6 erros de comunicação mais comuns no trabalho

6 erros de comunicação mais comuns

Os erros de comunicação podem estar presentes em qualquer ambiente de trabalho, e os mais comuns que tendem a causar entraves às empresas são:

1. Falta de clareza nas instruções

Quando as mensagens não são transmitidas de forma clara, precisa e compreensível, isso pode gerar interpretações equivocadas, mal-entendidos e confusão entre colaboradores, acarretando, por exemplo, em falhas na execução das tarefas. 

Esses problemas acontecem por diversos motivos, como uso de linguagem ambígua ou inadequada, omissão de informações importantes e ausência de alinhamento sobre objetivos e expectativas.

Nesse caso, soluções simples podem ser adotadas, como delegar tarefas de forma específica e direta, confirmar o entendimento de quem recebeu a informação, evitar ambiguidades ou mensagens prolixas para facilitar a compreensão.

2. Comunicação unilateral

A comunicação unilateral se dá quando apenas um lado se manifesta ou não há um diálogo entre as partes envolvidas. Nesse ínterim, diversas informações valiosas podem ficar no caminho, gerando dúvidas, imprecisões e até erros que comprometem desempenho.

Por isso é tão importante que haja uma cultura de feedback. Essa prática não é apenas uma simples troca de informações, mas também uma ferramenta essencial para alinhar expectativas, compartilhar ideias e experiências, reconhecer esforços e corrigir desvios de desempenho.

Para evitar erros de comunicação desse tipo, é fundamental que a empresa promova essa prática de forma eficiente, com diálogos abertos tanto entre grupos quanto em one on one (conversa entre duas pessoas apenas) e ofereça um espaço seguro para opiniões e sugestões.

3. Uso excessivo de jargões e termos técnicos

Termos técnicos são comuns em qualquer empresa porque fazem parte de sua natureza de negócios. Porém, nem todos os colaboradores podem estar familiarizados com essas palavras e expressões específicas, o que pode dificultar o entendimento de mensagens e erros de comunicação, especialmente em equipes multiculturais.

Diante de uma situação dessas, é imprescindível que a empresa identifique os termos mais críticos e faça as adaptações necessárias para chegar a um nível de proficiência no tema (ou mesmo idioma) que seja acessível a todos os colaboradores.

A simplificação do vocabulário utilizado no dia a dia é uma medida eficiente para evitar problemas na comunicação. Já no caso de empresas com alta demanda técnica, em que o uso de termos difíceis seja imprescindível na rotina, treinamentos específicos podem ser necessários a fim de aumentar a compreensão por parte de todos os colaboradores.

4. Falta de escuta ativa

A escuta ativa é uma técnica de comunicação que envolve ouvir com atenção plena e genuína o que a pessoa interlocutora está dizendo, visando compreender verdadeiramente suas ideias, sentimentos e necessidades. É uma prática que exige empatia, concentração total e ausência de julgamentos ou distrações. 

No ambiente corporativo, a falta de atenção ao que outros colaboradores dizem pode levar a mal-entendidos, interpretações equivocadas e até problemas interpessoais.

Para desenvolver a técnica da escuta ativa, é fundamental se atentar a algumas práticas, como:

• concentrar-se totalmente no interlocutor, evitando distrações e demonstrando interesse por meio de contato visual e linguagem corporal positiva; 

• deixar o outro lado concluir suas ideias sem interromper ou fazer expressões bruscas;

• confirmar o entendimento das ideias sempre que possível ou houver dúvidas;

• praticar a empatia por meio da compreensão do ponto de vista alheio;

• oferecer feedbacks construtivos para mostrar que você valoriza a contribuição da outra pessoa.

5. Comunicação inadequada

A comunicação inadequada é talvez um dos erros mais comuns em ambientes de trabalho. Isso acontece por dois motivos: a escolha errada de ferramentas e o uso de um tom não condizente com o contexto na construção da mensagem.

Um exemplo de escolha errada é a famosa situação “reunião que poderia ter sido substituída por e-mail”. Em muitos casos, de fato um comunicado escrito já é o suficiente para alinhar uma demanda sem a necessidade de interromper o trabalho das pessoas envolvidas. 

Identificar os canais adequados a partir das diferentes situações antes de executar a comunicação é um passo essencial. Aqui vão alguns exemplos:

• reuniões presenciais são mais eficientes para troca de informações, alinhamento estratégico, tomada de decisões coletivas ou trabalho em equipe;

• e-mails podem ser utilizados para comunicações gerais, apresentação de ideias em estágio inicial, envio de relatórios ou resolução de problemas simples;

• chamadas rápidas via online são ótimas para tirar dúvidas pontuais ou para resoluções imediatas.

6. Ignorar as diferenças culturais e linguísticas

Em equipes com muitas pessoas, especialmente em empresas com atuação internacional, é comum haver diferenças culturais e até de idiomas entre colaboradores. Essa multicultura tende a ser enriquecedora e valiosa se houver harmonia e empatia do grupo, mas também pode esbarrar em dificuldades por conta de barreiras linguísticas e socioculturais.

A solução para esses casos é oferecer treinamentos específicos, visando reduzir erros de comunicação e aumentar a eficácia no trabalho. Além disso, workshops são uma ótima oportunidade de integrar equipes multiculturais, promovendo empatia e alinhamento dos colaboradores.

Todas essas soluções estão presentes nos programas da Escola de Negócios do Berlitz. Eles foram desenvolvidos para atender às principais demandas das empresas atualmente, garantindo um treinamento eficiente e desenvolvimento de habilidades como comunicação eficiente, conscientização cultural e resolução de conflitos.

Melhore sua comunicação e impulsione resultados

Os erros de comunicação podem causar um impacto significante em sua empresa, pois afetam tanto a dinâmica interna quanto o relacionamento com parceiros e clientes. Porém, se identificados rapidamente e com o devido treinamento, é possível até mesmo aumentar a produtividade do negócio e o desempenho dos colaboradores.

Com os cursos de aprimoramento profissional do Berlitz, você pode trazer uma solução eficiente e provocar um impacto positivo em pouco tempo. Conheça os programas de treinamento que temos à disposição e transforme a comunicação da sua empresa.

Em resumo

Por que é importante evitar erros de comunicação no trabalho?

Uma comunicação clara e eficiente no trabalho afasta ruídos que podem levar ao retrabalho, adiamentos e atrasos em projetos ou entregas. Além disso, a troca de informações bem executada facilita a compreensão dessas mensagens entre as partes envolvidas, evitando mal-estar e descontentamento. 

Que tipo de problemas os erros de comunicação podem causar?

Erros de comunicação no trabalho podem gerar conflitos entre pessoas, afetar negativamente a produtividade e a relação com parceiros e clientes, prejudicar o clima organizacional e até impactar os resultados financeiros da empresa.

Quais são os erros de comunicação no trabalho mais comuns?

Os erros de comunicação no trabalho mais comuns são: ausência de clareza nas instruções, comunicação unilateral, uso excessivo de jargões e termos técnicos, falta de escuta ativa, comunicação inadequada e ignorância às diferenças culturais e linguísticas.