Öfter mal Nein sagen: Wie Sie im Berufsalltag Grenzen setzen

Der Schreibtisch ist voll mit Unterlagen und auf Ihrer To-Do-Liste stehen mehr Aufgaben, als Sie schaffen können – und dann ruft Ihr Chef an und bittet Sie, eine dringende Aufgabe zu übernehmen. Am liebsten würden Sie in dieser Situation vermutlich Nein sagen. Aber das fällt Ihnen schwer. Dabei kann ein Nein auch Vorteile bringen. Warum das so ist, und wie Ihnen das Neinsagen leichter fällt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Immer nur ja zu sagen birgt Risiken

Im Job Nein zu sagen, wenn es nötig ist, ist wichtig. Denn wenn Sie sich immer mehr Aufgaben aufladen, laufen Sie Gefahr, sich chronisch zu überlasten – was sich negativ auf die Qualität Ihrer Arbeit und eventuell sogar auf Ihre körperliche und psychische Verfassung auswirkt. Unter übermäßigem Zeitdruck arbeiten die meisten Menschen zudem auf lange Sicht schlechter. Und bei Kollegen und Vorgesetzten entsteht möglicherweise der Eindruck, dass Sie stets verfügbar sind, sodass diese bei Ihnen unliebsame Aufgaben „abladen“ – und es möglicherweise nicht akzeptieren, wenn Sie später doch einmal Nein sagen. Darunter können auch Ihr Selbstbewusstsein sowie Ihr Durchsetzungsvermögen im Privatleben leiden – wer sich stets für andere aufopfert, vergisst mitunter seine eigenen Bedürfnisse.

Aber warum fällt das Neinsagen eigentlich vielen Menschen so schwer?

Nein gibt’s nicht? Warum es schwer fällt, Grenzen zu setzen

Wer nicht Nein sagen kann, hat möglicherweise Angst, andere dies negativ aufnehmen könnten. Vielleicht fürchten Sie, Sie wirkten unkollegial, unflexibel, faul, egoistisch – oder überfordert. Hier kann ein Perspektivwechsel helfen: Wie nehmen Sie selbst es wahr, wenn ein Kollege Sie nicht unterstützen kann? Hegen Sie wirklich negative Gefühle gegen das Teammitglied? Vermutlich nicht. Und in aller Regel werden Ihre Kollegen das auch nicht tun.

Ein weiterer Grund liegt in einer „ungesunden“ Selbstwahrnehmung oder gesteigertem Perfektionismus. Manche Menschen haben extrem hohe Ansprüche an das eigene Leistungsvermögen. Sie wollen alles schaffen können und neigen dazu, sich zu überfordern. Aber: Ihr Selbstwert sollte nicht allein von Ihren Leistungen abhängen. Im Gegenteil: Sie sind selbst dafür verantwortlich, mit Ihren Ressourcen zu haushalten und zu kommunizieren, wenn Sie etwas nicht zusätzlich leisten können. Das beugt einer chronischen Überlastung und einem möglichen Burnout vor. Das wäre nicht nur für Sie dramatisch. Auch Ihr Arbeitgeber hat Nachteile, wenn Sie krankheitsbedingt für längere Zeit ausfallen.

Im folgenden Abschnitt erhalten Sie erste Tipps, mit denen das Neinsagen leichter fällt.

6 Tipps, mit denen Sie besser Grenzen setzen

Eines vorweg: Natürlich ist es zunächst positiv, wenn sie sich mit Ihrer Arbeit identifizieren und mit Leidenschaft bei der Sache sind. Doch sollten sie dabei Ihre eigenen Bedürfnisse nicht über die anderer Menschen stellen – und folglich ab und an Nein sagen, wenn es nötig ist.

Tipp 1: Alternativen anbieten

Vielleicht fällt es Ihnen leichter, Nein zu sagen, wenn Sie gleichzeitig eine alternative Lösung vorschlagen. Sie könnten zum Beispiel sagen: „Bis nächste Woche schaffe ich die Präsentation leider nicht, das ist zu knapp. Bis Mitte der übernächsten Woche kann ich es aber gut schaffen.“ Oder Folgendes: „Leider habe ich zu viel zu tun für die ganze Aufgabe. Aber lass uns doch einmal überlegen, ob ich einen Teil übernehmen kann.“

Tipp 2: Klar kommunizieren

Manche Menschen haben aus oben genannten Gründen ein schlechtes Gewissen, wenn sie Nein sagen. Mitunter entschuldigen Sie sich dann wortreich und umständlich, wenn sie doch einmal eine Anfrage ablehnen. Das sollten Sie nicht tun, denn damit bringen Sie sich in eine defensive Position. Kommunizieren Sie Ihr „Nein“ stattdessen freundlich, aber bestimmt. Das wird Ihr Gegenüber nicht vor den Kopf stoßen – im Gegenteil: Wenn Sie Ihre eigenen Grenzen kennen und setzen, werden andere Menschen diese mit höherer Wahrscheinlichkeit auch respektieren.

