Czy Twój szef pyta Cię co dwie godziny, jak idzie bieżący projekt? Czy przy każdym małym zadaniu otrzymujesz nad wyraz dokładne wytyczne dotyczące tego, jak należy je wykonać? A może odczuwasz potrzebę mocnego kontrolowania swoich pracowników, przez co to, co ważne zawsze pozostaje niewykonane? W takich przypadkach najprawdopodobniej chodzi o mikrozarządzanie.
W poniższym artykule wyjaśniamy, po czym rozpoznać mikrozarządzanie, dlaczego taki styl przywództwa jest bardzo niekorzystny dla pracowników i kierowników, a także jak przedsiębiorstwa mogą temu zapobiegać.
Mikrozarządzanie - co to oznacza?
Mikrozarządzanie w pracy jest sposobem zarządzania, w którym kierownik przykłada nieuzasadnioną uwagę do szczegółów pracy każdego pracownika. Cechuje się zbytnią kontrolą, wytykaniem najmniejszych błędów i przesadną dbałością o szczegóły. Wbrew pozorom, taki sposób zarządzania wcale nie wprowadza dyscypliny do zespołu i nie wpływa na pozytywne efekty pracy, wręcz przeciwnie - może działać destrukcyjnie na miejsce pracy.
Czym cechuje się mikrozarządzanie w pracy?
Mówiąc o mikrozarządzaniu, co do zasady mamy na myśli styl przywództwa przełożonego, który nieustannie kontroluje pracę swoich pracowników, przekazuje bardzo szczegółowe wytyczne i prawie w ogóle nie potrafi delegować zadań lub odpowiedzialności.
Mikromenedżerowie często przeskakują poziomy w hierarchii przez to, że zwracają się ze swoimi poleceniami bezpośrednio do pracowników, którzy są odpowiedzialni za konkretną czynność. Takie działanie może podkopywać wiarygodność poszczególnych pracowników albo całych zespołów, a także promować kulturę strachu i wzajemnego braku zaufania. Jakie cechy mikrozarządzania w miejscu pracy możemy wyróżnić?
- Nadmierna kontrola w pracy.
- Stała obserwacja pracowników.
- Kontrolowanie korespondencji.
- Ignorowanie opinii innych pracowników.
Kiedy mikrozarządzanie jest uzasadnione?
Mikrozarządzanie może być uzasadnione, kiedy pracujemy ze stażystami lub osobami dopiero rozpoczynającym swoją karierę w danej branży. Dodatkowo większa kontrola podczas wykonywania pracy może mieć swoje uzasadnienie, gdy delegujemy pracowników do nowej czynności, z którą nie mieli jeszcze doświadczenia, aby odpowiednio pokierować i przekazać wskazówki. Mikrozarządzanie w pracy bardzo często sprawdza się także, gdy w firmie doświadczamy sytuacji kryzysowej, która nie przewiduje powstawania błędów. Jednak również w takim wypadku może przerodzić się to w negatywne skutki takie jak zbyt duży stres, poczucie braku zaufania lub bycia niekompetentnym na dane stanowisko.Ważne jest, aby wiedzieć, kiedy przestać mikrozarządzać i potrafić przekazać odpowiedzialność innym.
Negatywne skutki mikromanagementu
Mikrozarządzanie niesie za sobą negatywne konsekwencje, nie tylko dla pracowników, ale także dla samych przełożonych.
Tego rodzaju zarządzanie personelem jest zdecydowanie frustrujące dla pracowników. Jeśli szef ciągle dzwoni do pracownika i pyta, czy umieścił najnowsze dane kwartalne w prezentacji, pracownik będzie się czuł nadmiernie kontrolowany. Szybko nabierze poczucia, że szef za słabo mu ufa. Oddziałuje to negatywnie na motywację do pracy i osłabia inicjatywy własne.
Jeśli dzieje się tak okazjonalnie przy szczególnie ważnych projektach, być może jest to nieprzyjemne, ale z powodu dużej presji wciąż jest zrozumiałe. Jeśli jednak mikrozarządzanie staje się regułą, pracownicy przyzwyczajają się do działania tylko zgodnie z wytycznymi. Wówczas nie ma żadnego miejsca na własne pomysły i kreatywne rozwiązania. U większości osób wywołuje to gorszy nastrój, a to prowadzi pośrednio również do mniejszej gotowości do działania.
