1. PowerPoint-Präsentation erstellen: Tipps für die Vorbereitung

Egal, ob Sie Ihrem Kunden ein neues Produkt präsentieren oder Ihren Chef von einer ausgefallenen Idee überzeugen wollen: Die PowerPoint-Folien sollten niemals im Mittelpunkt Ihres Vortrags stehen. Das PowerPoint-Tool soll Ihre Aussagen visuell unterstreichen und zwar ohne Ihre Zuhörer abzulenken.

Der Inhalt der Präsentation sollte feststehen, bevor Sie Ihre PowerPoint-Folien gestalten. Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie haben eine interessante Weiterbildung besucht und möchten die neu gewonnenen Erkenntnisse innerhalb Ihres Teams vorstellen. Überlegen Sie sich zunächst, welche zentrale Botschaft Sie Ihren Zuhörern vermitteln möchten. Schreiben Sie sich dann alle Seminarinhalte rund um dieses Kernthema auf. In welcher Reihenfolge ergeben die Unterpunkte einen logischen Aufbau? Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, können Sie Ihre PowerPoint-Gliederung erstellen.

Außerdem sollten Sie bei der Vorbereitung Ihrer PowerPoint-Präsentation folgende Tipps beachten:

  • Am Anfang und am Ende eines Vortrags ist die Aufmerksamkeit des Publikums am höchsten. Beginnen Sie Ihre PowerPoint-Präsentation im Aufbau daher mit Ihrer wichtigsten Botschaft und enden Sie mit einem Schlusswort, das zum Nachdenken anregt.
  • Überprüfen Sie vor Ihrem Vortrag alle Folien auf Rechtschreib- und ähnliche Flüchtigkeitsfehler und lassen Sie Ihre PowerPoint-Präsentation von jemand anderem gegenlesen.
  • Üben Sie den Vortrag mehrfach und stimmen Sie Ihr Timing perfekt auf die Folien ab. Sprechen Sie vor anderen oder nehmen Sie die Präsentation alternativ mit dem Diktiergerät oder Handy auf.

2. Kriterien für den Aufbau einer PowerPoint-Präsentation

Sie möchten, dass Ihre Zuhörer an Ihren Lippen hängen und von Ihrer Präsentation begeistert sind. Worauf sollten Sie dann achten, wenn Sie Ihre PowerPoint-Präsentation erstellen? Wie viel Text darf es sein und wie viele Folien dürfen in die PowerPoint-Präsentation? Der Aufbau Ihres Vortrags entscheidet darüber, ob Ihr Publikum Ihnen interessiert zuhört oder gelangweilt abschaltet. Hier die wichtigsten Tipps und Tricks rund um PowerPoint, um Ihr Gegenüber von Ihrer Botschaft zu überzeugen:

KISS – Keep It Straight and Simple

Zu viel Text auf den Folien lenkt ab. Das Publikum ist mit dem Lesen beschäftigt und hört Ihnen nicht mehr richtig zu. Deshalb sollten Sie die PowerPoint-Folien simpel gestalten. Übermitteln Sie nur eine Botschaft pro Folie und formulieren Sie diese in kurzen, leicht verständlichen Sätzen.

10-20-30-Regel

Sie sind sich nicht sicher, wie umfassend Sie Ihre PowerPoint-Präsentation gestalten sollen? Hier hilft die 10-20-30-Regel: Ihr Vortrag sollte sich auf höchstens 10 Folien beschränken, nicht länger als 20 Minuten dauern und die Schriftgröße sollte bei mindestens 30 Punkt liegen. So bleibt Ihre PowerPoint-Präsentation übersichtlich, beschränkt sich auf das Wesentliche und ist gut lesbar.

Hintergrundwissen geschickt verpacken

Sie finden es schade, so viele interessante Informationen auslassen zu müssen? Finden Sie alternative Wege, um Hintergrundwissen zu vermitteln, das andernfalls den Rahmen Ihrer PowerPoint-Präsentation sprengen würde. Teilen Sie am Ende Ihres Vortrags Handouts mit weiteren Informationen aus. Oder senden Sie diese alternativ später per E-Mail. Weisen Sie Ihre Zuhörer bereits vor dem Vortrag auf dieses Bonusmaterial hin.

Die Zielgruppe kennen

Es macht einen großen Unterschied, ob Sie vor einer Gruppe von Hobbygärtnern, in einer Universitätsvorlesung oder auf einem Ärztekongress sprechen. Passen Sie Ihren Sprachstil an und wählen Sie Beispiele und Anekdoten aus, die zur Umgebung, in der Sie sich befinden, passen.

3. PowerPoint-Präsentation: Tipps fürs Design

Sie müssen kein Grafikdesigner sein, um eine ansprechende PowerPoint-Präsentation zu erstellen. Denn bei einem gelungenen Design geht es gar nicht darum, dass Sie sich kreativ austoben sollen. Die visuelle Gestaltung ist vielmehr Mittel zum Zweck: Eine gelungene PowerPoint-Präsentation ist optisch ausgewogen, leicht verständlich und auf das Thema Ihres Vortrags abgestimmt.

