Każdy z przekazów składa się z trzech aspektów: komunikacja werbalna, mowa ciała i elementy dźwiękowe (ton głosu, jego barwa, szybkość mówienia). Wbrew pozorom, komunikacja werbalna odpowiada za najmniejszy procent całego przekazu, bo stanowi zaledwie 7%. Dowodzi to, jak bardzo skomplikowana może być komunikacja, szczególnie ta skuteczna. Dlatego zebraliśmy wszystkie potrzebne informacje i strategie, które możesz wykorzystać w korporacyjnym środowisku, aby zmniejszyć dezinformację i zapobiec chaosowi w firmie.
Czy wiesz, co to skuteczna komunikacja?
Skuteczna komunikacja interpersonalna to interakcje międzyludzkie, które nie napotykają na swojej drodze problemów związanych z kanałami przekazu, czyli zrozumieniem treści. W środowisku korporacyjnym ważne jest, aby zadbać o jasną komunikację, która nie wpływa niekorzystnie na pracownika, a która pomaga w budowaniu przyjaznego miejsca pracy.
Konieczne podczas rozmowy jest unikanie stygmatyzacji i respektowanie rozmówcy. Na to, czy nasz komunikat będzie skuteczny, bądź nie, wpłynąć może jasność przekazywania informacji, spójność komunikatu werbalnego z niewerbalnym lub różnice językowe.
Dlaczego skuteczna komunikacja w zespole jest ważna?
Komunikacja prowadzona w prawidłowy sposób może przynieść wiele korzyści dla firmy, a tym samym wpłynąć pozytywnie na całe funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Nie tylko oddziaływuje na zespół i wewnętrzne procesy, ale również ma wpływ na zewnętrzne postrzeganie firmy. Dlaczego efektywna komunikacja jest obecnie tak ważna?
- Przyjazne warunki pracy. Dzięki skutecznej komunikacji, sytuacja wewnątrz firmy jest jasna i klarowna. Nie pojawia się dezinformacja, chaos czy niedomówienia. Zalicza się także do tego umiejętność przekazywania negatywnego feedbacku, która ma kluczowe znaczenie dla zachowania przyjaznych warunków pracy.
- Otwartość. Komunikacja prowadzona w prawidłowy sposób daje przestrzeń do zadawania pytań, poprawy swojej pracy i wspólnego dążenia do celu - rozwijania firmy.
- Zredukowanie stresu. Efektywne komunikowanie się w zespole może pomóc w redukcji stresu w miejscu pracy. Może to wpłynąć na budowanie pewności siebie, zwiększyć poczucie sprawczości.
- Większa wydajność. Skuteczna komunikacja i przekazywanie informacji zwrotnej we właściwy sposób, może okazać się motorem napędowym do pracy. Słowne pochwały i stawianie jasnych celów pracownikom wpływa motywująco na zespół.
10 zasad skutecznej komunikacji
Efektywna komunikacja interpersonalna jest fundamentem każdej firmy i wpływa na atmosferę w pracy, motywację, poczucie bezpieczeństwa, czy efektywność. Konieczne jest, aby komunikacja między pracownikami i przełożonymi przebiegała sprawnie i efektywnie, aby wspólnie tworzyć zgrany zespół. Jak tego dokonać? Pokażemy Ci 10 kroków, które znacząco ułatwią przekazywanie informacji.
- Słuchaj uważnie. Jeśli chcesz się skutecznie komunikować, musisz nie tylko przekazywać komunikaty, ale także umieć je odbierać. Jest to jednak możliwe tylko, jeśli uważnie się słucha. A zatem, skoncentruj się i dokładnie wsłuchaj w to, co ma Ci do powiedzenia druga strona.
- Okaż zainteresowanie. Jeśli ktoś nie koncentruje się na rozmowie i swoim rozmówcy, nie będzie przez niego traktowany poważnie. Poświęć zatem drugiej stronie 100% uwagi, okaż jej prawdziwe zainteresowanie, aktywnie słuchaj i zadawaj pytania, a zauważysz efekty!
- Nie przerywaj rozmówcy. Nawet, jeśli bardzo się śpieszysz, w żadnym wypadku nie powinieneś przerywać swojemu rozmówcy w pół zdania. Może to być uznane za brak szacunku do drugiej osoby.
