Was ist Projektmanagement? Definition und Zielsetzung

Der Begriff Projektmanagement beschreibt die Planung, Organisation und Abwicklung eines betrieblichen Vorhabens und umfasst alle Aufgaben, die zu seiner erfolgreichen Durchführung notwendig sind. Dabei werden unterschiedliche Methoden und Techniken angewendet, um Unternehmensziele zu erreichen. Projektmanagement per Definition bedeutet die termingerechte und qualitative Realisierung eines Plans unter Berücksichtigung betrieblicher Ressourcen und möglicher Risiken.

Das Management der gesamten betrieblichen Projektlandschaft wird als Multiprojektmanagement bezeichnet. Gemeint ist die Überwachung einer Vielzahl von Projekten, die parallel laufen oder in Abhängigkeit zueinander stehen. Das Multiprojektmanagements ist darauf ausgerichtet, übergeordnete Unternehmensziele zu erreichen.

Effizientes Projektmanagement: Die Vorteile im Überblick

Ein Beispiel: Das Marketingteam arbeitet an einer neuen Social-Media-Strategie, während die HR-Abteilung eine neue Mitarbeiterschulung plant. So unterschiedlich Projekte auf den ersten Blick sein mögen, sie haben eines gemeinsam: Sie verfolgen bestimmte Ziele. Ein gelungenes Projektmanagement stellt sicher, dass diese tatsächlich erreicht werden und bestimmt die Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit im Team. Daraus entstehen Vorteile für alle, die an dem Projekt mitarbeiten.

1. Höhere Produktivität

Projektmanagement sorgt für einen produktiven, zeitsparenden Ablauf. Eine gute Planung schafft Klarheit und Struktur. Es ist unwahrscheinlicher, dass ein Projekt ausufert, denn Zeitplan und Budget sind bereits festgelegt.

2. Gesteigerte Motivation

Insbesondere bei zeitaufwendigen Projekten sind Fortschritte nicht immer auf den ersten Blick offensichtlich. Im Projektmanagement werden Meilensteine dagegen festgelegt. Der Fortschritt ist messbar und für alle ersichtlich. Die Zwischenergebnisse steigern die Motivation im Team – besonders dann, wenn die Mitarbeiter erkennen können, wie ihre eigene Arbeit das Projekt weiterbringt.

3. Verbesserte Kommunikation

Eine effektive Kommunikation ist entscheidend für den Projekterfolg. Sind die Anforderungen unklar oder werden Informationen nicht zeitnah weitergegeben, kann das gesamte Projekt ins Stocken geraten. Ein gelungenes Projektmanagement legt die Kommunikationswege fest und sorgt dafür, dass Informationen offen zugänglich sind. Ein Projektmanager dient als zentraler Ansprechpartner für alle beteiligten Teams und leitet Informationen weiter.

4. Klarer Fokus

Mitarbeiter arbeiten am effektivsten, wenn Sie sich möglichst ohne Ablenkungen auf ihren Fachbereich konzentrieren können. Von der Budgetüberwachung über die Verteilung der Ressourcen bis zur Planung von Meetings – im Projektmanagement werden organisatorische Aufgaben von zentraler Stelle geregelt. Das entlastet die Teams, die nun mehr Zeit haben, das Projekt voranzubringen.

5. Risiken erkennen

Krankheitsausfälle von Mitarbeitern, Ressourcenengpässe oder Stakeholder-Konflikte – unerwartete Schwierigkeiten treten bei vielen Projekten auf. Ein gutes Projektmanagement kann solche Probleme zwar nicht ausschließen, aber da der Projektmanager Zwischenergebnisse laufend überprüft, können Risiken frühzeitig erkannt und Probleme behoben werden. Idealerweise schaffen Projektmanager bereits vor dem Start ein Bewusstsein für die Stellen des Projekts, an denen unter Umständen Schwierigkeiten auftreten könnten.

