Was ist ein virtuelles Team?

Virtuelle Teams bestehen aus Mitarbeitern, die räumlich getrennt voneinander sind, aber gemeinsam an Projekten arbeiten. Für die tägliche Zusammenarbeit nutzen sie digitale Kommunikationsmittel wie Videokonferenzen, Chats, E-Mail oder Kollaborationsplattformen. In virtuellen Teams vernetzen sich Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten im In- oder Ausland und arbeiten häufig im Home-Office. Unternehmen können virtuelle Teams dauerhaft ins Leben rufen oder temporär einsetzen.

Globale Teams vs. virtuelle Teams

Viele virtuelle Teams sind gleichzeitig globale Teams. Mitarbeiter aus unterschiedlichen Kulturen arbeiten über verschiedene Zeitzonen hinweg an einem gemeinsamen Ziel. Damit das gelingt, braucht es digitale Führung. Teamleiter benötigen hierfür wiederum organisatorische, soziale und kulturelle Kompetenzen. Denn kulturelle Unterschiede zwischen Abteilungen, Unternehmen und Nationalitäten sowie Sprachdefizite, unterschiedliche Kommunikationsstile und Arbeitsrhythmen können Reibung mit sich bringen. Daher ist es von Anfang an wichtig, die andere Kultur zu verstehen und anzunehmen.

Ein Beispiel: In Deutschland wird ein direkter Kommunikationsstil, auch Vorgesetzten gegenüber, gerne gesehen. Anweisungen von Teamleitern und Managern dürfen Mitarbeiter kritisch hinterfragen und kommentieren. In Indien etwa gilt dies dagegen als unhöflich. Mitarbeiter setzen Anweisungen lieber direkt um, anstatt Kritik zu üben.

Virtuelle Teams: 7 Vorteile in der Übersicht

Virtuelle Zusammenarbeit kann für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden signifikante Vorteile bieten, wenn sie passend für die Arbeitsweise der Abteilungen und Teams organisiert wird. Zu den sieben größten Vorteilen gehören:

  1. Flexibilität: Virtuelle Projektteams können sowohl zeitlich als auch örtlich sehr anpassungsfähig sein. Die Projektteams lassen sich flexibel und kurzfristig bilden. Neue Mitarbeiter lassen sich je nach Bedarf schnell und einfach den verschiedenen Teams zuordnen.
  2. Mitarbeiterbindung: Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf hat für viele Fachkräfte eine große Bedeutung. Unternehmen, die virtuelle Teamarbeit anbieten oder ganze Projekte über virtuelle Zusammenarbeit entstehen lassen, bieten ihren Talenten auf diese Weise Freiheiten, mit denen sie sich als moderner Arbeitgeber positionieren und Experten für sich gewinnen können.
  3. Kompetenz: Unternehmen können für ihre virtuellen Teams zu jeder Zeit die nötigen Kompetenzen zusammenstellen und Fachkompetenz weiträumig einsetzen. Das kann sich positiv auf die Produktivität eines virtuellen Teams auswirken und die Entwicklungsgeschwindigkeit eines Projektes deutlich erhöhen.
  4. Globale Präsenz: Die ortsunabhängige virtuelle Teamarbeit ermöglicht Unternehmen, sich weltweit zu positionieren und einen direkten Bezug zu ihrem Zielmarkt zu entwickeln. Außerdem können Unternehmen durch einen virtuellen Zusammenschluss von internationalen Experten Produkte besonders zielgruppengerecht entwickeln und interkulturelle Einflüsse gezielt nutzen.
  5. Produktivität: Bei geschickter Verteilung der Aufgaben über die verschiedenen Zeitzonen hinweg können Mitarbeiter rund um die Uhr an einem Projekt arbeiten.
  6. Kosteneinsparung: Ob für Reisen der Mitarbeiter oder Bürokosten – bei der virtuellen Zusammenarbeit fallen für Unternehmen durchschnittlich weniger Kosten an als bei Teams, die vor Ort kollaborieren.
  7. Gesundheit: Virtuelle Projektteams ermöglichen Mitarbeitern eine freiere Gestaltung des Arbeitsalltags und die selbstbestimmte Bearbeitung von Aufgaben. Dies kann die Motivation und mentale Gesundheit der Mitarbeiter stärken.

