Wer Mitarbeiter fragt, was sie sich von ihrem Vorgesetzten wünschen, erhält unterschiedliche Antworten. Eines der meistgenannten Themen ist allerdings die Art, wie eine Führungskraft mit ihren Mitarbeitern kommuniziert. Denn die kommunikativen Fähigkeiten von Vorgesetzten spielen neben der fachlichen Qualifikation eine wesentliche Rolle im täglichen Miteinander. Doch wie schaffen es Führungskräfte, angesichts prall gefülltem Terminkalender, den Draht zu ihren Mitarbeitern zu halten? Wir erklären, welche Tricks (angehende) Führungskräfte in puncto Kommunikation erfolgreich weiterbringen.
Einfache Tipps, mit denen Sie Ihre Rhetorik verbessern
Die einen haben es im Blut, die anderen müssen es sich erst aneignen: die Fähigkeit, Mitarbeiter zu motivieren und zu begeistern. Sind Sie beispielsweise unsicher, zeigt sich dies auch in der Art, wie Sie sprechen. Dann wird es Ihnen kaum gelingen, Ihr Team zu Höchstleistungen zu bewegen. Häufig sind es einzelne Wörter und Phrasen, die bei Ihren Zuhörern zu Verwirrung und Unverständnis führen – möglicherweise verlieren Sie sogar den Respekt Ihrer Kollegen.
Im täglichen Umgang wissen Mitarbeiter es zu schätzen, wenn Führungskräfte klar kommunizieren, sicher auftreten und dadurch für eine wertschätzende, respektvolle Atmosphäre sorgen. Folgende Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre Kommunikation als Vorgesetzter zu verbessern:
Verbindlich kommunizieren ohne Konjunktiv
Mit dem Konjunktiv, der Möglichkeitsform, lässt sich ausdrücken, was möglich, wahrscheinlich, unwahrscheinlich oder ungewiss ist. Im Gegensatz dazu steht der Indikativ, der das ausdrückt, was der Realität entspricht.
Menschen, die häufig den Konjunktiv verwenden, wirken unsicher und unbestimmt – und verwirren dadurch ihr Gegenüber. Wenn Ihr Mitarbeiter zum Beispiel eine bestimmte Aufgabe übernehmen soll, sagen Sie nicht: „Ich fände es gut, wenn Sie sich bereit erklären könnten, diesen Job zu übernehmen.“ Besser sind folgende Varianten: „Frau Meier/Herr Müller, bitte übernehmen Sie Aufgabe XY.“ oder „Ich möchte, dass Sie sich um das Projekt kümmern.“
Schluss mit der (sprachlichen) Defensive
Manche Menschen kommunizieren im Berufsalltag eher defensiv. Frauen kommunizieren in der Regel etwas anders als Männer: Sie hören meist besser zu, beziehen sich stärker auf ihre Gesprächspartner und nehmen deren Gefühle genauer wahr. Das kann ein Vorteil sein. Wer sich allerdings zu defensiv ausdrückt, wird mitunter von dominanteren Kollegen unterbrochen oder eigene Vorschläge verhallen im Meeting ungehört.
Eine Form von defensiver Kommunikation sind Entschuldigungen. In vielen Gesellschaften ist es üblich, sich für Dinge zu entschuldigen, für die man nicht verantwortlich ist. Kommen Sie beispielsweise als Letzter zu einem Termin, weil Ihr Zug Verspätung hatte, ist das nicht Ihre Schuld. Erklären Sie kurz, warum Sie erst jetzt eintreffen und belassen Sie es dabei. Bitten Sie nur um Entschuldigung für Dinge, für die Sie wirklich verantwortlich sind. Ähnlich verhält es sich mit der Angst, zu dominant aufzutreten. Scheuen Sie sich nicht, ruhig einmal Ihr Gegenüber zu unterbrechen, wenn Sie mit Ihren Vorschlägen und Ideen nicht durchdringen.