Erfahren Sie, mit welchen PowerPoint-Tricks Sie ein ansprechendes und professionelles Design kreieren, das in positiver Erinnerung bleibt.

1. Minimalistisches Design

Lustige Animationen und Überschriften, die vom rechten Bildrand einfliegen und sich einmal um die eigene Achse drehen: Zu viele grafische Elemente wirken störend. Denn ähnlich wie beim Text Ihrer PowerPoint-Präsentation gilt auch für das Design: Weniger ist mehr. Setzen Sie Bilder, Grafiken und Videos sparsam ein und achten Sie darauf, dass Sie das Präsentierte unterstützen anstatt davon abzulenken.

2. Infografiken für ein besseres Verständnis

Eine gute PowerPoint-Präsentation setzt zwar auf ein minimalistisches Design, doch vor allem ein paar nützliche Grafiken können komplexe Zusammenhänge veranschaulichen und das Verständnis erleichtern. Außerdem kann die visuelle Darstellung von Daten den Anteil des Textes auf den Folien verringern.

In PowerPoint stehen Ihnen SmartArt-Grafiken zur Verfügung, mit denen Sie betriebliche Abläufe, Projektphasen, Hierarchien und vieles andere visuell darstellen können. Klicken Sie dafür auf “Einfügen”, anschließend auf “SmartArt” und wählen Sie eine Grafik aus, die für ihre Zwecke passt. Diese können Sie nun mit Inhalt befüllen.

3. Nutzen Sie hochwertige Bilder und Grafiken

Als Sie die Präsentation am Laptop vorbereitet haben, sahen alle Bilder noch gestochen scharf aus. Doch während des Vortrags merken Sie: Mit dem Beamer – vielfach vergrößert – sind die Fotos verpixelt und verschwommen. Dies lässt sich vermeiden, indem Sie nur hochauflösende Bilder und grafische Elemente verwenden, die auch bei vielfacher Vergrößerung noch scharf sind.

Dazu können Sie zum Beispiel kostenlose Bildportale wie Unsplash und Pixabay oder Ihre offiziellen Firmenbestände nutzen. Testen Sie die Präsentation vorab mit dem Beamer um sicherzugehen, dass alle Fotos und Grafiken auch beim Live-Vortrag gut aussehen.

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4. Wählen Sie passende Schriftarten

Schreibmaschinenschrift oder “Comic Sans”, klassisch-elegant oder Vintage-Look: Bei so vielen Schriftarten in PowerPoint haben Sie die Qual der Wahl. Die Empfehlung liegt hier bei einer professionellen und modernen Schriftart: Der Trend geht zu leichten Schriften wie Calibri und Calibri Light, die in allen modernen Microsoft-Office-Paketen ab 2013 enthalten sind.

5. Die richtige Farbwahl

Wirkt ein hellgelber Hintergrund professionell? Welche Schriftfarbe passt am besten zu einer azurblauen Grafik? PowerPoint bietet Ihnen endlose Kombinationsmöglichkeiten. Tipp: Beschränken Sie sich auf wenige Farbtöne, die miteinander harmonieren und außerdem gut leserlich sind.

Besonders gut kombinierbar sind Farben mit der gleichen Farbfamilie, wie zum Beispiel Gelb, Ocker und Orange. Auf Coolors oder Color Hunt finden Sie fertige Farbpaletten für das Design Ihrer PowerPoint-Präsentation. Tipp: Wenn Sie im Unternehmen eine etablierte Corporate Identity inklusive CI-Farben nutzen, dann verwenden Sie diese auch für Ihre Präsentation. Das wirkt professionell.

6. Einheitliches Design der Folien

Achten Sie darauf, dass Ihre Folien stets aufeinander abgestimmt sind. Ist das Firmenlogo immer an exakt derselben Stelle? Sind die Ränder einheitlich und ist die Schriftfarbe gleich? PowerPoint bietet Ihnen vorgefertigte Designs, die sie unter der Registerkarte “Entwurf” finden. Zu jeder Vorlage gibt es verschiedene Abwandlungen, die Sie in der Gruppe “Varianten” finden. Rechts daneben ist ein nach unten weisender Pfeil. Klicken Sie darauf, um Farben, Schriftarten und vieles mehr nach Belieben anzupassen.

7. Stimmen Sie das Layout auf den Inhalt ab

Die einzelnen Folien sollten widerspiegeln, über was Sie in Ihrer PowerPoint-Präsentation sprechen. Mit einem geschickten Design können Sie zum Beispiel verdeutlichen, dass Sie gerade zwei Sachverhalte miteinander vergleichen.

Das Design sollte außerdem zeigen, wo ein neuer Abschnitt beginnt. Für Folien, die zum selben Unterpunkt gehören, gilt das Prinzip der Einheitlichkeit. Das Layout einzelner oder mehrerer Folien können Sie mit dem Folienmaster in PowerPoint gestalten. Wählen Sie dazu die Registerkarte “Ansicht” und klicken Sie auf die Schaltfläche “Folienmaster”.