Klassisches Projektmanagement: Die vier Phasen der Umsetzung

Projekte sind so unterschiedlich wie die Unternehmen, die sie durchführen. Und natürlich stehen beispielsweise bei der Entwicklung einer mobilen App durch einen Softwareentwickler andere Dinge im Vordergrund als bei der Planung einer neuen Ausstellung in einem öffentlichen Museum. Dennoch lassen sich viele Vorhaben mit dem klassischen Projektmanagement erfolgreich bewältigen. Dieses durchläuft folgende vier Phasen:

1. Projektdefinition

Bevor es mit der Abwicklung eines Plans losgehen kann, sollten Sie grundlegende Punkte klären. Die wichtigste Frage: Warum wollen Sie das Projekt durchführen? Ein klar umrissenes Ziel ist einer der Grundpfeiler eines erfolgreichen Projektmanagements. Die eindeutige Definition Ihres Vorhabens hilft ihnen außerdem bei der Klärung weiterer wichtiger Fragen:

  • Ist das Projekt zeitlich und finanziell machbar?
  • Stehen ausreichend Fachkräfte zur Verfügung?
  • Welche Schritte sind notwendig?
  • Wer ist verantwortlich?
  • In welchem Zeitrahmen soll der Plan durchgeführt werden?

Wägen Sie die Vor- und Nachteile Ihres Vorhabens mittels einer Kosten-Nutzen-Analyse ab und gestalten Sie den Projektmanagement-Prozess auch vor diesem Hintergrund.

2. Projektplanung

Eine umfassende Planung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für ein gelungenes Projektmanagement. Die im ersten Schritt erarbeitete Definition des Zielvorhabens dient als Grundlage der einzelnen Organisationsschritte. Beziehen Sie Ihre Fachkräfte unbedingt in die Planung mit ein und gestalten Sie gemeinsam die Rahmenbedingungen Ihres Projektes.

  • Legen Sie die notwendigen Arbeitsvorgänge fest und stecken Sie einen zeitlichen Rahmen für jeden Zwischenschritt ab. Denken Sie daran, auch ausreichend Puffer einzuplanen falls es doch etwas länger dauert als ursprünglich geplant.
  • Überlegen Sie, welche und wie viele Fachkräfte Sie für die einzelnen Arbeitsaufgaben benötigen. Stellen Sie Teams auf und verteilen Sie Verantwortlichkeiten. Planen Sie auch Vertretungen für eventuelle Krankheitsfälle und Urlaube mit ein.
  • Im klassischen Projektmanagement wird das Budget vor dem Startschuss genau festgelegt. Entscheidend ist die richtige Verteilung der Ressourcen auf die einzelnen Arbeitsgruppen. Schätzen Sie gemeinsam mit Ihrem Team ein, welche Gruppen welche Arbeitsmittel benötigen.
  • Identifizieren Sie die Erfolgskriterien für Ihr Projekt. Mit KPIs (Key Performance Indicators) können Sie die Leistung auf dem Weg zum Ziel kontrollieren.
  • Die Bestimmung von Meilensteinen hilft Ihrem Team dabei, immer den Überblick zu behalten.

Projektmanagement ist ein komplexer Prozess, der immer auch Risiken mit sich bringt. Nehmen Sie sich deshalb ausreichend Zeit um, Faktoren zu bestimmen, die Ihre Idee möglicherweise zum Scheitern bringen könnten. Ein vorab erstellter Risikomanagementplan hilft Ihnen dabei, später gezielt auf Verzögerungen oder Störungen zu reagieren.

iStock-1164291171.jpg

3. Projektdurchführung & -überwachung

Die dritte und wichtigste Phase des Projektmanagement-Prozesses ist die Durchführung: Aus einem detaillierten Plan wird nun Realität. Während die Fachkräfte und Teams an den ihnen zugeteilten Aufgaben arbeiten, sind Sie als Projektleiter dafür zuständig, die Rahmenbedingungen des Projektes zu überwachen und festzustellen, ob alles nach Plan läuft. Die folgenden Fragen können Ihnen dabei helfen:

  • Hält das Team den Zeitplan ein oder gibt es Verzögerungen?
  • Stehen jedem Team noch ausreichend Ressourcen zur Verfügung?
  • Ist das Budget ausreichend oder muss es vielleicht noch angepasst werden?
  • Werden alle Zwischenziele erreicht?

