Taito ymmärtää kuinka kommunikoida eritaustaisten ihmisten kanssa ympäri maailmaa on erittäin tärkeää varsinkin, jos työskentelet ulkomailla tai olet asemassa, jossa sinun on oltava tekemisessä kansainvälisten kollegoiden tai liikekumppanien kanssa. Tämän taidon tärkeys on yhä kasvava nykypäivän monikulttuurisessa työympäristössä.
Muista maista tulevien ihmisten kanssa voi olla vaikeata löytää yhteistä säveltä, varsinkin kun heidän käytännöt ja liiketoimintatavat vaikuttavat erittäin erilaisilta kuin sinun. Tästä syystä olemme keränneet muutamia esimerkkejä kulttuurieroista viestinnässä ja liiketoiminnassa sekä siitä miten ne ilmenevät työpaikoilla. Olemme myös lisänneet muutamia helppoja vinkkejä helpottamaan sinua ymmärtämään kansainvälisiä kollegoitasi paremmin.
1. Sähköpostit ja puhelut
Puhelinkonferenssit voivat olla erittäin tehokkaita tapoja parantamaan yritysviestintää ja yhteistyötä sisäisesti kansainvälisissä yrityksissä. Ongelmia voi kuitenkin ilmetä joskus etenkin, kun osallistujat eivät tiedä mitä odottaa toisiltaan.
Katsotaanpa, miten eri kulttuurit voivat lähestyä tällaista viestintätapaa – ehkä brasilialaiset tarvitsevat henkilökohtaisia yhteydenottoja ennen kuin he voivat ryhtyä toimeen tai he haluavat tietää mitkä ovat tiedon antamisen etuja.
Amerikkalaisille ’small talk’ on tärkeää suhteiden rakentamisessa. Britit käyttävät huumoria, kun taas kiinalaiset kollegat varmistavat ensin ryhmältä tai pomolta ennen kuin he vastaavat.
Jos asiaan ei liity arkaluonteisia aiheita, on hyvä idea käyttää sähköposteja tiedon välittämiseen etukäteen. Kulttuurierot on otettava huomioon ihmisille puhuttaessa (esimerkiksi etunimien käyttö Yhdysvalloissa ja tittelit Itävallassa).
Muista olla yhteydessä sähköpostien lähettämisen jälkeen joko puhelimitse tai kasvokkain, varsinkin kun teet yhteistyötä henkilölähtöisten kulttuurien kanssa.
Puhelinkokouksessa tulisi olla selkeä rakenne ja aikaa tulisi varattava riittävästi, jotta kaikki saavat tilaisuuden puhua. Muista pyytää palautetta yksittäisiltä henkilöiltä varmistaaksesi, että kaikki seuraavat kokousta. Pidä mielessä kuitenkin myös, että joidenkin yksilöiden on ehkä tarkistettava ryhmältä tai pomoltaan ennen mielipiteensä ilmaisemista.
Asiat sujuvat paljon sujuvammin, kun kaikki tuntevat olevansa osana kokousta ja hyvin tiedotettuja.
2. Esitykset
Harkitse sitä miten eri maista tulevat ihmiset suhtautuvat tavoitteisiinsa. Tulevaisuuteen suuntautuneet kulttuurit, kuten yhdysvaltalainen kulttuuri, haluavat kuulla mahdollisista tuote-eduista. Menneisyyteen suuntautuneet kulttuurit, kuten intialainen tai kiinalainen kulttuuri, taas tunnustavat uskottavuuden menneiden saavutusten perusteella. Tästä syystä esitystyylit vaihtelevat eri kulttuurien välillä – jotkut kulttuurit haluavat keskittyä "isoon kuvaan" ennen kuin mennään yksityiskohtiin ja arvostavat vuorovaikutusta yleisön kanssa.
Toisaalta syvälliset esitykset matalan kontekstin kulttuurien kanssa keskittyvät yksinkertaisesti vain tosiasioihin. Avain onnistuneeseen kansainväliseen konferenssiin on taito kääntää tietoa tavalla, joka miellyttää kaikkia – mieti esittäessäsi kommunikointityyliäsi, eleitäsi ja kehonkieltäsi.
3. Kokoukset ja niiden järjestäminen
Isot tapahtumat, kuten kansainväliset myyntikokoukset voivat nopeasti tuntua sekavalta ja menettää suuntansa, jos kommunikaatio katkeaa kunkin maan ryhmien välillä. Osallistujat voivat saapua myöhään ja lähteä aikaisin, jos selkeää aikataulua ei ole. Turhautumista voi myös syntyä, jos kaikkien aiheiden käsittelemiseen ei ole tarpeeksi aikaa. Ehkä jotkut kollegat eivät keskity esityksiin tai eivät mene syömään aikataulun mukaisesti.
