Das Projekt ist erfolgreich abgeschlossen und schon beginnt das nächste. Nicht so schnell. Denn nach intensiver Arbeit über einen längeren Zeitraum ist es wichtig, ein Projekt in seiner Endphase auch formell richtig abzuschließen. Warum das so ist und was zum richtigen Projektabschluss dazu gehört, lesen Sie in diesem Artikel.
Der Projektabschluss bietet wichtiges Lernpotenzial
Teamverantwortliche vernachlässigen den Projektabschluss mitunter. Das ist zunächst verständlich. Denn die Beteiligten freuen sich womöglich auf eine Erholungsphase, oder die nächsten Projekte stehen direkt an. Für eine formelle, offizielle Finalisierung fehlt im Tagesgeschäft oft die Zeit. Die sollten Sie sich allerdings nehmen.
Denn ein Projektabschluss erfüllt gleich mehrere Funktionen. Er setzt nach einer intensiven Arbeitsphase zunächst formell einen Schlusspunkt. Außerdem sollten Teamverantwortliche die Gelegenheit nutzen, um die Leistungen des Teams anzuerkennen und zu loben. Vor allem aber haben die beteiligten Personen mit einem offiziellen Projektausklang die Gelegenheit, all die Dinge zu analysieren, die nicht optimal gelaufen sind und aus denen sich wichtige Erkenntnisse für kommende Aufgaben gewinnen lassen. Letztlich dient ein offizieller Projektabschluss also der Qualitätssicherung bzw. der Optimierung und Weiterentwicklung von Teams und Prozessen. Was bedeutet das konkret?
Die wichtigsten Funktionen des Projektabschlusses
Um die Erfahrungen aus Projekten optimal für kommende Aufgaben zu nutzen, sollte der Projektabschluss verschiedene Punkte reflektieren: den Inhalt des Projekts, die administrative Seite, zwischenmenschliche Aspekte und die Wissensdokumentation.
Inhalt:
Projekte richtig abzuschließen erfordert ein gewisses Maß an Dokumentation. Die Verantwortlichen sollten zum Beispiel schriftlich festhalten, welche Fragen offen geblieben sind und in Folgeprojekten erledigt werden müssen. Sie müssen sicherstellen, dass alle Aufgaben des Projekts erledigt sind. Achtung: Manches Unerledigte tritt erst nach einigen Wochen oder Monaten zutage
Administration:
Der formal korrekte Projektabschluss schützt Unternehmen vor kaufmännischen oder gar juristischen Konsequenzen. Denn möglicherweise fordern Kunden bestimmte Leistungen nach. Je nach Vertragsmodalitäten kann das ein Unternehmen bares Geld kosten.
Wichtig ist auch: Haben Kunden alle offenen Rechnungen bezahlt, haben Sie selbst alle Lieferanten bezahlt? Buchen Mitarbeiter immer noch Aufgaben auf die Kostenstelle des Projekts, obwohl es längst abgeschlossen ist? Und: Haben auch die Auftraggeber alle Lieferungen abgenommen – und ist dies korrekt dokumentiert?
Team-Atmosphäre:
Nach langer Arbeit an einem Projekt sorgt eine kleine Abschlussfeier für positive Stimmung im Team. Konkretes, individuelles Feedback gibt allen Beteiligten die Möglichkeit, sich zu verbessern und mögliche Schwierigkeiten in vertraulichem Rahmen zu besprechen.
Mögliche Konflikte innerhalb des Teams zum Beispiel müssen unbedingt geklärt werden, weil sie sich sonst negativ auf die weitere Zusammenarbeit auswirken können. Oft geschieht dies unbemerkt. Mit einem offiziellen Projektabschluss können Teamverantwortliche dieser Gefahr entgegenwirken. Sie sollten deshalb unbedingt die Gelegenheit nutzen, aus Konflikten und Problemen die richtigen Schlüsse für die Zukunft zu ziehen.
Wissensdokumentation:
Auch wenn jedes Projekt seine eigenen Herausforderungen mit sich bringt: Manche Erfahrung aus abgeschlossenen Projekten lässt sich problemlos auf neue Aufgabenstellungen übertragen. Stellt sich zum Beispiel heraus, dass manche Prozesse ineffizient sind, sollten Teamverantwortliche dies beim nächsten Mal ändern.
Die wichtigsten Elemente des Projektabschlussberichts
Hilfreich für einen formalen Projektabschluss ist es, die wichtigsten Aspekte schriftlich in einem Abschlussbericht festzuhalten. Dieser sollte die folgenden Elemente beinhalten:
Projektziele dokumentieren
Welche Ziele und Projektmeilensteine sind in der Planungsphase festgelegt worden? Sind alle Ziele erreicht worden? Gab es Verzögerungen? Wenn ja, wo?
Projektverlauf reflektieren
Wie ist das Projekt im Rückblick konkret gelaufen? Was war erfolgreich, was weniger? Warum ist zum Beispiel ein Projekt gescheitert – und wie geht man am besten damit um? Die Reflexion ist besonders wichtig, um Abläufe beim nächsten Mal zu verbessern.