Tipp 3: Job und Freizeit trennen

Die ständige Erreichbarkeit macht es nicht gerade einfacher, auch mal Nein zu sagen. Denn so eine E-Mail ist rasch zwischendurch beantwortet, auch wenn eigentlich gerade Zeit für die Familie sein sollte. Hierin lauert eine große Gefahr: Denn wenn Sie zwischen Job und Freizeit nicht trennen, werden Sie möglicherweise beidem nicht ganz gerecht. Hilfreich ist es stattdessen, mit Kollegen und Vorgesetzten die Zeiten, in denen Sie erreichbar sind, abzusprechen. Halten Sie sich konsequent daran – und empfangen Sie berufliche E-Mails nicht auf dem privaten Smartphone.

Tipp 4: Die magischen 3 Ws

Wer nicht Nein sagt, dem kann es passieren, dass Kollegen ihn (unabsichtlich) ausnutzen. Ein guter Schutz dagegen liegt auch hier in der richtigen Kommunikation – zum Beispiel mit den „3 Ws“. Wenn Sie also Gefahr laufen, ausgenutzt zu werden, kommunizieren Sie

• wie Sie sich durch das Ausnutzen fühlen („gestresst“, „unfair behandelt“, etc.),

• wie sich das auswirkt (zum Beispiel: „Ich bin überlastet und schaffe meine eigentlichen Aufgaben nicht.“) und

• was Sie sich für die Zukunft wünschen (beispielsweise „Lass uns beim nächsten Mal früher miteinander sprechen und die Aufgaben besser verteilen.“).

Das ist deutlich besser, als Ihrer Kollegin vorzuwerfen: „Immer muss ich deine Aufgaben mitmachen.“

Tipp 5: Prioritäten setzen (lassen)

Wem vor allem dem Chef gegenüber das Neinsagen schwerfällt, der kann sich mit einem kleinem Trick behelfen und beispielsweise sagen: „Ich übernehme die Aufgabe gerne, habe aber auch noch folgende Dinge zu erledigen. Welch Aufgabe ist Ihrer Ansicht nach die wichtigste?“ So liegt der Ball im Feld des Vorgesetzten und er muss entscheiden. Machen Sie transparent, welche Projekte Sie gerade bearbeiten – und dass zusätzliche Aufgaben vielleicht dazu führen, dass Sie Abgabetermine verschieben müssen.

Tipp 6: Üben, üben, üben

Wie bei Vielem im Leben ist es auch beim Grenzen setzen so, dass es mit etwas Übung leichter wird. Am Anfang haben Sie vielleicht noch feuchte Hände und Herzklopfen, wenn Sie dem Chef einen Wunsch abschlagen. Vertrauen Sie darauf, dass es von Mal zu Mal leichter wird – vor allem wenn die negativen Konsequenzen, die Sie möglicherweise befürchten, ausbleiben. Nein zu sagen schadet auch bei Beurteilungen nicht – im Gegenteil. Ein gut begründetes Nein ist für die Karriere sogar eher förderlich. Denn damit erarbeitet man sich bei Kollegen und Vorgesetzten mehr Respekt, als wenn man einfach alles widerspruchslos hinnimmt.

Methoden, die Ihnen dabei helfen, Ziele konsequent zu verfolgen und Ihr Durchsetzungsvermögen zu stärken, vermittelt Berlitz im Business-Seminar „Mit Selbstsicherheit überzeugen“.

Weniger Stress erleichtert das Neinsagen

Ab und zu Nein zu sagen reduziert den Stress am Arbeitsplatz. Doch auch Termindruck, Monotonie oder fehlende Anerkennung können Auslöser für Stress sein. Lesen Sie hier, wie Mitarbeiter und Unternehmen solche Stressquellen reduzieren können – und damit eine angenehme, produktive Atmosphäre schaffen.