Motivos para realizar uma one on one meeting

Se o maior problema corporativo tem sido a comunicação, a melhor resolução também é por meio dela. Adotar um modelo de one on one meeting nas empresas é uma excelente maneira de fortalecer as relações interpessoais. Existem alguns motivos para isso:

  1. identificação de desafios: quando conversamos com cada um dos membros da equipe de forma individual, é mais fácil de entender suas dificuldades, compreender as expectativas e traçar metas palpáveis;

  2. comunicação transparente: não significa que você deve se tornar o melhor amigo de cada um, mas deixar um canal aberto e direto para que os colaboradores tenham a segurança de expor suas ideias e receber feedbacks;

  3. fortalecimento interpessoal: este contato individualizado e a troca das experiências contribuem fortemente para a construção de um relacionamento mais estável e de confiança. Não estamos mais falando de uma hierarquia fechada onde o gestor é o chefe manda em todos, mas aqui, o gestor ouve e faz com todos.

Além destes motivos, realizar a one on one também tem um benefício bastante expressivo na vida dos gestores que não conseguem falar sobre todos os assuntos com todos os membros da equipe, uma vez que cada um tem um nível de confiança e responsabilidade diferente.

De outra maneira, é dizer que você deve focar em mostrar o porquê das coisas, mas também ouvir dele diretamente o que está errado é essencial para o desenvolvimento dos negócios.

Impacto no crescimento dos negócios

As reuniões one on one estão intimamente ligadas ao desempenho das equipe e ao impacto no crescimento do lucro, principalmente pelo desenvolvimento das soft skills e hards skills. A depender do tipo de equipe, é preciso mais de um ou mais de outro. Em equipes comerciais, o equilíbrio entre essas habilidades é uma luta constante, e faz parte da tarefa de um gestor entender qual lado da balança precisa ser equilibrado.

Identificação de talentos

Existem colaboradores mais tímidos, mas com habilidades extremamente úteis para toda a equipe, e o momento de uma reunião individualizada é perfeito para descobrir isso.

As reuniões one on one facilitam a identificação de competências únicas e, até mesmo, interesses e novas ideias. Isso ajuda no direcionamento daquele funcionário para funções e projetos mais adequados às habilidades que possui.

Melhoria na performance

De fato, uma das primeiras coisas que são notáveis ao iniciar com certa frequência os one on one meetings é a melhoria na performance geral.

Durante essas reuniões, podem existir momentos estruturados de acompanhamento e feedback. Isso faz com que o gestor identifique em um curto período problemas sérios e que podem estar comprometendo toda a operação.

Alinhamento dos objetivos

Se você está conversando com um colaborador que está prestes a ganhar novas atribuições, é imprescindível que apresente quais são os objetivos do projeto para que ele entenda se tem capacidade técnica. Se não, ele deve ser redirecionado para outra função ou ganhar um treinamento específico.

Com reuniões individuais, o alinhamento é mais simples de ser feito, uma vez que é um espaço seguro e confidencial para expor limitações, receios e habilidades disponíveis.

Estrutura ideal de uma reunião one on one

Não existe estrutura ideal para uma reunião one on one. Se você pesquisar, encontrará diversos modelos de reuniões one on one, porém, cada uma funciona de uma forma a evidenciar algum aspecto. A melhor estrutura é aquela que atende ao que seus gestores precisam na hora da conversa individual.

A seguir, você terá um exemplo de como elaborar sua reunião one on one. Mesmo que você opte por uma personalização, a nossa estrutura tem uma efetividade funcional para iniciar a implementação dessa ferramenta.

Preparação prévia

Antes de começar uma reunião one on one, o gestor precisa entender qual será a frequência disponível na agenda que não atrapalhe o desempenho dos colaboradores. Além disso, é preciso entender qual será a duração de cada uma das reuniões para não ficar algo maçante e pesado.

Durante uma reunião com toda a equipe, é necessário compartilhar essa ideia, escutar a opinião dos liderados e fazer combinados sobre os dias da semana e horário que acontecerão as reuniões. Ao gerenciar uma equipe que trabalha de forma híbrida, você precisa considerar se elas devem acontecer presencialmente ou de forma remota.

Por fim, você precisa preparar um roteiro. Embora a reunião one on one parta muito mais do que o colaborador quer falar, o gestor precisa ter algumas pautas para guiar esta conversa. Elas podem ser:

  • alcance de metas;

  • desenvolvimento dos projetos;

  • dificuldades da função;

  • problemas ocasionais na equipe;

  • bem-estar;

  • novas propostas e ideias;

  • feedbacks construtivos.

Durante a reunião

O ambiente de uma reunião one on one precisa ser de confiança. Você deve conduzir a reunião em um ambiente privado onde o colaborador saiba que pode se sentir à vontade para se expressar abertamente.

Uma técnica é a escuta ativa. Significa que você deve prestar atenção de forma genuína e integral ao que o colaborador tem a dizer. Às vezes, o segredo está em uma frase que gera todo o descontentamento dele ou as dificuldades que está enfrentando.

Se você tiver dúvidas, faça perguntas abertas, estimule o diálogo com questões que permitam ao colaborador expressar melhor suas ideias e opiniões para que você também tenha mais informações para ajudar.

Não se esqueça de levar um caderno. Pegue uma folha em branco e registre os principais pontos abordados na reunião para o acompanhamento na próxima. Saia da reunião com os próximos passos e datas definidos.

Outras dicas são:

  • utilize uma linguagem inclusiva e livre de preconceitos;

  • entenda que alguns comportamentos partem da diversidade cultural;

  • esteja sempre aberto para escutar sem julgamentos;

  • torne a conversa descontraída;

  • identifique problemas e conflitos ocultos.

Após a reunião

O ideal é que você formalize os combinados de forma que apenas você e o colaborador saibam. Utilize uma planilha de registros para acompanhamentos e históricos. Estude o progresso e mantenha contato com o colaborador para entender o andamento das ações definidas, sempre oferecendo suporte e feedback contínuo. 

Feedback personalizado e seu valor para o desenvolvimento

O colaborador que tem medo de receber um feedback pode estar passando por duas situações: falta de confiança no gestor ou medo de estar fazendo algo errado. Independentemente, o feedback é um dos pilares fundamentais da reunião one on one, no entanto, o colaborador deve se sentir confortável nos momentos de devolução. 

O feedback em uma one on one meeting deve estar relacionado com os assuntos da reunião ou sobre ações e estratégias que estão acontecendo. De nada adianta o gestor trazer algo do passado que já foi resolvido para dar lição de moral ao colaborador. Não seja esse tipo de líder.

É importante diferenciar o feedback geral do específico. O geral aborda aspectos amplos do desenvolvimento de cada um, enquanto o específico se concentra em situações e comportamentos pontuais, oferecendo informações claras e direcionadas para o desenvolvimento imediato.

Reuniões one on one como ferramenta estratégica 

A reunião one on one aumenta a força da equipe e melhora o trabalho em conjunto com o desenvolvimento individual. Fortalecer e valorizar funcionários não é apenas sobre aumentar salário ou criar metas com premiações, mas se mostrar disponível e criar um ambiente mais positivo

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