Znalezienie wspólnego języka z ludźmi z innych krajów może być naprawdę sporym wyzwaniem, zwłaszcza jeśli ich zwyczaje biznesowe wydają się tak inne od tych z twojego kręgu kulturowego. Z tego powodu postanowiliśmy przedstawić kilka przykładów różnic kulturowych w komunikacji i pokazać, w jaki sposób są one widoczne w miejscu pracy. Oprócz tego mamy dla ciebie kilka przydatnych wskazówek, które pomogą ci w lepszym zrozumieniu obcokrajowców.

1. E-maile i rozmowy telefoniczne

Konferencje telefoniczne mogą być bardzo skutecznym sposobem na poprawę komunikacji biznesowej i współpracy w międzynarodowych firmach. Czasami jednak mogą pojawić się pewne problemy, gdy uczestnicy rozmowy nie wiedzą, czego mogą oczekiwać od siebie nawzajem.

Przyjrzyjmy się zatem nieco bliżej temu, jak różne kultury mogą podchodzić do tego rodzaju komunikacji. Brazylijczycy być może mogą potrzebować odrobiny osobistego kontaktu przed podjęciem działania czy też mogą chcieć poznać korzyści płynące z przekazania informacji.

Small talk może być bardzo ważne w budowaniu relacji z Amerykanami. Brytyjczycy mogą sięgnąć po humor, z kolei chińscy współpracownicy przed udzieleniem odpowiedzi mogą chcieć skonsultować się z zespołem lub szefem.

Jeśli nie ma żadnych delikatnych spraw do omówienia, to dobrym pomysłem może być wykorzystanie najpierw komunikacji drogą mailową. Należy jednak wziąć pod uwagę różnice kulturowe dotyczące zwracania się do poszczególnych osób (np. używanie imion w USA i posługiwanie się tytułami w Austrii).

Pamiętaj, żeby komunikacji mailowej towarzyszyły rozmowy telefoniczne i komunikacja bezpośrednia. Dotyczy to zwłaszcza współpracy z osobami z kręgu kulturowego o wysokim poziomie zorientowania na człowieka.

Konferencja telefoniczna powinna mieć przejrzystą strukturę z zaplanowaniem czasu na dopuszczenie do głosu wszystkich uczestników. Poproszenie o feedback może być dobrym sposobem na to, żeby upewnić się, że wszyscy są nadal zaangażowani w przebieg konferencji. Weź pod uwagę również to, że niektóre osoby mogą chcieć skonsultować się z zespołem lub szefem, zanim podzielą się swoją opinią.

Współpraca będzie przebiegać znacznie sprawniej, jeśli każdy będzie czuł się poinformowany i zaangażowany.

2. Prezentacje

Zastanów się, jak ludzie z różnych krajów podchodzą do swoich celów. Przedstawiciele kultur zorientowanych na przyszłość, czyli np. z USA, chcą dowiedzieć się jak najwięcej o korzyściach związanych z produktem. Natomiast odbiorcy reprezentujący kultury zorientowane na przeszłość, czyli np. Indie i Chiny, obdarzają produkty zaufaniem ze względu na ich dotychczasowe sukcesy. Z tego powodu style prezentacji różnią się w zależności od kręgu kulturowego. Ponadto niektórzy doceniają interakcję z odbiorcą i skupiają się na szerszej perspektywie, zanim przejdą do szczegółów.

Z drugiej strony dogłębne prezentacje w kulturach niskiego kontekstu koncentrują się na faktach. Kluczem do udanej międzynarodowej konferencji jest zatem umiejętność przekazania informacji w sposób, który przemówi do każdego uczestnika. Podczas prezentacji miej również na uwadze swój styl komunikacji, gesty i mowę ciała.

3. Spotkania – co zrobić, żeby były łatwiejsze?

Duże wydarzenia, takie jak międzynarodowe spotkania handlowe, mogą szybko ulec dezorganizacji i pójść w niewłaściwym kierunku, jeśli coś nie zadziała w komunikacji między zespołami z różnych krajów. Uczestnicy mogą spóźnić się lub wyjść wcześniej, jeśli spotkanie nie ma przejrzystego harmonogramu. Może również pojawić się frustracja, jeśli zostanie zbyt mało czasu na omówienie wszystkich kwestii. Być może niektórzy współpracownicy nie będą skupieni na prezentacji czy też nie pójdą na posiłek w wyznaczonym czasie.