Klare Ansagen geben Sicherheit
Manche Führungskräfte nuscheln, sprechen sehr leise oder bilden komplizierte Sätze. Achten Sie stattdessen auf eine klare und deutliche Artikulation. Schließlich wollen Sie, dass Ihr Gegenüber versteht, was Sie sagen. Wer auf eine verständliche Aussprache achtet, wirkt selbstsicherer und vermeidet Missverständnisse.
Entscheidend ist auch, welche Wörter Sie verwenden. Vermeiden sollten Sie Phrasen, die eigentlich nichts ausdrücken oder das Gesagte abschwächen. Dazu gehören zum Beispiel „nur“, „Ich denke, dass …“ oder Füllwörter wie „et cetera“, „sozusagen“, „eigentlich“, „irgendwie“. All diese Wörter vermitteln Ihrem Gesprächspartner, dass Sie sich Ihrer Sache nicht sicher sind.
Zugegeben: Oft haben wir uns bestimmte Phrasen und Wörter angewöhnt und bemerken kaum, wie häufig wir sie verwenden. Versuchen Sie, sich bewusst darüber zu werden, wie Sie sprechen. Hören Sie sich selbst einmal genau beim Reden zu. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihnen Ihre sprachlichen Marotten auffallen und Sie sie schließlich vermeiden können.
Richtig fragen – aber wie?
Führungskräfte sind darauf angewiesen, dass ihre Mitarbeiter sie auf dem Laufenden halten und sie mit Informationen versorgen. Gute Chefs fragen daher viel – manchmal allerdings so, dass ihre Mitarbeiter nur mit Mühe verstehen, was sie eigentlich wissen wollen. Grundsätzlich gilt daher: Stellen Sie einfache, eindeutige Fragen. Vermeiden Sie es, mehrere Fragen auf einmal zu stellen: „Wie läuft denn Projekt XY? Was war das Problem mit Kunden AB? Und wann ist das Treffen mit Team 0815?“ Warten Sie lieber die Antwort ab, bis Sie zum nächsten Punkt kommen.
Außerdem haben unterschiedliche Fragearten unterschiedliche Wirkungen: Bei offenen Fragen fühlt sich Ihr Mitarbeiter partnerschaftlich behandelt und weniger bedrängt. Sie beginnen mit „wer, wie, was, warum“ und Ihr Gesprächspartner muss sich ausführlicher erklären.
Geschlossene Fragen hingegen lassen sich kurz und knapp mit ja oder nein beantworten. Sie sind nützlich, wenn Sie schnell eine Antwort brauchen oder Fakten abfragen. Geschlossene Fragen können Gespräche beschleunigen, Sie kommen damit schneller auf den Punkt. Dennoch sollten Sie sie wohldosiert einsetzen, da Ihre Mitarbeiter sich sonst bedrängt und wie im Kreuzverhör vor Gericht fühlen.
Zeigen Sie Respekt – auch in der Sprache
Wer als Führungskraft respektiert werden möchte, sollte mit gutem Beispiel vorangehen und seine Mitarbeiter wertschätzend behandeln. Ein Befehlston mag in der Kaserne oder im Sport vielleicht angehen, in moderne Unternehmen gehört er nicht. Respektlosigkeit kann sich auch subtiler zeigen, wenn Führungskräfte zum Beispiel einfach in den Raum platzen und eine Frage stellen, ohne jemanden direkt anzusprechen.
Zudem drücken Wörter wie „offensichtlich“, „natürlich“, „tatsächlich“, „selbstverständlich“ Überlegenheit aus. Damit laufen Führungskräfte Gefahr, überheblich zu wirken, und erzeugen möglicherweise Angst oder zumindest Unsicherheit – den Respekt ihres Teams gewinnen sie damit nicht.