- Zwracaj uwagę na język ciała. Za dużą część naszej interakcji odpowiada mimika i gesty. Dlatego też, bezwzględnie zwracaj uwagę na własną mowę ciała, a także mowę ciała swojego rozmówcy i włącz ją w swoją komunikację, aby była bardziej efektywna.
- Wysyłaj jasne komunikaty. Wyrażaj swoje zdanie jasno i konkretnie. Kilkukrotnie zwiększa to szansę na bycie zrozumianym. Nie oczekuj od swojego rozmówcy, że będzie w stanie czytać Ci w myślach. Jeśli chcesz, by Twoje komunikaty zostały dobrze zrozumiane, musisz wyrażać się w sposób klarowny, zamiast mieć nadzieję, że Twój rozmówca intuicyjnie je odgadnie.
- Nie nadinterpretuj. Nie domyślaj się, a bardziej skoncentruj się na tym, co naprawdę zostało powiedziane. W ten sposób unikniesz nieporozumień i rozczarowań.
- Składnia i specjalistyczne słownictwo. W rozmowach i dyskusjach zrezygnuj z niekończących się długich zdań i skomplikowanych, specjalistycznych terminów. Im prostszy i bardziej zrozumiały jest Twój język, tym lepiej Twoje komunikaty zostaną zrozumiane przez odbiorcę.
- Nie zawsze musisz mieć rację. Wiele rozmów wymyka się spod kontroli, ponieważ poszczególni uczestnicy uporczywie bronią swoich stanowisk i nie są gotowi pójść na kompromis, wysłuchać drugiej strony. Jednak bez ustępstw nie da się wykonać zadań ani rozwiązać problemów. Pamiętaj - skuteczna komunikacja to wymiana zdań dwóch równych sobie stron!
- Nie dawaj emocjom wziąć góry. Wiele osób z frustracji, strachu albo złości decyduje się nie rozmawiać już więcej ze sobą. Jednak jest to być może największy błąd w komunikacji. Ponieważ tam, gdzie nadmierne emocje biorą górę, komunikacja staje się rzeczą odległą.
- Wykaż się empatią. Staraj się myśleć o uczuciach i perspektywie rozmówcy, aby zbudować z nim relację, zrozumieć inny punkt widzenia i łatwiej rozwiązywać konflikty. Nie twórz stresowej atmosfery podczas konwersacji - taka postawa nie służy żadnej ze stron i może prowadzić do napięć, niechęci i błędów w komunikacji.
Jak efektywnie przekazywać informację zwrotną?
Zdolności komunikacyjne są obecnie uważane za jedną z najważniejszych kompetencji miękkich i są niezwykle cenione w biznesie i relacjach towarzyskich. Jednak prawidłowa wymiana informacji nie jest taka prosta i oczywista w sytuacjach, w których musimy przekazać drugiej stronie nasz feedback. Jak zatem skutecznie się komunikować, aby osiągnąć zamierzony skutek komunikatu i nie zrazić do siebie drugiej osoby? Poniżej znajdziesz przykłady, jak właściwie przekazać w pracy pozytywny i negatywny feedback.
Przekazywanie negatywnego feedbacku - przykłady
- “Doceniam Twoją pracę, jednak chciałabym, żebyś popracował nad rozmową z klientem” zamiast “Nie jestem zadowolony z tego jak rozmawiasz z klientem”
- “Widzę w Twojej dzisiejszej prezentacji elementy, którym mógłbyś poświęcić więcej czasu” zamiast “Twoja dzisiejsza prezentacja Ci nie wyszła”
- “Obszar, który warto rozwinąć to projektowanie grafik” zamiast “Tworzenie grafik Ci nie wychodzi.”
- “Dziękuję za Twój wysiłek włożony w ten projekt. Czy mógłbyś poprawić jeszcze nad prezentacją?” zamiast “Prezentacja, którą zrobiłeś do niczego się nie nadaje”
- “Wiem, że dałeś z siebie wszystko. Chciałbym, abyś popracował jeszcze nad swoim angielskim” zamiast “Twój angielski jest tragiczny.”
- “Przejrzałem projekt, który mi wysłałeś. Bardzo dziękuję Ci za pracę, którą w niego włożyłeś. Zaznaczyłem Ci kilka sugestii, które prosiłbym, żebyś uwzględnił” zamiast “W Twoim projekcie jest sporo błędów”
Przekazywanie pozytywnej informacji zwrotnej - przykłady
- “Bardzo doceniam Twoją pracę włożoną w projekt”
- “Twoje zaangażowanie w pracę oraz wkład był ogromnym wsparciem dla naszego zespołu”
- “Bardzo podoba mi się, w jaki sposób prowadzisz rozmowy z naszymi klientami. Tak trzymaj!”