Um den Überblick über Ihr laufendes Projekt zu behalten ist es wichtig, mit Ihrem Team offen zu kommunizieren. Regelmäßige Besprechungen sorgen dafür, dass Verzögerungen oder Fehler frühzeitig erkannt werden und gemeinsam behoben werden können. Dies hält die Motivation aufrecht.

4. Projektabschluss

In der letzten Phase des Projektmanagement-Prozesses geht es darum, Ergebnisse an die Stakeholder zu übergeben und erbrachte Leistungen zu dokumentieren und bewerten. KPI-Berichte zeigen Ihnen, welche der vorher festgelegten Ziele erreicht wurden und wo es Schwachstellen gab. Nehmen Sie die Gelegenheit wahr und besprechen Sie in einem abschließenden Team-Meeting, wo Probleme aufgetreten sind und wie sie beim nächsten Mal vermieden werden können. Der positive und konstruktive Umgang mit Fehlern hilft Ihnen und Ihrem Team, sich für zukünftige Projekte zu wappnen und aus Misserfolgen zu lernen.

Beim klassische Projektmanagement steht per Definition die intensive Planung im Vordergrund. Dies macht Projekte vorhersehbar: Alle Aufgaben sind klar verteilt, es gibt eine genaue Deadline und die Ziele stehen von Anfang an fest. Deswegen eignet sich der Ansatz besonders gut für Projekte mit aufeinanderfolgenden Arbeitsabläufen.

In einer schnelllebigen Welt, in der sich Rahmenbedingungen von einem Tag auf den anderen ändern können, fehlt es dem klassischen Projektmanagement jedoch häufig an Flexibilität. Für komplexe und schwer vorhersehbare Vorhaben eignen sich andere, flexiblere Projektmethoden besser.

Flexibles Projektmanagement mit alternativen Methoden

Manche Projekte müssen kurzfristig ins Rollen gebracht werden, während andere von langfristiger Planung profitieren. Manche Unternehmensaufgaben sind mit starken Risiken verbunden und wieder andere erfordern ein hohes Maß an Flexibilität. Deshalb gibt es keinen einheitlichen Ansatz, der für alle Pläne gleichermaßen funktioniert. Neben dem klassischen Projektmanagement, manchmal auch als „Wasserfallmethode“ bezeichnet, sind besonders die folgenden beiden Methoden sehr beliebt.

1. Agiles Projektmanagement

Anpassungsfähig, schnell und besonders kundenfreundlich: Agiles Projektmanagement eignet sich sehr gut für innovative und risikoreiche Projekte, die nicht immer klar definiert sind. Das Arbeiten erfolgt in kurzen Intervallen, auf die direkte Feedbackschleifen folgen. So kann problemlos auf sich ändernde Kundenwünsche reagiert werden. Außerdem werden durch agiles Projektmanagement etwaig auftretende Fehler schneller erkannt und behoben.

Um ein besonders zügiges Arbeiten zu ermöglichen, setzt das agile Projektmanagement auf flache Hierarchien. Teammitglieder arbeiten in hoher Eigenverantwortlichkeit und die Kommunikationswege sind kurz und direkt.

Ein wichtiger Vorteil der Projektmethode, die ursprünglich aus der Softwareentwicklung stammt, ist die geringere Anfälligkeit für Risiken. Andererseits sind Projekte weniger kalkulierbar oder planbar.

2. Hybrides Projektmanagement

Klassisches und agiles Projektmanagement müssen sich nicht gegenseitig ausschließen. Elemente beider Ansätze lassen sich geschickt vereinen und auf die jeweiligen Anforderungen der Managementaufgabe zuschneiden. Diese Mischform wird als hybrides Projektmanagement bezeichnet.