Was für das gesprochene Wort gilt, sollten Sie auch in E-Mails beherzigen, auch wenn Sie täglich viele Nachrichten lesen und beantworten. Nehmen Sie sich ein wenig Zeit für die Anrede. Einsilbige Antworten wie „okay“ oder „gut“ wirken wenig motivierend und zeugen nicht von großer Wertschätzung für Ihre Mitarbeiter. Sie könnten dadurch sogar unorganisiert und überfordert wirken. Keine Angst: Sie müssen keine ellenlangen Mails schreiben. Verwenden Sie aber zumindest Anrede und eine kurze Grußformel, und sei es als Vorlage. Das liest sich für Ihre Kommunikationspartner deutlich angenehmer – und Sie wirken dadurch viel souveräner.
Von der Theorie zur Praxis: Wie Sie schwierige Situationen rhetorisch meistern
Im Berufsalltag werden Sie immer wieder mit zum Teil schwierigen Gesprächen konfrontiert. Sie werden Ihnen leichter fallen, wenn Sie auch hier auf die Sprache achten. Eine typische Situation ist zum Beispiel die Gehaltsverhandlung.
Offene Fragen verlangen nach guten Argumenten
Zu fast jedem Mitarbeitergespräch gehört auch ein kleiner Plausch über das Gehalt des Angestellten. Sie als Führungskraft mögen zwar grundsätzlich einer Gehaltserhöhung gegenüber offen sein, tragen aber auch Verantwortung für die anderen Teammitglieder und das Abteilungsbudget. Offene Fragen zu Beginn des Gesprächs beispielsweise können das Gespräch positiv beeinflussen: „Warum halten Sie eine Gehaltserhöhung für gerechtfertigt?“ oder „Wie schätzen Sie Ihre Leistung im vergangenen Jahr ein?“
Der Vorteil offener Fragen für Führungskräfte ist es, dass die Mitarbeiter sich erklären und gute Argumente für ihren Wunsch nach höherem Lohn vorbringen müssen. Mit diesem Fragestil bringen Sie ein ausführlicheres Gespräch in Gang, was insbesondere für eher unsichere Mitarbeiter hilfreich sein kann. Handelt es sich hingegen um redselige Angestellte, sollten Sie offene Fragen dosiert einsetzen. Ansonsten kann es passieren, dass die Ausführungen Ihres Gesprächspartners überhandnehmen und Sie ihn unterbrechen müssen – für beide Seiten eine unangenehme Situation.
Setzen Sie in einem solchen Fall vorwiegend geschlossene Fragen ein. Sie erhalten dadurch schneller die wichtigsten Informationen und verlangen von Ihrem Mitarbeiter, sich kurz zu fassen. Mit solchen Fragen können Sie Ihren (zu offensiver Kommunikation neigenden) Gesprächspartner zudem ein wenig unter Druck setzen: „Halten Sie eine Gehaltserhöhung zum jetzigen Zeitpunkt tatsächlich für gerechtfertigt?“
Grundsätzlich sollten Sie sich vor dem Gespräch klarmachen, was Sie erreichen möchten und mit wem Sie sprechen. Passen Sie Ihr Kommunikationsverhalten entsprechend an.
Lassen Sie sprachliche Gewohnheiten hinter sich
Achten Sie als Führungskraft darauf, wie Sie in welchen Situationen kommunizieren. Seien Sie ehrlich zu sich selbst, um sprachliche Gewohnheiten zu erkennen und ggf. ändern zu können. Auch ein professionelles Coaching zu diesem Thema kann hilfreich sein. Wenn Sie bewusst und situationsgerecht kommunizieren lernen, werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit mehr Erfolg im Beruf haben – und sich schließlich den Respekt Ihrer Mitarbeiter verdienen. Eine bessere Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern muss dabei gar nicht schwer sein: Oft wirkt es schon Wunder, wenn Sie – auch unabhängig von Meetings oder schwierigen Situationen – einfach zwischendurch das Gespräch mit Ihren Angestellten suchen. So zeigen Sie Wertschätzung – Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.
Weitere Tipps, wie Sie Ihre sprachlichen Fähigkeiten im Berufsalltag optimieren, finden Sie in unserem Beitrag „Rhetorik verbessern: Wie Sie Kollegen und Kunden wirkungsvoll überzeugen“.