Można jednak uniknąć nieporozumień, jeśli cele spotkania zostaną jasno określone, a prowadzący będą wiedzieć, czego się od nich oczekuje. Pamiętaj o tym, że kultura spotkań uczestników może bardzo różnić się od zwyczajów z twojego kręgu kulturowego. Pomyśl o wyzwaniach związanych z barierą językową i zapewnij możliwość skorzystania z pomocy tłumaczy ustnych i pisemnych. Weź pod uwagę również preferencje żywieniowe, jeśli podczas spotkania przewidziane są posiłki.

Ponadto zaplanuj wystarczająco dużo czasu na interakcje i program rozrywkowy podczas spotkania. Sprawdź, czego oczekują uczestnicy, pamiętając przy tym o uwzględnieniu ich preferencji kulturowych.

4. Kontakty towarzyskie

Kultury zorientowane na człowieka uważają nawiązywanie kontaktów towarzyskich za bardzo ważne, a wzajemne poznanie się jest niezbędne do wspólnego prowadzenia interesów. W niektórych krajach możesz dostać zaproszenie do naprawdę zaskakujących miejsc np. do baru karaoke w Japonii czy też sauny w Finlandii.

Postaraj się zapoznać z tymi zwyczajami przed podróżą i potraktuj zaproszenie jako szansę na wzajemne poznanie się i zbudowanie zaufania. Nie tylko przyniesie Ci to korzyści zawodowe związane z nawiązaniem nowych znajomości, ale także będziesz mieć okazję doświadczenia czegoś zupełnie nowego. Okazanie zainteresowania może znacząco ułatwić prowadzenie negocjacji w przyszłości.

5. Prowadzenie negocjacji

Negocjacje biznesowe w najlepszym wypadku mogą być po prostu trudne. Sytuacja może jednak znacząco się skomplikować, jeśli pojawią się jakiekolwiek nieporozumienia wynikające z różnic kulturowych. W Chinach ceni się gościnność i lepsze poznanie partnerów biznesowych przed dokonaniem jakichkolwiek uzgodnień. W związku z tym bardzo ważne jest wspólne spożywanie posiłków, a ustalenie czegokolwiek może zająć naprawdę dużo czasu. Z kolei w amerykańskiej kulturze takie podejście może zupełnie się nie sprawdzić.

Pomyśl zatem o stworzeniu możliwie jak najlepszych warunków do negocjacji. Zastanów się nad tym, kto weźmie w nich udział, a także uwzględnij nawet takie szczegóły jak odpowiedni strój czy też ustawienie miejsc siedzących. Weź pod uwagę różne scenariusze i zawsze pamiętaj o tym, że bycie wrażliwym na czynniki kulturowe może mieć ogromne znaczenie podczas budowania relacji.

6. Zarządzanie zespołami

Komunikacja ulegnie znacznej poprawie, jeśli role i oczekiwania będą jasno określone, a także zostanie wdrożony trening komunikacji międzykulturowej. Jest to szczególnie ważne w przypadku zarządzania zespołami z całego świata. Miej świadomość istnienia różnych stylów komunikacji – jedne mogą być bardziej bezpośrednie, inne oznaczać dostarczenie informacji zwrotnej tylko na niektórych etapach współpracy.

Poświęć czas na budowanie relacji twarzą w twarz przed przejściem do komunikacji wirtualnej. Upewnij się również, że wszyscy członkowie zespołu biorą udział w podejmowaniu decyzji na każdym etapie projektu. Po zidentyfikowaniu różnic kulturowych, które mogą prowadzić do błędów w komunikacji lub nieporozumień, postaraj się znaleźć wspólną płaszczyznę i zdecyduj, jak ma wyglądać współpraca.

W świecie biznesu wszystko staje się łatwiejsze dzięki dobrej komunikacji. Choć robienie interesów z osobami z innych kręgów kulturowych może być sporym wyzwaniem, to zdecydowanie warto edukować siebie i swoich pracowników w zakresie podejścia do potencjalnie drażliwych kwestii.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak możemy pomóc Tobie i Twoim pracownikom? Skontaktuj się z nami lub dowiedz się o nas więcej .