Wie Sie klassische und agile Projektmethoden kombinieren, hängt stark von den Anforderungen des jeweiligen Projektes ab. Beispielsweise können Sie den Rahmen mit der klassischen Methode festlegen: Wie lautet das übergeordnete Ziel? In welchen Schritten soll es erreicht werden?

Die einzelnen Teilbereiche können mit agilen Methoden umgesetzt werden. Hier arbeiten Teams möglichst selbstbestimmt und in kurzen Zeitintervallen. Auf diese Weise führen Sie Teams, die traditionelle Arbeitsweisen gewohnt sind, in kleinen Schritten an das agile Projektmethoden heran.

Herausforderungen im Projektmanagement meistern: Die besten Tipps

Egal für welche Methode Sie sich entschieden haben – jedes Projekt bringt Risiken und Herausforderungen mit sich. Denn auch eine perfekte Planung kann nicht verhindern, dass es zu unerwarteten Verzögerungen, Fehlern oder Schwierigkeiten kommt. Diese Tipps helfen Ihnen dabei, mit Risikofaktoren im Projektmanagement umzugehen.

1. Komplexe Projekte mit vielen Stakeholdern

Ob Auftraggeber, Sponsoren, Investoren, Regierungsbehörden oder Gewerkschaften – je mehr Personengruppen in ein Projekt involviert sind, umso komplizierter wird die Planung. Mit diesen Tipps gelingt das Projektmanagement auch bei komplexen Vorhaben:

  • Kommunikation schafft Klarheit: Planen Sie in regelmäßigen Intervallen Gespräche mit den Stakeholdern ein. So schaffen Sie Klarheit über den Projektverlauf und sind selbst immer auf dem neuesten Stand.
  • Zuständigkeiten klären: Gerade bei komplexen Projektlandschaften ist es wichtig, die Zuständigkeiten klar zu definieren und zu verteilen.
  • Unabhängige Teilprojekte: Unterteilen Sie das Projekte in kleinere Module, die unabhängig voneinander bearbeitet werden können. So kommt nicht das ganze Projekt zum Stillstand, wenn es an einer Stelle eine Verzögerung gibt.

2. Projektmanagement in interkulturellen Teams

Wenn das Marketing-Team aus Indien gemeinsam mit den Mitarbeitern am deutschen Standort eine Strategie entwickelt, kommen viele kluge Köpfe zusammen. Gleichzeitig stellt die interkulturelle Projektarbeit Teams vor besondere Herausforderungen. Sprachliche Barrieren sowie kulturelle Unterschiede können die Kommunikation erschweren und zu Missverständnissen führen. Mit diesen Tipps wird das interkulturelle Projektmanagement trotzdem zum vollen Erfolg:

  • Interkulturelle Kompetenz trainieren: Sprachtrainings sind ein erster, Schritt, um sich erfolgreich mit Menschen aus anderen Kulturen verständigen zu können. Allerdings reicht das Beherrschen einer Fremdsprache nicht immer aus, um Unterschiede zu überbrücken. Interkulturelle Kompetenz ist die Fähigkeit, andere Kulturen zu verstehen und mit ihnen umzugehen. Dazu gehört es auch, das eigene Verhalten kritisch zu hinterfragen. Interkulturelle Kompetenz lässt sich aneignen – beispielsweise mithilfe von speziellen interkulturellen Trainings.
  • Offenheit für andere Arbeitsweisen: Darf man während eines Team-Meetings mit japanischen Kollegen sofort auf das Geschäftliche zu sprechen kommen? Was muss man im Umgang mit französischen Geschäftspartnern beachten? Beugen Sie Fettnäpfchen vor, indem Sie sich mit der Arbeitskultur Ihrer Teamkollegen oder Kunden auseinandersetzen. Ob in Bezug auf die Kommunikation oder das Zeitmanagement – seien Sie als Projektmanager offen für die Arbeitsweisen anderer Kulturen.

