Wissensmanagement im Unternehmen: Wie Firmen das eigene Wissen optimal nutzen

In Zeiten globalen Wettbewerbs ist Wissen eine der wichtigsten Ressourcen für nachhaltigen, internationalen Erfolg. Dies ist vielen Firmen zwar bewusst. Doch oftmals fehlt es ihnen an geeigneten Konzepten und Strategien, um die im Unternehmen vorhandenen Informationen und Erfahrungen optimal für sich zu nutzen. Im folgenden Beitrag beleuchten wir, warum Wissensmanagement für Unternehmen bedeutsam ist und welche Phasen Firmen bei der Einführung eines Wissensmanagementsystems typischerweise durchlaufen. Außerdem stellen wir Tools vor, die ihnen dafür zur Verfügung stehen – und erklären, warum die Informationstechnologie dabei wichtig, aber längst nicht alles ist.

Unternehmenseigenes Wissen – wertvolle Ressource für die Zukunft

Der Begriff Wissensmanagement beschreibt zunächst ein strategisches Führungskonzept. Es dient Unternehmen dazu, ihr Wissen ganzheitlich, ziel- und zukunftsorientiert als wertsteigernde Ressource einzusetzen. Damit dies erfolgreich geschieht, brauchen sie Konzepte und Strategien für den konkreten Wissensaustausch, aber auch IT-basierte Tools. Erfolgreiches Wissensmanagement geht aber über rein technische Lösungen hinaus und setzt bei der wichtigsten Quelle für Know-how an: den Mitarbeitern.

Das spezifische Wissen eines Unternehmens ist vor allem abhängig von der Beschäftigungsdauer und der Anzahl der Mitarbeiter: Je mehr und je länger Menschen im Berufsleben aktiv sind, desto reicher ist ihr Erfahrungsschatz, desto größer ihr Wissen. Gleichzeitig gilt jedoch: Sehr große Unternehmen haben es oft schwer, das vorhandene Wissen so zu organisieren, dass es zur nachhaltigen Wertsteigerung schnell verfügbar ist. Existieren Erfahrungen und Erkenntnisse lediglich in den Köpfen der Angestellten, geht Unternehmen wertvolles Potenzial verloren. Dies ist etwa dann der Fall, wenn – Stichwort demographischer Wandel – ältere Mitarbeiter ausscheiden. Jüngere Mitarbeiter hingegen wechseln häufiger als noch vor wenigen Jahrzehnten die Arbeitsstelle und nehmen dann auch ihr Know-how mit. Dieses verloren gegangene Wissen wiederzubeschaffen kostet Zeit, ist mühsam – und ist oftmals mit erheblichen Kosten verbunden.

Ein systematisches, planvolles Wissensmanagement ist deshalb gerade für international agierende Konzerne unabdingbar. Aber auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben in puncto Wissenssicherung, -verteilung und -transfer häufig Nachholbedarf. Hier sind es zumeist zeitliche und personelle Einschränkungen, die den effizienten Umgang mit der wertvollen Ressource Wissen erschweren. KMU benötigen daher praktikable, vergleichsweise schnell umsetzbare Lösungen.

In 5 Schritten zum systematischen Wissensmanagement

Bevor wir einige technische Lösungen vorstellen, beleuchten wir den typischen Verlauf bei der Einführung eines systematischen Wissensmanagements. Hier lassen sich fünf Phasen unterscheiden:

1. Beginn

Zunächst gilt es, die Ziele zu definieren. Was will das Unternehmen mit seinem Wissensmanagement erreichen? Es kann beispielsweise dazu dienen, vorhandenes Wissen zu sichern und im Unternehmen besser verfügbar zu machen. Oftmals lassen sich aber auch z. B. strukturelle Wissensdefizite erst erkennen, nachdem vorhandene Informationen und Erfahrungen der Mitarbeiter systematisiert worden sind.

Ein weiteres Ziel kann sein, systematisch aus abgeschlossenen Projekten zu lernen, um Angestellte sowie Führungskräfte kontinuierlich und gezielt weiter zu qualifizieren. Zur Startphase gehört auch, ein geeignetes Projektteam für das Wissensmanagement im Unternehmen zusammenzustellen und einen ersten Zeitplan zu erstellen.

2. Analyse

Wichtig ist anschließend die ehrliche und transparente Bestandsaufnahme der Stärken und Schwächen des im Unternehmen vorhandenen Wissens. In welchen Bereichen des Unternehmens ist das Wissen besonders stark ausgeprägt? Wo besteht der größte Nachholbedarf? Wichtig ist es auch, die Prozesse des Wissenstransfers zu analysieren: Wie tauschen die Mitarbeiter momentan das Wissen untereinander aus? Welche – häufig auch informellen – Strukturen haben sich mit der Zeit gebildet? Unternehmen begehen bisweilen den Fehler, Wissensmanagement ausschließlich von der technischen Umsetzung her anzugehen – und vergessen darüber die Mitarbeiter, die jeden Tag mit den eingeführten Lösungen umgehen müssen. Insofern sollten die wichtigsten Akteure von Anfang an in die Planung einbezogen werden.