Warum virtuelle Teamarbeit scheitern kann

Virtuelle Projektteams können aber auch vor zahlreichen Herausforderungen stehen, die bei der Umsetzung dieser Form von Zusammenarbeit berücksichtigt und adressiert werden müssen. Behalten Sie daher die folgenden Punkte im Blick:

  • Fehlendes Vertrauen: Die räumliche Distanz kann zu einem Mangel an persönlicher Kommunikation und einem verschlechterten Zusammengehörigkeitsgefühl führen.
  • Mangelndes Konfliktmanagement: Konflikte werden in virtuellen Teams häufig später erkannt als in Teams, die vor Ort zusammenarbeiten. Dies kann daran liegen, dass den Führungskräften die notwendigen Kompetenzen für die digitale Führung fehlen und sie keinen direkten Einblick haben.
  • Kommunikationsdefizite: Mit dem Austausch per E-Mail oder Chats und dem Fehlen non-verbaler Signale wächst die Gefahr von Missverständnissen. Hinzu kommt, dass kulturelle Unterschiede zwischen Abteilungen, Unternehmen und Nationalitäten möglicherweise nicht offen thematisiert werden.
  • Überforderung: Nicht alle Mitarbeiter verfügen über das notwendige technische Know-how für die virtuelle Zusammenarbeit oder das Team hat für die Nutzung der Medien keine Spielregeln vereinbart. So können Termindruck oder technische Komplikationen entstehen, welche die Stimmung im virtuellen Projektteam auf eine harte Probe stellen.
  • Ablenkungen im Homeoffice: Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, fällt es mitunter schwerer, konzentriert zu arbeiten. Im eigenen Zuhause warten zahlreiche Ablenkungen, zum Beispiel durch andere Familienmitglieder oder durch die Hausarbeit.
  • Erschwerte Koordination: Das Arbeiten in unterschiedlichen Zeitzonen kann die Koordination von Meetings zu einer Herausforderung werden lassen. Hinzu kommt, dass es im Ausland andere Feiertage gibt als in Deutschland.
  • Isolation: Mitarbeiter im Homeoffice können sich nicht wie im Büro mit den Kollegen an der Kaffeemaschine im Pausenraum austauschen. Dadurch kann ein Gefühl der sozialen Isolation entstehen.
  • Sprachliche Barrieren: In globalen virtuellen Teams kommunizieren viele Mitarbeiter in einer Fremdsprache. Sprachliche Barrieren können die Produktivität stören und Missverständnisse entstehen lassen.

Die Geheimnisse des Erfolgs: So gelingt die virtuelle Teamarbeit

Damit ein virtuelles Team funktioniert und das Projekt über räumliche und zeitliche Distanzen zum Erfolg wird, sind gewisse Grundvoraussetzungen nötig. Dazu zählen unter anderem eine angemessene Technik, eindeutige Regeln sowie geeignete Mitarbeiter und Führungskräfte. Auf diese Faktoren sollten Sie achten:

1. Auswahl des Teams

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für virtuelle Teams ist die Auswahl der richtigen Mitarbeiter. Dabei sollten nicht nur Fachkenntnisse, sondern auch soziale Kompetenzen eine Rolle spielen. Die idealen Mitarbeiter besitzen zusätzlich zu ihrem Expertenwissen Medienkompetenz, technisches Know-how und ein psychologisches Gespür für die Kommunikation und die Fallstricke der verteilten Zusammenarbeit.

2. Zusammenhalt und persönliches Kennenlernen

Auch virtuelle Teams leben von persönlichen Beziehungen. Durch ein geschicktes digitales Teambuilding lassen sich wichtige Grundlagen wie Vertrauen und ein Zusammengehörigkeitsgefühl schaffen. Falls möglich, sollten sich die Teammitglieder auch außerhalb des virtuellen Raums kennenlernen – zum Beispiel bei einem persönlichen Kick-off-Meeting vor Projektbeginn. Auch im weiteren Projektverlauf können traditionelle Meetings gute Dienste im Vertrauensaufbau leisten. Bei globalen Teams kann es hilfreich sein, die kulturellen Aspekte der Zusammenarbeit im Rahmen eines interkulturellen Trainings zu erfahren.

3. Klare Regeln für die Kommunikation

Ein klarer Rahmen hilft, einen gemeinsamen Arbeitsstil in der Gruppe zu bilden. Daher sollten Teamleiter und Team zu Beginn gemeinsam Regeln zur Zusammenarbeit, zum Austausch und zum Umgang untereinander festlegen: Wie wollen wir kommunizieren? Wer informiert wen auf welchem Weg und in welchen Abständen? Wie und wann sind wir erreichbar? Wie gehen wir mit Konflikten um?