Probleme und Lösungen benennen
Welche Schwierigkeiten sind im Projektverlauf aufgetreten? Wie hat das Team sie gelöst? Welche Teilaufgaben haben sich als unlösbar herausgestellt und warum? Hier gilt es, genau hinzuschauen, um Fehler von vornherein zu vermeiden und damit beim nächsten Mal effizienter zu arbeiten. Auch gewonnene Erkenntnisse lassen sich oft übertragen. Sie sollten unbedingt für die weitere Arbeit nutzbar gemacht werden.
Zeitplan und Kosten überprüfen
Wichtig ist es auch, den Zeitplan und die Kosten genau zu analysieren. An welchen Stellen kam es eventuell zu Verzögerungen und warum? Wer war dafür verantwortlich? Waren zu späte Lieferungen oder zu spät erreichte Meilensteine eventuell vermeidbar? Die Detailbetrachtung gilt ebenso für die Kosten. Eine ehrliche Aufschlüsselung kann hier wichtige Hinweise darauf geben, ob sich ein Auftrag oder ein internes Projekt gelohnt hat – oder ob es zwar das Renommee des Unternehmens steigert, wirtschaftlich aber einen Verlust bedeutet. Das ist wichtig für die Gesamtplanung.
Erkenntnisse für Verbesserungen festhalten
Die vorgenannten Punkte dienen dazu, die Projektarbeit künftig zu verbessern. Daher sollte der Projektabschlussbericht auch Empfehlungen dazu schriftlich und verbindlich festhalten. Berlitz unterstützt Führungskräfte und Projektverantwortliche dabei, die wichtigsten Aspekte der Projektarbeit zu berücksichtigen und Projekte effizient und erfolgreich umzusetzen. Mehr dazu erfahren Sie in unserer Seminarübersicht.
Checkliste für den Projektabschluss
Einige der wichtigsten Aspekte bei der Projektbeendigung wurden oben schon genannt. Lesen Sie hier noch einmal die wichtigsten Elemente in der Übersicht. Die kleine Checkliste hilft Projektverantwortlichen, alles Wesentliche zu berücksichtigen.
- Meilensteine-Check: Sind alle Teilziele des Projekts erfüllt? Offene Aufgaben sollten spätestens kurz vor dem offiziellen Projektabschluss mit dem Kunden oder internen Auftraggeber besprochen und nach Möglichkeit noch erfüllt werden.
- Übergabe: Sind alle vereinbarten Produkte oder Dienstleistungen korrekt an den Auftraggeber übergeben worden – und ist die Übergabe auch dokumentiert? Liegt die offizielle Freigabe des Kunden vor?
- Abschlusskalkulation: Wie steht es um die finanziellen Aspekte des Projekts? Ist das Team mit dem einkalkulierten Budget ausgekommen? Wie steht es um die Profitabilität?
- Kostenstellen schließen: Falls eine separate Kostenstelle für das Projekt besteht: Ist sie geschlossen worden und sind alle Beteiligten darüber informiert worden? Werden nicht-zugehörige Leistungen nach dem Projektende falsch verbucht, bedeutet das einen zusätzlichen, vermeidbaren Aufwand für die Buchhaltung.
- Workshop, Bericht und Feier: In einem Abschlussworkshop haben alle Beteiligten die Gelegenheit, ihre Erfahrungen auszutauschen und Erkenntnisse für künftige Projekte zu sammeln. Sie können sich zudem auf mögliche Änderungen bei Prozessen oder Verantwortlichkeiten einigen – und somit eventuell aufgetretene Missverständnisse beseitigen. Solche Vereinbarungen sollten ebenfalls im Projektabschlussbericht formell festgehalten werden.
Nicht vergessen: Ein kleiner Umtrunk, ein gemeinsames Essen oder eine gemeinsame Aktivität ist wichtig für den offiziellen Projektabschluss. Das stärkt den Teamzusammenhalt und verbessert die Atmosphäre im Team – nicht zuletzt, weil Projektverantwortliche damit ihre Wertschätzung zum Ausdruck bringen. Das ist besonders wichtig, wenn die Teammitglieder hauptsächlich virtuell zusammenarbeiten.
Highlight statt lästiger Pflicht
Sicher, es bedeutet etwas Aufwand, Projekte auch formal korrekt abzuschließen. Allerdings kann sich dies sehr lohnen – für die weitere Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber sowie für die Leistungsfähigkeit und die Atmosphäre im Team. Idealerweise bleiben nach dem offiziellen Projektabschluss keine Fragen offen, sondern der Stolz, gemeinsam gute Arbeit geleistet zu haben. Wenn Führungskräfte und Projektverantwortliche dem Abschluss angemessene Bedeutung geben, wird er rasch von der lästigen Pflicht zum Highlight im Berufsalltag.
