英语学习 | 如何写出漂亮的信件与Email？

对非英语母语人士来说，撰写英文信件和电子邮件可能有些困难，但对许多人而言，这是工作中不可避免的。

如果你在工作中需要用到英语，或是在英语国家生活，你就需要学会如何用英语写邮件。

虽然困难，但好处在于，一旦你掌握了标准的信件格式，比如问候语和结束语，如何排版内容，写起来得心应手。

我们想通过这份指南让你学会如何撰写英文信件，包括常见表达和一些有用的小技巧。

目录

• 为什么要学习写英文信件？
• 如何用英语写正式或商务信件
• 如何用英语写非正式信件
• 如何用英语写电子邮件
• 让人眼前一亮的落款

为什么要学习写英文信件？

为什么要努力学习用英语写信和电子邮件呢？因为英文信件是很多人日常生活的一部分。

你经常需要书面沟通：找工作的时候要写英文求职信，工作时需要发英文邮件。

和跨国同事交流或者想要谋得与英语相关的工作机会时，也需要出色的英文信件写作技巧。掌握这门艺术不仅会让你更专业，还会帮助你更准确地表达自己。

需要记住的重要信件词汇

在正式分享前，我们应确保对于一些有关信件的术语理解是一样的。

如何用英语写正式或商务信件

用英语写正式信件需符合商务英语规范，并熟练运用企业用语。无论是表扬信还是投诉信，都要以礼貌且专业的态度表达。

而且，在写正式或商务信件时，必须遵循特定的格式，比如将地址和日期等信息放在纸张的特定位置。

下面将讲解如何撰写正式信件，信件如何开始和结束。

正式信件格式

正式邮件遵循简单的问候 - 正文 - 结尾的格式，正式信件的格式稍微复杂一些，需要额外写一些寄件人、收件人信息。

英文信件在整体布局上有一定灵活性，但通常，正式信件应在纸张的左上角写明寄信人详细信息（如姓名、地址、电子邮件和电话号码），而收件人详细信息则写在右下方。在这两部分下方，信件才正式开始。

看看这个例子，了解正式信件的格式。

Ethan Thompson
456 Oak Avenue,
Sunnyville, USA
ethan.thompson@example.com

Samantha Reynolds
123 Maple Street,
Anytown, USA
sam.reynolds@example.com
June 15, 2023

Dear Mr. Thompson,

… and then continue your letter.

If you’re writing a letter regarding a job application or a specific issue, you’d want to include the job application number or the reference number. The best place to put those numbers is before the greeting. In that case, your letter layout might look like this:

Ethan Thompson
456 Oak Avenue,
Sunnyville, USA
ethan.thompson@example.com

Samantha Reynolds
123 Maple Street,
Anytown, USA
sam.reynolds@example.com
June 15, 2023

Re: Job application no. AAA000

Dear Mr. Thompson,

英文信件如何标注日期

在用英语写信时，日期的规则取决于信件的类型和国家。

在正式信件中，应始终以完整的形式写日期，避免使用缩写。比如29-06-2023或2023/06/29。在美国，可以写：June 29th, 2023，在世界其他国家，可以写：29 June 2023（不用逗号）。在一些亚洲国家，也可以写成2023 June 29（没有逗号）。

在非正式信件中，日期可以缩写。在美国，可以这样缩写：29-06-2023（日-月-年）。在其他国家，可以如此倒过来写：06-29-2023（月-日-年）。在数字之间，你还可以使用斜线（/）或句点（.）代替破折号（-）。

正式信件称呼

信件开头尽可能写明收信人是谁。

但许多情况下，你可能不知道对方的姓名或性别。这种情况下，你可以使用更通用的开头。

以下是你可以根据写信对象选择的收信人称呼。

正式信件如何开头

现在你知道如何称呼收信人了。接下来，我们学习如何开头。

俗话说万事开头难。只要开头处理好了，其余部分就水到渠成。

我们列举了下面的表格，提供了不同情境信件的开头。

求职信的开头

求职信开头要在雇主面前留下难忘的第一印象、打造自己专业而有能力的人设。

询问信

无论是在寻找关于特定事项的详细信息，还是求问某种情况背后的原因，你的询问信件都应该是礼貌且开门见山的。

投诉信

写一封投诉信是需要下决心的。你可能担心显得粗鲁，或伤害到别人的情感，也可能难以恰当和专业地表达愤怒或沮丧。以下是一些示例，教你如何让投诉读上去既不失礼又保有威严。

道歉信

“抱歉”是很难说的词。但不管说这个词有多难，道歉在很多情况下是必要的。你可能需要为某个简单的误解或未按时完成项目而道歉。以下表格会教你如何写一封真挚和友善的道歉信，你还可体会，如何用书面语言，让对方感受到你的诚挚歉意。