Ponadto naukowcy z uniwersytetów w Kolonii i Zurychu wykazali, że mikrozarządzanie wpływa negatywnie na jakość wyników. Mikromanagement jest także częstą pułapką właścicieli małych firm, w których ten typ zarządzania zdawał egzamin, jednak w miarę rozwoju i zwiększenia ilości pracowników, dochodzi do zahamowania rozwoju ponieważ każdy czeka na ostateczną decyzję jednej osoby w każdej drobnej sprawie.
Jakie są inne, negatywne skutki niesie za sobą mikromanagement?
- Większa rotacja pracowników.
- Utrata kontroli - pracownicy szukają sposobów, aby uniknąć kontroli mikromanagera.
- Brak zaufania ze strony pracowników.
- Uzależnianie pracowników od siebie.
- Utrata motywacji do pracy.
- Wypalenie zawodowe.
Jak przestać nadmiernie kontrolować pracowników?
Kiedy jako pracownik na stanowisku kierowniczym tracisz kontrolę nad zadaniami, z reguły boisz się tego, że pracownicy będą popełnić błędy, a Ty będziesz musiał ponosić tego konsekwencje. Dopiero, kiedy Ty jako przełożony pozwolisz na to, by coś nie udało się od razu, Twoi pracownicy będą się czuli zmotywowani do podejmowania odważnych działań na własną rękę, a przede wszystki się rozwijać oraz uczyć na błędach. Jak radzić sobie z mikrozarządzaniem? Czytaj dalej!
1. Zdiagnozuj u siebie mikrozarządzanie
Jesteś częścią kadry kierowniczej? A zatem możesz nie mieć świadomości swojego kontrolującego stylu przywództwa. Kiedy masz tendencję do nadmiernej kontroli, prawdopodobnie kieruje Tobą chęć wykonania „dobrej roboty”. Na końcu sam musisz rozliczyć się ze swoich działań, w wyniku czego może pojawić się poczucie, że sam potrafisz wszystko wykonać lepiej. Jednak powinieneś unikać tego za wszelką cenę. Zadaj sobie następujące pytania i znajdź na nie szczere odpowiedzi:
- Czym zajmuję się przez większość czasu?
- Czy potrafię delegować zadania, a może za mocno kontroluję swoich pracowników?
- Czy ciężko mnie zadowolić?
- Czy często mam poczucie, że zrobiłem dużo, ale niedużo udało mi się załatwić?
2. Jasno wyznaczone cele
Kiedy komunikacja w firmie nie działa na dobrym poziomie, a pracownicy nie mają wyznaczonych jasnych celów do których muszą dążyć, mogą pojawić się problemy. Jako manager, zadbaj o to, by członkowie zespołu mieli motywację do działania i znali cel do którego zmierza ich praca. Pomóc mogą Ci w tym aplikacje do planowania pracy, ogólnodostępne dla wszystkich pracowników Twojej firmy.
3. Mierzenie efektywności
Wybierz metodę, która najbardziej odpowiada Twojej firmie, by omawiać efekty pracy oraz jej wydajność. Mogą być to coroczne spotkania ewaluacyjne, kwartalne podsumowanie pracy lub cotygodniowe rozmowy o podstępach. Podczas tych spotkań skontrolujesz postępy w pracy, a tym samym dajesz zespołowi przestrzeń, której potrzebuje. Dodatkowo sam zyskasz obszar do zasugerowania zmian, pochwalenia pracowników za dobrą pracę czy rozeznania się na jakim etapie jest obecnie projekt.
4. Odbudowanie zaufania
Pracownicy niechętnie zwracają się do Ciebie o pomoc? Dowiadujesz się o problemie jako ostatni? Zdobądź zaufanie pracowników, a odzyskasz kontrolę nad sytuacją. Pracownicy mający zaufanie do kierowników są bardziej skłonni poprosić o poradę - wówczas nie musisz obawiać się, że zadanie nie będzie wykonane dobrze.To właśnie Ty będziesz osobą mającą zdanie w trakcie projektu. Ważna jest przede wszystkim kultura organizacyjna oparta na wzajemnym zaufaniu.