3. Unvorhersehbare Ereignisse

In einem Dienstleistungsunternehmen soll eine KI in der Kundenkommunikation eingesetzt werden. Kurz bevor das System ins Unternehmen integriert werden kann, ändert sich allerdings die gesetzliche Grundlage: Unvorhergesehene Ereignisse können Projekte verlangsamen und im schlimmsten Fall das Projektziel gefährden. Mit diesen Strategien reduzieren Sie Risiken:

  • Anpassungsfähigkeit fördern: Etablieren Sie in Ihrem Projekt-Team eine Kultur der Flexibilität. Wo können Sie den Mitarbeitern Entscheidungsfreiheiten einräumen, wenn Sie gerade nicht erreichbar sind? Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungswege ermöglichen es den Mitarbeitern, zügig auf unvorhergesehen Ereignisse zu reagieren.
  • Für den Notfall wappnen: Was könnte bei dem Projekt alles schief gehen? Wenn Sie mögliche Szenarien und Lösungsmöglichkeiten bereits vor dem Startschuss mit Ihrem Team besprechen, sind Sie für den Notfall gewappnet.
  • Agile Projektmethoden nutzen: Agile Projektmethoden wurden entwickelt, um schnell auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren. Auch wenn Sie bisher ein klassisches Projektmanagement durchgeführt haben – es lohnt sich, auch agile Methoden zu integrieren.

4. Technologischer Wandel

Digitale Tools und Softwareprogramme, die Sie vor einem Jahr für Ihr Projekt genutzt haben, sind heute vielleicht schon nicht mehr aktuell. Der rasante digitale Wandel, insbesondere in Bezug auf KI, stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Mit diesen Tipps bleibt Ihr Projektmanagement auf dem neuesten Stand:

  • Mitarbeiterschulungen: Die neuesten Tools sind nutzlos, wenn Ihre Teammitglieder damit nicht umgehen können. Durch fortlaufende Weiterbildungen sind alle für die Zukunft gewappnet.
  • Pilotprojekte durchführen: Um Risiken beim Einsatz neuer Technologien und KI zu reduzieren, können Sie diese zunächst in Pilotprojekten austesten.

5. Nicht realisierbare Fristen

Das Projekt hat eine unrealistische Deadline? Grund dafür können übereilt ausgesprochene Kundenversprechen oder eine schlechte Planung sein, welche die Kapazitäten Ihres Teams nicht berücksichtigt. Unser Tipp lautet:

  • Planung mit aktuellen Kapazitäten: Schätzen Sie die Kapazitäten Ihres Teams realistisch ein und berücksichtigen Sie dabei Urlaubstage und Krankheitsausfälle. Basierend auf diesen Informationen können Sie eine realistische Frist bestimmen. Beziehen Sie sich dabei auch auf Ihre Erfahrungen aus vergangenen Projekten.

Fazit: Projektmethoden ausprobieren und eigenen Weg finden

Agil, klassisch oder hybrid – in Zeiten der Globalisierung und Digitalisierung gibt es längst nicht mehr nur den einen Ansatz, der bei allen Projekten zum Erfolg führt. Für Sie als Führungskraft lohnt es sich deshalb, sich näher mit innovativen Projektmanagement-Methoden zu beschäftigen. In unserer Online-Seminarreihe Digitales Arbeiten 4.0 lernen Sie wichtige Fähigkeiten, um Ihr Team erfolgreich zu führen und Projekte jeder Art zu bewältigen. Außerdem bieten wir Führungskräfteseminare und Soft Skills Trainings an. Wählen Sie aus rund 40 Seminarthemen und lernen Sie strategische Kompetenzen, die Ihnen auch in der Arbeitswelt von morgen nützen werden. Für Ihr nächstes Projekt wünschen wir Ihnen viel Erfolg.

Wir bringen Sie und Ihr Team voran!

Ob Soft-Skills, Management-Kompetenzen, eine neue Fremdsprache oder interkulturelle Fähigkeiten: Berlitz unterstützt Unternehmen und ihre Angestellten bei der beruflichen Weiterbildung mit vielfältigen Seminarthemen und Lernformaten.