Strukturiertes Arbeiten: Mindtools für den Berufsalltag

Der Posteingang quillt beinahe über, das nächste Meeting steht bevor, ein Kunde ruft an – und zwischendurch soll auch noch ein Fachartikel gelesen werden. Täglich prasselt eine enorme Informationsflut auf uns ein. Kein Wunder, dass es vielen Menschen zunehmend schwerfällt, den Überblick zu behalten und den Arbeitsalltag sinnvoll zu strukturieren. Wir stellen Ihnen einige bewährte Mindtools vor, die Ihnen helfen können, gedankliche Ordnung ins Infochaos zu bringen.

Was ist ein Mindtool?

Bei unserer Tätigkeit im Büro fokussieren wir uns auf unsere Aufgaben: sei es eine anstehende Präsentation, eine wichtige Verhandlung oder eine Konferenz. Unser Gehirn befindet sich dann im Arbeitsmodus. Und das ist wörtlich zu verstehen: Bestimmte Hirnregionen sind messbar aktiver als andere. Dieser Zustand hilft uns, unsere Arbeit zu machen.

Doch wenn wir kreative Lösungen finden wollen, müssen wir uns in einen anderen Modus versetzen. Schauen wir etwa eine Weile einfach nur aus dem Fenster, hören Musik oder lesen Literatur, ist unser Gehirn weiterhin aktiv. Allerdings in einer Art Tagtraum-Zustand, der es ermöglicht, zum Beispiel überraschende Verbindungen zwischen verschiedenartigen Dingen zu sehen, wo es vorher keine zu geben schien.

Mindtools sind, allgemein ausgedrückt, Methoden, die helfen können, diesen Zustand zu erreichen – und indem sie Ordnung ins Gedankenchaos bringen, fördern sie unsere Produktivität und Kreativität.

Wie verarbeitet das Gehirn Informationen?

Aus den Neurowissenschaften wissen wir, dass jede Erfahrung – zumindest kurzfristig – in unserem Gehirn gespeichert wird. Dabei werden bestimmte Neuronen miteinander verknüpft. Die Schwierigkeit besteht häufig nicht darin, dass Informationen im Gehirn wirklich verloren gehen. Es ist bloß nicht immer so einfach, sie wiederzufinden. Informationen sollten also so gefiltert werden, dass sie an einer Stelle im Gehirn landen, an der wir sie auch wieder abrufen können.

4 Tipps, mit denen Sie Informationen besser strukturieren und behalten

Bei der täglichen Informationsflut fällt es uns oft schwer, den Überblick zu behalten. Folgende vier Tipps können Sie dabei unterstützen:

1. Externalisieren

Wenn Ihnen zum Beispiel einfällt, dass Sie morgen ein wichtiges Paket verschicken müssen, legen Sie es gleich in diesem Moment an die Bürotür. Die Idee: Belasten Sie Ihr Gehirn nicht mit Tausenden von kleinen Dingen, an die Sie sich erinnern müssen. Nutzen Sie Ihre Umwelt, um sich diesbezüglich zu entlasten.

2. Mit der Hand schreiben

Sie tippen Ihre Ideen und Gedanken ins Smartphone oder Ihren Laptop ein? Besser wäre es, wenn Sie Papier und Stift nähmen. Studien zeigen, dass wir Handgeschriebenes deutlich besser und länger behalten.

3. Prioritäten setzen

Nehmen Sie sich morgens einen Moment Zeit, um Ihre Aufgaben zu sortieren. Was ist wichtig, was ist dringend? Hilfreich sind To-Do-Listen oder sogar Karteikarten. Letztere können Sie farblich unterscheiden oder in eine bestimmte Anordnung auf Ihrem Schreibtisch bringen. So haben Sie immer im Blick, was gerade Vorrang haben sollte.

4. Den Kopf frei bekommen

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie die Arbeit auch in Ihrer Freizeit nicht loslässt, kann es helfen, alle Sorgen einmal aufzuschreiben. Sonst verbringen Sie die Zeit zuhause damit, an die Arbeit zu denken – und im Büro denken Sie vielleicht, was zuhause alles liegen geblieben ist. Verschaffen Sie sich Freiraum, indem Sie Ihre Gedanken zu Papier bringen und ihnen somit einen eindeutigen Platz zuweisen.

Beispiel für ein Mindtool: Mindmapping

Ein bekanntes Mindtool ist das Mindmapping. Sie stellen dabei mit Hilfe eines Baumdiagramms visuell dar, wie Assoziationen und einzelne Ideen miteinander zusammenhängen.

Für das Mindmapping gibt es verschiedene Anwendungsmöglichkeiten:

• Nach dem Brainstorming (allein oder mit Kollegen) bringen Sie Ihre Ideen damit in eine Form, die die einzelnen Einfälle miteinander verbindet und in eine sinnvolle, erinnerbare Ordnung bringt.
• Sie können mithilfe von Mindmaps auch Schlagwörter und Inhalte von Fachtexten so gliedern, dass Sie Zusammenhänge leichter erkennen und behalten.
• Auch für Vorträge und Präsentationen kann eine Mindmap sinnvoll sein. Denn damit auch andere verstehen und behalten, was Sie sagen, müssen Sie Kernbotschaften formulieren und die Verbindungen zwischen Ihren Gedankenschritten nachvollziehbar machen.

Hilfreich sind dabei großformatige Flächen wie Whiteboards, auf denen Sie genug Platz haben, um Ihre Mindmap Schritt für Schritt aufzeichnen zu können, oder auch Software-Tools wie etwa das verbreitete Programm Mindmeister.

Struktur im Kopf kann man lernen

Manchen Menschen fällt es von Natur aus leichter, mit vielen Informationen gleichzeitig umzugehen, sie zu strukturieren, in eine sinnvolle Ordnung zu bringen und auch nach langer Zeit noch abzurufen. Solche Personen sind allerdings eher die Ausnahme als die Regel. Strukturiertes Lernen und zielbewusste Arbeitsorganisation beruhen allerdings nicht nur auf Talent, sondern lassen sich auch erlernen. Probieren Sie dazu doch einfach mal eine der Methoden aus, die wir Ihnen vorgestellt haben, und finden Sie heraus, bei welchen Projekten Ihnen welches Mindtool am besten hilft.

Weiterführende Informationen über Mindtools und viele weitere Ideen für mehr Struktur im (Arbeits-)Alltag erhalten Sie in unserem Workshop. Dabei finden Sie zunächst heraus, welcher Struktur-Typ Sie sind, und arbeiten auf Wunsch an Ihrem konkreten Anwendungsfall mit ganz unterschiedlichen Mindtools. Sie erfahren, wie Erinnerung und Gedächtnis funktionieren – und nehmen dabei viele verschiedene Anregungen für Ihre Arbeit mit.