Darüber hinaus sollte der Teamleiter regelmäßig ein Online-Meeting mit den Projektbeteiligten abhalten, damit alle über den gleichen Wissensstand verfügen. Ein wichtiger Faktor für die erfolgreiche Kommunikation ist das Schaffen einer virtuellen Nähe unter den Teammitgliedern. Denn auf diese Weise entsteht eine Gemeinschaft, in der alle Teammitglieder das Gefühl haben, dazuzugehören.

4. Selbstständigkeit und Vertrauen stärken

Lassen Sie Ihren Mitarbeitern die Freiheit, ihre Aufgaben und den Zeitplan selbst zu gestalten. Die flexible Arbeitsgestaltung schafft Ihren Fachkräften von Anfang an ein bereicherndes Arbeitsumfeld, in welchem sie Verantwortung übernehmen und Kompetenzen wie Prioritäten setzen oder Zeitmanagement für fristgerechte Projektabgaben ausbauen. Trauen Sie ihren virtuellen Projektteams auch den Umgang mit Risiken oder Problemlösungen zu.

5. Technische Basis für die Zusammenarbeit

Die technische Grundlage für die virtuelle Teamarbeit sind Kommunikationslösungen. Sie sind eine Grundvoraussetzung, damit die Teamarbeit auch über räumliche und zeitliche Distanzen funktioniert. Dazu zählen E-Mail-Programme, Instant Messaging und Chats, Webkonferenzen, ein gemeinsamer virtueller Arbeitsraum für die Dateiablage und Kollaboration, Wikis zur Sammlung von Wissen und Erfahrungen.

Wichtig ist, dass jedes Teammitglied den Umgang mit den eingesetzten technischen Lösungen beherrscht und Zugang zu ihnen hat. Doch vor allem eine ausgeprägte Kommunikationskultur und die Unternehmenskultur im Homeoffice sind die Basis für eine erfolgreiche virtuelle Teamarbeit.

6. Führung virtueller Teams

In der virtuellen Zusammenarbeit ist der Teamleiter weniger Chef und Vorgesetzter, sondern vor allem Moderator des Arbeitsprozesses. Zielgerichtete Moderationstechniken und agile Meetingformate sorgen für einen effizienten Ablauf. Zu dominantes und autoritäres Auftreten könnte hingegen schädlich für den Projekterfolg sein. Im Rahmen eines kooperativen Führungsstils müssen die Führungskräfte ihren Mitarbeitern mehr Selbstständigkeit gewähren und sie in die Geschäftsprozesse miteinbeziehen.

Interkulturelle Kompetenz, Einfühlungsvermögen und gutes Selbstmanagement runden das Profil einer erfolgreichen digitalen Führungskraft ab. Zeichnet sich eine Uneinigkeit ab, sollten die Teamleiter frühzeitig steuernd in den Konflikt eingreifen – aber nie per E-Mail. Wesentlich besser ist es, den persönlichen und direkten Kontakt zu suchen.

Fazit: Virtuelle Teams funktionieren am besten mit Vorbereitung

Virtuelle Teams können besonders flexibel, kostensparend und divers zusammenarbeiten. Werden Sie erfolgreich geführt, dann stehen sie traditionellen Teams in nichts nach. Entscheidend ist die zweckgerichtete Kommunikation der Teammitglieder untereinander.

Hier sind Führungskräfte gefragt: Wer virtuelle Teams erfolgreich managen möchte, benötigt ein entsprechendes Repertoire an Soft Skills und interkulturellen Kompetenzen. Unternehmen können Fach- und Führungskräfte bei dem Ausbau ihres Know-hows unterstützen, indem sie zielgerichtete Fort- und Weiterbildungen für Führungskompetenz und Soft Skills sowie interkulturelle Trainings anbieten.

Der Beitrag wurde erstmals am 21. April 2016 veröffentlicht und am 2. April 2024 aktualisiert.

Wir bringen Sie und Ihr Team voran!

Ob Soft-Skills, Management-Kompetenzen, eine neue Fremdsprache oder interkulturelle Fähigkeiten: Berlitz unterstützt Unternehmen und ihre Angestellten bei der beruflichen Weiterbildung mit vielfältigen Seminarthemen und Lernformaten.