- “Widzę jaki wysiłek włożyłeś w naukę angielskiego. Efekty widoczne są na pierwszy rzut oka.”
- “Praca w tak zmotywowanym zespole to sama przyjemność. Cieszę się, że możemy wspólnie realizować nasze cele.”
- “Podziwiam to, jak radzisz sobie w stresowych sytuacjach z klientami. Doceniam Twój wkład w naszą firmę.”
Metoda FUKO, czyli jak przekazać negatywny feedback?
Chcesz przekazać współpracownikowi niezbyt pozytywną informację zwrotną na temat projektu, który wspólnie tworzyliście, ale nie wiesz, jak to zrobić, aby go nie urazić? Feedback, który nie jest konstruktywny, nie odnosi zamierzonego skutku, może zostać odebrany bardzo personalnie i powodować wzrost frustracji i niezadowolenia w zespole.
Istnieje jednak metoda, dzięki której można przekazać współpracownikowi wskazówki do poprawy i sugestie w taki sposób, aby każda ze stron na tym zyskała. Metoda ta nazywa się FUKO, spójrz na jej elementy, aby wiedzieć, na czym się skupić udzielając negatywny feedback.
- Fakty. Skup się na konkretnych faktach, które są Twoją bolączką.
- Uczucia. Zastanów się jakie uczucia wywołała w Tobie dana sytuacja, opowiedz o nich
- Konsekwencje. Przekaż odbiorcy, jakie konsekwencje może nieść za sobą dane zachowanie.
- Oczekiwania. Przedstaw swoje oczekiwania względem zachowania rozmówcy w przyszłości. Zaproponuj, w jaki sposób odbiorca może zachować się lepiej w kolejnej podobnej sytuacji podczas rozmowy z klientem czy prezentacji projektu, nad którym w ostatnim czasie pracował.
Metoda FUKO w praktyce - przykład
- “W trakcie dzisiejszej prezentacji zauważyłem, że wciąż jest miejsce do poprawy w zakresie języka angielskiego. Chciałbym, abyś poświęcił więcej uwagi rozwojowi słownictwa biznesowego w przyszłości, aby osiągnąć lepsze wyniki na naszych spotkaniach. Nie chcielibyśmy być postrzegani jako mało profesjonalni. Jestem przekonany, że z niewielkim wysiłkiem Twój branżowy angielski stanie się jeszcze bardziej zaawansowany."
Jak skutecznie komunikować się w środowisku międzynarodowym?
Komunikacja w języku obcym w środowisku międzynarodowym stanowić może już większy problem dla części osób. Wpływać mogą na to bariery językowe lub trudności w przekazaniu swoich myśli z uwagi na brak słownictwa.
Dlatego warto skorzystać z pomocy szkół językowych takich jak Berlitz, aby nabrać pewności siebie oraz poprawić płynność komunikacji. Dzięki całkowitym zanurzeniu się w języku, efekty w nauce widoczne są z lekcji na lekcję. Co więcej, rozmowy z native speakerami przygotują Cię do realnych rozmów, nie tylko w środowisku biznesowym, ale i także w codziennych sytuacjach.
Zachęcamy Cię do odwiedzenia naszego bloga, w tym artykułów: 6 przykładów różnic kulturowych w biznesie lub E- maile w języku angielskim: Ważne słownictwo, aby efektywniej komunikować się w środowisku międzynarodowym.
Podsumowanie
Skuteczna komunikacja ma znaczący wpływ na działanie firmy, dlatego warto się na niej skupić w codziennej pracy. Zastanów się, nad czym warto popracować i co wprowadzić do swojego przedsiębiorstwa, by stworzyć przyjazną przestrzeń na wspólną rozmowę i rozwijanie się we właściwym kierunku.
Warto wprowadzić do firmy szkolenia z zakresu skutecznej komunikacji, aby pokazać pracownikom jak się efektywnie porozumiewać i wyrażać swoje opinie, redukując tym samym napiętą atmosferę wewnątrz firmy. Efektywna komunikacja w miejscu pracy pozwoli uniknąć konfliktów oraz ogólnego chaosu.