5. Jasna komunikacja w miejscu pracy
Jasna komunikacja dotycząca procesów w pracy może odciążyć obie strony. Pomocne są na przykład stałe, cotygodniowe lub comiesięczne spotkania, a w codziennej pracy programy takie jak Trello, Asana, Azure Boards czy Jira. Dzięki temu kadra kierownicza jest zawsze na bieżąco w kwestii postępów w realizacji projektu i nie musi kontrolować każdego pojedynczego kroku.
6. Pozwalaj popełniać błędy, wzmacniaj poczucie indywidualnej odpowiedzialności
Kiedy tracisz kontrolę nad zadaniami, z reguły obawiasz się, że Twoi pracownicy popełnili błędy, a Ty będziesz musiał ponosić tego konsekwencje. Powinieneś zdać sobie sprawę z tego, że niepowodzenia mogą napędzać Twoje przedsiębiorstwo, kiedy obie strony znajdą na to konstruktywny sposób. Dopiero kiedy tworzysz przestrzeń do tego, by coś się nie udało od razu, to Twoi pracownicy będą się czuli zmotywowani do podejmowania odważnych działań na własną odpowiedzialność i uczyć się fachu, odciążając Cię w obowiązkach.
Jak poradzić sobie mikromenedżerem?
Ważnym krokiem w kontakcie z szefem, który sprawuje nadmierną kontrolę w pracy jest nie odbieranie jego zachowania jako osobistego ataku. Bardzo rzadko przyczyna jego kontroli leży w Twojej pracy, częściej wynika z presji, na jaką jest wystawiony i jaka powoduje u niego poczucie bezsilności.
Bardzo często okazuje się, że mikromanager potrzebuje upewnić się, że dobrze wykonujesz zadanie, zanim zaprzestanie nadmiernej kontroli - postaw na to, aby upewniać go regularnie o statusie zadań lub zainwestuj w szkolenia i rozwój umiejętności, aby zwiększyć swój autorytet.
Dobrym sposobem na poradzenie sobie z sytuacją będzie rozmowa z mikromanagerem. Przekazując swoją informację zwrotną staraj się unikać zarzutów - przedstaw sytuację ze swojej perspektywy i pokaż, jak mikromanagement wpływa na wydajność pracy. Zasygnalizuj, że bierzesz odpowiedzialność za swoją pracę i jak wiele można osiągnąć, gdy pozwala się na odrobinę kreatywności w miejscu pracy. Dzięki temu, mikromanager łatwiej obdarzy Cię zaufaniem.
Czym jest OKR i jak prowadzić firmę z jego pomocą?
OKR (Objectives and Key Results) to metoda zarządzania i ustalania celów, która pomaga organizacjom i zespołom określić cele strategiczne i śledzić ich postępy oraz kluczowe wyniki. To sposób zarządzania, który pozwoli na odsunięcie mikrozarządzania bez poczucia utraty kontroli nad sytuacją.
OKR daje przestrzeń pracownikom, a jednocześnie kontroluje efekty pracy na przestrzeni ostatnich 3 miesięcy. Warto pamiętać, by na spotkaniach z pracownikami wyznaczyć im jasne cele oraz dopilnować, by były możliwe do zrealizowania. Należy zwrócić uwagę również na to, by efekty pracy prowadziły do wniosków - być może zespół nie dał rady zrealizować zleconej pracy i następnym razem warto zmniejszyć jej ilość?
Przykładowymi programami OKR są wymienione we wcześniejszej części artykułu: Trello, Asana, Azure Boards czy Jira.
Podsumowanie
Mikrozarządzanie w pracy może przysporzyć wiele problemów, w tym brak zaufania pracowników czy utrata motywacji i dlatego warto go zdecydowanie unikać. Dzięki regularnej i otwartej wymianie informacji obie strony mogą czuć się bezpiecznie i komfortowo w firmie, a tym samym rozwijać siebie oraz przedsiębiorstwo. Ważne, by w przedsiębiorstwie panowała atmosfera wzajemnego szacunku i zaufania. Taka podstawa lepiej wpłynie na proces pracy oraz jej efekty.Warto wprowadzić do firmy regularnie spotkania, które będą wygodne zarówno dla pracowników jak i pracodawcy, aby kontrolować postępy pracy.