Vältä väärinkäsityksiä määrittelemällä selkeästi kokouksen tavoitteet ja kertomalla esittäjille, mitä heiltä odotetaan. Muista, että osallistujien kokouskulttuuri voi olla hyvin erilainen kuin sinun – on erittäin tärkeää ottaa huomioon kielivaatimukset, kuten tulkkaus- ja käännöspalvelut, sekä ruokatarjoilun tarjoamisessa ruokavaliovaatimukset.
Varmista, että varaat tarpeeksi aikaa ihmisten väliseen vuorovaikutukseen ja muuhun sosiaaliseen ohjelmaan kokouksen ympärille. Tarkista, mitä osallistujilta odotetaan ja pidä avoin mieli pohtiessasi heidän kulttuurisia mieltymyksiä.
4. Seurustelu
Erittäin henkilökeskeisissä kulttuureissa seurustelu on erittäin tärkeää, koska toisten tunteminen on välttämätöntä yhteisessä liiketoiminnassa. Monissa maissa sinut voidaan kutsua tapaamisiin paikkoihin, joita et olisi osannut odottaa – kuten karaokebaariin Japanissa tai saunaan Suomessa.
Yritä tutustua näihin maan tapoihin ennen matkaasi ja käytä kutsua hyväksesi tutustuaksesi toisiin sekä rakentaaksesi luottamusta. Tämä ei tule hyödyntämään sinua pelkästään ammatillisesti luoden uusia kontakteja, vaan tulet kokemaan myös jotain uutta! Osoittamalla kiinnostusta tulet helpottamaan tulevaisuuden neuvotteluja niiden koittaessa.
5. Neuvottelujen käsittely
Liikeneuvottelut voivat olla hankalia normaaleissakin tilanteissa, mutta tilanteet voivat kärjistyä entisestään kulttuurien välisten väärinkäsitysten kanssa. Esimerkiksi kiinalainen kulttuuri arvostaa vieraanvaraisuutta ja liikekumppaneihin halutaan tutustua paremmin ennen sopimuksien tekemistä - yhdessä syöminen on erittäin tärkeää ja suunnitelmien tekeminen voi kestää kauan. Amerikkalaiselle vierailijalle tämä lähestymistapa saattaa tuntua haitalliselta.
Suunnittele neuvotteluille sopiva ympäristö. Harkitse tarkkaan kenen pitäisi olla neuvottelussa mukana. Älä unohda harkita yksityiskohtia kuten asianmukaista vaatetusta ja istumajärjestelyjä – kuten monissa yllä olevissa skenaarioissa, herkkyys tällaisille kulttuuritekijöille voi vaikuttaa suhteiden rakentamiseen.
6. Tiimihallinta
Viestintä paranee huomattavasti, kun rooleja ja odotuksia selvennetään sekä kun kunnollista kulttuurienvälistä viestintäkoulutusta tarjotaan. Tämä on erityisen tärkeää hallittaessa tiimejä eri puolita maailmaa. Ole tietoinen erilaisista viestintätyyleistä – jotkut voivat olla suorempia kuin toiset tai esimerkiksi palautetta on annettava vain tietyissä vaiheissa.
Käytä aikaa kasvokkain tapahtuvaan suhteiden rakentamiseen ennen kuin siirryt virtuaaliseen viestintään. Varmista myös, että kaikki tiimin jäsenet osallistuvat päätöksentekoon projektin kaikissa vaiheissa. Kun olet tunnistanut ne kulttuurierot, jotka voivat johtaa kommunikaatiovirheisiin tai väärinkäsityksiin, yritä löytää yhteinen sävel ja päättäkää miten haluatte työskennellä yhdessä.
Kuten kaikilla muillakin liiketoiminnan osa-alueille, asioita helpottaa aina hyvä viestintä. Vaikka tämä voi olla hieman pelottavaa, kun olet tekemisissä eri kulttuuritaustaisten kollegoiden kanssa, on tärkeää kouluttautua itse sekä kouluttaa työntekijöitäsi oppimaan, kuinka toimia mahdollisesti arkaluonteisissa tilanteissa.
Jos haluat lisätietoja siitä, kuinka voimme auttaa sinua tai työntekijöitäsi, lue lisää meistä täältä tai ota meihin yhteyttä.