3. Entwicklung

In der Entwicklungsphase stehen die konkreten, für jedes einzelne Unternehmen spezifischen Anforderungen sowie Fragen der Machbarkeit im Vordergrund. Schließlich prüfen die Projektverantwortlichen auch die am Markt vorhandenen technischen Lösungen (siehe dazu den nächsten Abschnitt) – auch im Hinblick auf die Kosten. Dabei gilt es nicht nur die reinen Anschaffungskosten zu betrachten, sondern auch mögliche Folgekosten, die für Anpassungen, Service und Wartung anfallen. Das Projektteam sollte folgende Fragen beantworten: In welchem Zeitraum sollen welche Lösungen eingeführt werden? Welche Prozesse müssen dafür geändert werden?

4. Implementierung

Nun geht es an die konkrete Einführung der ausgewählten Lösung(en). Neben technischen Voraussetzungen müssen mit hoher Wahrscheinlichkeit Prozesse zum Wissenstransfer angepasst werden. Oftmals sind zudem Trainings für leitende Mitarbeiter und Angestellte notwendig, damit sie mit den digitalen Tools zum Wissensmanagement optimal umgehen können.

5. Evaluierung

Die eingeführten Lösungen und Prozesse müssen nach der Implementierung kontinuierlich ausgewertet werden, um auch nachträglich noch Anpassungen vorzunehmen und eventuelle Fehlentwicklungen schnell zu erkennen und zu beheben.

4 Tools für wirkungsvolles Wissensmanagement im Unternehmen

Im Folgenden stellen wir einige digitale Tools vor, die Unternehmen einsetzen (können), um ihr Wissensmanagement zu systematisieren:

Atlassian Confluence

Eine verbreitete, kommerzielle Lösung für Enterprise Wikis (Firmen-Wikis) ist Atlassian Confluence. Die Software lässt sich mit Plugins erweitern und so genau an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Es lassen sich für einzelne Abteilungen oder Teams separate Bereiche einrichten, sodass alle Inhalte stets für all diejenigen verfügbar sind, die Zugriff auf die wichtigsten Informationen benötigen. Auch unser internes Berlitz-Wiki, welches auf dem Bild zu sehen ist, beruht auf Atlassian Confluence.

Intranet und Wikis

Die meisten Unternehmen verfügen heutzutage über ein firmeneigenes Intranet. Dieses Tool ist vor allem geeignet, um sich wiederholende Prozesse transparent zu machen, etwa bei der Auftragsakquisition oder im Projektmanagement. Verbreitet sind daneben auch firmen- oder abteilungsinterne Wikis. Diese Tools sind aufgebaut wie die Internet-Enzyklopädie Wikipedia. Dort können z. B. einzelne Prozessphasen detailliert beschrieben oder wichtige Dokumente hinterlegt werden.

Einer der Vorteile: Die Struktur von Wikis ist den meisten Angestellten von ihrer persönlichen Internetnutzung her vertraut, sodass die Einarbeitungszeit relativ kurz ausfällt. Außerdem leben Wikis, wie das berühmte Vorbild, von der „Schwarmintelligenz“, also davon, dass jeder Beiträge anlegen bzw. bearbeiten kann. Wikis eignen sich daher ideal, um möglichst viele Mitarbeiter in das systematische Wissensmanagement einzubeziehen.

Quip

Die Software Quip beinhaltet u. a. einen Editor für Textdateien und Tabellenkalkulationen. Auf diese Weise können Teammitglieder gemeinsam direkt in den verschiedenen Dokumenten arbeiten – und zwar auf Desktop-PCs, aber vor allem auch mobil auf dem Smartphone oder dem Tablet. Dazu gehört ein integriertes Nachrichtensystem. So entfallen umständliche und zeitraubende E-Mail-Ketten – vorausgesetzt, die Teilnehmer sind diszipliniert und beschränken die Kommunikation auf das Wesentliche.

Mindmeister

Einen anderen Ansatz verfolgt das Tool Mindmeister. Damit lassen sich Ideen und Konzepte strukturiert als Mindmap visualisieren und gleichzeitig bearbeiten. Auf Grund der intuitiven Bedienbarkeit geht dies sehr schnell. So können z. B. die Mitglieder eines Projektteams in einem Brainstorming zunächst ihrer Kreativität freien Lauf lassen, um anschließend die notierten Ideen zu systematisieren. In die Mindmaps lassen sich Bilder, Links und Dateien einfügen. Mindmeister bietet den Nutzern eine integrierte Chatfunktion für den direkten, unkomplizierten Austausch. Wie bei anderen Tools auch lassen sich weitere Programme in die Software integrieren.

Nicht jedes dieser Tools ist für alle Marktsegmente und alle Unternehmensgrößen gleich gut geeignet. Oftmals gibt es bereits Software-Lösungen, die auf die spezifischen Bedürfnisse einer Branche zugeschnitten sind. Mit ihnen können Unternehmen z. B. wiederkehrende Prozesse automatisieren oder auf Vorlagen für bestimmte Projektarten zurückgreifen.

Wissensmanagement professionalisieren – mit Mensch und Technik

Die zahlreichen digitalen Tools, die inzwischen für die Wissensorganisation verfügbar sind, können jedoch immer nur ein Teil eines wirkungsvollen, professionellen Wissensmanagements sein. Denn einzelne Software-Lösungen sind nur dann effektiv, wenn die Unternehmensführung eine übergeordnete Vorstellung davon hat, welchem Zweck das angehäufte und systematisierte Wissen überhaupt dienen soll. Es muss – als strategisches Führungskonzept für kleine, mittlere sowie große Unternehmen – daher immer in ein ganzheitliches Konzept eingebettet sein, das Technik, Organisation, Prozesse und die einzelnen Mitarbeiter gleichermaßen berücksichtigt.