回复咨询的信

有时，你可能需要回复别人的询问或解决其问题。下面教你如何回复客户或同事的询问信，以个人名义或公司名义皆可。

广告信

撰写一封能抓人眼球的广告信可不容易。此类信函通常由专业撰稿人负责撰写，利用文案和心理学原理抓住潜在客户的兴趣点，说服人们购买广告信中的产品或服务。

如何结束正式信件

结尾部分要专业有礼貌，并非每种结束方式都适用于正式信件，这取决于开头部分如何称呼对方。

下面是一张关于正式信件最常见结束语的表格，并附有使用情景。

在结束语之后，你还可以选择添加一个附言（PS）。

PS（或P.S. - 两种形式都是正确的，取决于你是否想使用点号）是拉丁语post scriptum的缩写，意为“在文字之后”。这是你在信件结束后添加的评论，用于添加额外信息。

这是强调你在信中提到的某事、提及额外细节或简单为你的信件添加个人风格的好方法。

如何用英语写非正式信件

毫无疑问，写非正式信件比写正式信件要容易得多。与正式信件不同，非正式信件不需要显得专业有礼或流利运用商务英语。

非正式信件可用于讲述最近发生在你身上的事情、与朋友和熟人分享大小新闻、邀请人参加聚会，或仅仅是与许久没联系的人打个招呼。

下面，我们将分享一些用英语开始和结束非正式信件的方法。

非正式信件称呼

非正式信件的称呼方式有很多，你的选择应取决于你与对方的亲近程度。

给你最好的朋友写信时，你可以轻松地开始，比如“Hey girl”（嗨，姐妹）或“Hey buddy”（嘿，朋友）。但是给一个较为疏远的熟人写信时，你应该以稍微正经点的方式开始，比如一个经典的“Hello”（你好）。可以参考这里100+种用英语说“你好”的表达。

一个安全的经验法则是：如果你不太了解对方，但关系友好，可以选择一个更普适的问候，如简单的“Dear [First Name]”（亲爱的[名字]）。

非正式邮件如何开头

非正式信件的开头没有固定标准，可以按照你的想象力和创造力来写。正式信件通常使用标准的商务用语，而非正式信件在结构和内容上更加灵活，可以根据情境和与对方的关系随意些来写非正式信件。

非正式信件如何结束

非正式信件通常以轻松、温暖和随意的方式结束。可以选择从标准的“Cheers”（祝好）或“Best”（祝好）的结尾，到更亲密的“xoxo”（抱抱你）或“Hugs and kisses”（亲吻与拥抱）。

最随意和温暖的结束语，可以留给最亲密的朋友和家人，而对于那些关系友好但不是很亲近的人，可以使用更通用的结束语，比如“Best”（祝好）或“Warm regards”（热忱问候）。 在这里了解，用英语说再见的各种方式。

如何用英语写Email

用英语撰写电子邮件要注意收件人和使用场合，不要向过于严肃的老板发送过于随意的电子邮件。

除此之外，还有一些撰写电子邮件的普遍规则需要注意：

• 使用专业的电子邮件地址和用户名，放弃你年少时创建的令人尴尬的电子邮件地址和用户名吧！
• 邮件主题力求清晰简洁，用几个词总结你此封邮件的来意。
• 避免在电子邮件中使用过于随意或非正式的语言、俚语或缩写，除非收件人是好朋友。
• 避免使用太多表情符号。如果你认为必要，可添加一两个。表情符号是为Email增添青春活力和轻松氛围的好方式，只是不要过多使用。
• 注意文化差异，不同的文化可能有不同的沟通风格和讲究。熟悉受众的文化期望，确保邮件是尊重他人和适当合宜的。
• 段落文字尽量短，没人愿意读冗杂的长字经。
• 使用视觉上易读的字体，如Arial、Times New Roman或Calibri，字号在10到12之间。避免使用过多的颜色或花哨的字体，它们会分散注意力且难以阅读。
• 当然，记得使用恰当的问候语和结束语。

让人眼前一亮的落款

刚刚介绍了很多用英语写信和电子邮件的开头和结尾方式，但这并不意味着你只能按部就班照做。其实你想怎么写都是可以的，这代表你的个人风格，而你的落款也可以恣意发挥。

Toodaloo!（再见啦！）

看完这份详尽的信件称呼、开头和结束语教程后，希望你在撰写下一封信件、商务Email、情书或求职信时，会更有信心！

如果你想用更多的英语词汇来丰富自己的邮件和信件，欢迎查看我们的英语博客。