4. Präsentieren mit PowerPoint: Tipps für Ihren Vortrag

Sie haben es geschafft! Sie haben das Thema ausgearbeitet, den Text formuliert und die PowerPoint-Folien gestaltet. Aber was sollten Sie beachten, wenn Sie Ihren Vortrag vor echtem Publikum präsentieren? Wie schaffen Sie es, die Zuhörer zu begeistern und ihr Interesse zu wecken? Mit unseren Tipps rund um das Vortragen Ihrer PowerPoint-Präsentation wirken Sie souverän und sicher.

  • Wählen Sie einen interessanten Einstieg, der die Neugier der Zuhörer weckt. Sie könnten zum Beispiel eine kurze Anekdote erzählen, eine rhetorische Frage stellen oder eine ungewöhnliche Statistik präsentieren.
  • Sprechen Sie langsam und legen Sie öfter mal eine Pause ein. Das strahlt innere Ruhe aus und gibt ihrem Publikum Zeit, die Informationen Ihrer PowerPoint-Präsentation aufzunehmen. Noch ein Tipp: Setzen Sie einen visuellen Anker, der Sie während des Vortrags daran erinnert, nicht zu schnell zu sprechen. Das kann zum Beispiel ein Sticker auf Ihrem Laptop sein oder ein Zeichen, welches Sie sich auf die Hand malen.
  • Lebendiger wird Ihr Vortrag, wenn Sie Ihre Stimmlautstärke ab und zu variieren. Auf diese Weise können Sie besonders wichtige Inhalte akustisch hervorheben.
  • Beziehen Sie das Publikum mit ein. Stellen Sie zwischendurch Fragen, um die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer hochzuhalten.
  • Schließen Sie mit einem Fazit ab, welches das Gelernte zusammenfasst. Überlegen Sie sich dafür einen Abschluss, der dem Publikum in Erinnerung bleibt. Das kann ein passendes Zitat oder ein Call-to-Action sein, also eine Aufforderung an Ihr Publikum, jetzt aktiv zu werden.

Sie halten einen Vortrag auf Englisch? Werfen Sie doch einen Blick auf diese passenden Formulierungen und Tipps für einen Vortrag auf Englisch.

5. Alternativen zu PowerPoint

Natürlich müssen Sie Ihre Präsentation nicht mit PowerPoint gestalten. Es gibt eine Reihe an alternativen Programmen, die Sie für Ihren Vortrag nutzen können – zum Beispiel die folgenden webbasierten Tools:

1. Dynamische Präsentationen mit Prezi

Mit Prezi können Sie besonders kreative Präsentationen erstellen. Der Clou dabei ist, dass die Folien nicht linear hintereinander geschaltet werden. Stattdessen zoomen Sie sich von einem interessanten Hintergrundbild ausgehend in die einzelnen Punkte und Unterpunkte Ihrer Präsentation ein und wieder aus.

Egal, ob Sie Ihre Social-Media-Strategie oder den Quartalsbericht vorstellen – Prezi bietet Ihnen vielfältige, ansprechende Templates, die zu Ihrer Präsentation passen. Natürlich können Sie auch Ihre eigene Vorlage designen. Wichtig ist, dass Sie die Inhalte in Prezi sinnvoll miteinander verknüpfen. Für sehr komplexe Präsentationen eignet sich das Tool eher nicht, weil die Zuhörer schnell den Überblick verlieren können.

2. Google Slides für Teams

Google Slides ist ein kostenloses Tool, in dem Sie ähnlich wie in PowerPoint, Folien erstellen können. Ein wesentlicher Unterschied besteht darin, dass Sie Google Slides nicht installieren müssen. Deshalb ist es leichter, Inhalte mit anderen zu teilen und gemeinsam an Präsentationen zu arbeiten, auch wenn Sie oder Ihre Kollegen remote arbeiten.

Wie in PowerPoint können Sie Fotos, Online-Videos und andere Inhalte einbinden. Sie können auf Designvorlagen zurückgreifen oder Ihr eigenes Layout für Ihre Präsentation erstellen.

Fazit: PowerPoint und Vortrag gehen Hand in Hand

Egal, ob Sie sich für den beliebten Klassiker PowerPoint oder für ein alternatives Tool entscheiden – auch das spannendste Thema wird das Publikum nicht begeistern, wenn es nicht ansprechend vorgetragen wird. Daher ist die gezielte Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg Ihrer PowerPoint-Präsentation. Mit unseren Tipps fällt es Ihnen in Zukunft leichter, ansprechende Vorträge zu halten, die das Publikum mitreißen.

Sie möchten das Thema noch vertiefen? In unseren Fachkräfteseminaren lernen Sie, wie Sie zielgruppengerechte Vorträge gestalten und souverän vor anderen Menschen sprechen. In praktischen Übungen proben Sie den gezielten Einsatz Ihrer Stimme und Körpersprache. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Ihr Lampenfieber besiegen und auch mit Unterbrechungen gekonnt umgehen. Für Ihre nächste PowerPoint-Präsentation wünschen wir Ihnen viel Erfolg.

Wir bringen Sie und Ihr Team voran!

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