や同僚の出張による不在を伝える
まずは同じ部署やチームの人が出張で不在の時に残された社員が行う会話を見てみましょう。そのような状況の時にかかってきた電話に対して次の順番で対応します。
- 挨拶する
- 上司・同僚が不在であることを伝える
- 不在の上司・同僚に掛け直させる旨を伝える
それでは会話例を聴いてみましょう。ここでは出張中の上司宛てに取引先から電話が入ったとしましょう。
A: Takemori International, this is Kaori Saejima speaking.
B: Hello, this is James Blank calling from Boldman Brothers. Could I speak to Ms. Mayumi Kitajima?
A: I’m afraid Mayumi is away from the office. She will be back on May 13th.
B: Oh, that’s right. She’s told me. I forgot.
A: Shall I have her call you back when she returns?
B: No, I’ll e-mail her and wait for her response. Thank you.
A: Thank you for calling. Good bye.
A: タケモリインターナショナル、冴島が承ります。
B: もしもし、ボールドマンブラザーズのジェームズ・ブランクと申しますが、北島真弓さんはいらっしゃいますか？
A: 申し訳ございませんが北島は現在不在にしておりまして、5月13日に帰社予定でございます。
B: ああ、そう言われていたのを忘れていました。
A: 戻り次第、ご連絡を差し上げるように伝えさせていただいてよろしいでしょうか。
B: いえ、私からメールしてお返事を待つことにします。ありがとうございます。
A: お電話ありがとうございました。
不在を伝える時に「申し訳ございませんが」という意味の I’m afraid を使ってワンクッション入れるとスムーズです。（英語では下の名前で呼ぶことが多く、日本語ではもちろん名字で呼ぶことが多いので訳に差異があります）
I’m afraid Mayumi is away from the office. She will be back on May 13th.
申し訳ございませんが北島は現在不在にしておりまして、5月13日に帰社予定でございます。
不在にしている社員が戻ったらすぐに連絡するべきか電話の相手に確認するといいでしょう。
Shall I have her call you back when she returns?
戻り次第、ご連絡を差し上げるように伝えさせていただいてよろしいでしょうか。
3-2. 出張中のあるあるスモールトーク
出張先で会う相手と雑談する時、滞在期間と宿泊場所などについて聞かれることがあります。
以下の会話例は出張先の取引先での会議が始まる直前のスモールトークの場面を想定しています。
A: Hello, Mayumi. Long time no see.
B: Long time no see. How have you been?
A: I’ve been great. Thank you for coming all the way here.
B: It’s my pleasure.
A: So how long is your stay this time?
B: 3 nights in New York and 2 nights on the plane.
A: Just 3 days?
B: Yes, I wish I could stay longer. But I’ll have a chance to meet one of my friends living over here.
A: Great. Where are you staying?
B: I’m staying at a small hotel near the public library. Are there any good places to eat around there?
A: There are many good places. For example, …
A: 北島さん、こんにちは。お久しぶりです。
B: お久しぶりです。お元気でしたか？
A: はい、元気にやっていますよ。遠くからお越しいただいてありがとうございます。
B: いえ、直接お会いできて嬉しいです。
A: 今回はどのくらい滞在されるんですか？
B: ニューヨークで3泊、機内で2泊ですね。
A: 3泊ですか！
B: もっとゆっくりしたいのですが・・・でもこちらにいる友人と会う機会もあるので。
A: それはよかったです。どちらにお泊りですか？
B: 公立図書館の近くにある小さいホテルに泊まっています。周辺に美味しいレストランをご存知ないですか？
A: たくさんありますよ。たとえば・・・
出張でゆっくり滞在できない場合は、以下のようなフレーズを使って残念な気持ちを表現します。
I wish I could stay longer.
もっとゆっくりしたいのですが・・・
宿泊先近辺の美味しいレストランを知りたければ、地元の人に聞くのが一番です。
Are there any good places to eat in the area?
その周辺に美味しいレストランをご存知ないですか？
4. 出張から帰った後の英語コミュニケーション
出張から帰った後は、山のように積まれた未読メールの処理や、出張費の清算という作業が待っています。これらの場面での会話を見てみましょう。
4-1. 出張により不在だったことを伝える
出張中に届いていたメールに対しての返信は、書き出しを以下のようにすると良いでしょう。
I’m sorry for the late response. I had been away from the office until yesterday.
ご返信が遅れてしまい申し訳ありません。昨日まで不在にしておりました。
あとは普通にメールをするだけです。簡単ですね！
4-2. 出張費の精算
出張に使った経費の清算をするためには、報告書に上司のサインをもらう必要がある場合があります。ここでは、出張から帰った後、上司との会話で次のことが行われるとします。
- 挨拶する
- 出張の報告をする
- 報告書にサインをもらう
それでは会話例を聴いてみましょう。以下の会話では、少し出張の感想を交えながらサインをもらう、という場面を想定します。
A: Hi Kraig.
B: Mayumi! Welcome back. How was your trip?
A: It was great. Our client’s happy and I had a chance to meet with a few colleague at New York office. I’m glad I went.
B: Good to hear that. Was everything OK?
A: Yes, the hotel was fine, my flights were not delayed and my client recommended me a great restaurant. I’ll need to go there again. By the way, could I have your signature on this expense report?
B: Of course. … Here you are. I hope you’re not too tired from your trip.
A: I’m still a little jet lagged, but I’ll survive.
A: クレイグさん、こんにちは。
B: 真弓さん、おかえりなさい。出張はどうでしたか？
A: よかったですよ。お客様は喜ばれていましたし、何人かニューヨークオフィスの方たちとも会えましたし。行ってよかったです。
B: それはよかったです。全て順調でしたか？
A: はい、ホテルは良かったですし、飛行機に遅れもなく、それにお客様にとてもいいレストランを紹介してもらえました。また行きたいです。ところで、こちらの経費報告書にサインしていただけますか？
B: もちろんです。 … はい。出張の疲れがあまり残ってないといいですね。
A: まだ少し時差ぼけ気味ですが、大丈夫です。
遠くの国に出張をした場合は時差ぼけがあるはずなので、以下のようなことを会話の中で言うのが自然です。
I’m still a little jet lagged, but I’ll survive.
まだ少し時差ぼけ気味ですが、大丈夫です。
いかがでしたか？今回は出張することになった場合に直面するシチュエーションの多くをひとつの記事にまとめました。
ここで登場する会話例を見て、聞いて、真似て練習すれば、次の海外出張はバッチリですよ。
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