Erster Arbeitstag im neuen Job: Wie Unternehmen das Onboarding optimal gestalten

Passende Talente zu finden, wird für Unternehmen immer schwerer. Umso wichtiger ist es, hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte möglichst lange an die eigene Organisation zu binden. Die Einarbeitung in den ersten Tagen spielt dabei eine entscheidende Rolle. Warum das so ist und was Unternehmen dabei beachten sollten, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Was genau ist Onboarding?

Als Onboarding wird die systematische Eingliederung neuer Mitarbeiter in eine bestehende Arbeitsorganisation verstanden. Dabei geht es nicht nur um die inhaltliche Einarbeitung, sondern auch um die soziale Integration in die Unternehmenskultur. Onboarding umfasst also mehr als die bloße fachliche Eingliederung. In der Regel dauert der Prozess des Ankommens und Einarbeitens von der Vertragsunterzeichnung bis zum Ende der Probezeit, mitunter endet er auch erst nach einem Jahr.

Was ein systematisches Onboarding bringt

Zwischen der Unterschrift des Arbeitsvertrages und dem ersten Arbeitstag im neuen Job liegen Tage, Wochen oder sogar Monate. In dieser Zeit können bei manchen Neulingen Zweifel und Unsicherheiten entstehen: Habe ich wirklich die richtige Entscheidung getroffen? Wie wird der erste Tag sein? Was sind meine Aufgaben? Und auch sehr wichtig: Werden mich die Kollegen freundlich aufnehmen? Ein gutes Onboarding löst Fragen dieser Art und setzt alles daran, dem neuen Mitarbeiter diese Ängste zu nehmen.

Der erste Eindruck zählt – das gilt auch für Unternehmen. Sie tun gut daran, für eine reibungslose Einarbeitung zu sorgen. Schließlich kostet der Prozess Geld – im Schnitt ein halbes Jahresgehalt. Ist der Mitarbeiter während oder nach der Probezeit unzufrieden und verlässt das Unternehmen, sind diese Kosten verloren und die mühsame Suche nach geeigneten Talenten beginnt von neuem.

Dies sind die wichtigsten Vorteile eines systematischen Onboardings:

• Kostenersparnis durch Bindung des Mitarbeiters an das Unternehmen
• Neue Mitarbeiter können schnell einsteigen und sind rasch produktiv, da Arbeitsprozesse gut vorbereitet sind
• Die Neuzugänge fühlen sich von Anfang an wohl und haben ein positives Bild von ihrem Arbeitgeber. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter lange im Unternehmen bleiben – ein entscheidender Vorteil in puncto Employer Branding

Onboarding in drei Phasen: Unterzeichnung, erster Arbeitstag, Einarbeitung

Um die Vorteile des Onboardings voll auszuschöpfen, ist eine gute Vorbereitung enorm wichtig. Typischerweise besteht der Prozess aus drei Phasen:

Phase 1: Pre-Boarding

Die Vorbereitungsphase beginnt mit der Vertragsunterzeichnung eines neuen Mitarbeiters. Jetzt sollten Unternehmen einen Mentor oder Buddy für den Neuling bestimmen. Dieser ist maßgeblich für die Einarbeitung zuständig.

Im ersten Schritt sollte der Mentor einen detaillierten Einarbeitungsplan erstellen. So ist sichergestellt, dass der neue Mitarbeiter das Unternehmen rasch kennenlernt, seine Aufgaben schnell übernehmen kann und auch mit seinem neuen Team in Kontakt kommt. Dazu gehört auch, dass Kollegen und unmittelbare Vorgesetzte am ersten Arbeitstag Zeit haben, um den Neuzugang kennenzulernen. Der Einarbeitungsplan ist wichtig, wird aber häufig vernachlässigt. Einer Befragung von Neueinsteigern zufolge gab es in 60 Prozent der Fälle keine systematische Eingliederung.

Unternehmen sollten sich schon vor dem ersten Arbeitstag darum kümmern, dass alles für den Neuankömmling bereit ist: An welchem Schreibtisch wird der Kollege arbeiten? Funktionieren Computer, Drucker und Telefone? Ist die E-Mail-Adresse eingerichtet? Ärgerlich ist es, wenn gleich am ersten Tag grundlegende Dinge nicht funktionieren. Das kann zu Unsicherheit führen und dem Mitarbeiter das Gefühl geben, er sei nicht wirklich willkommen.

Phase 2: Der erste Tag

Arbeitstag. Im Idealfall teilt ihm der zuständige Ansprechpartner einige Tage vorher per Telefon mit, was für den Einstieg geplant ist. Den Ablauf kann der Mentor anschließend noch einmal per E-Mail verschicken. Durch diese professionelle Herangehensweise fühlt sich der Neuzugang willkommen geheißen und weiß, was ihn erwartet. Das nimmt etwas von der Nervosität, die beim Start in einen neuen Job immer mitspielt.

Der Mentor sollte für den Tag selbst den Empfang darüber informieren, dass der neue Mitarbeiter zur vereinbarten Zeit ankommen wird. Er holt ihn idealerweise am Empfang ab und zeigt ihm die wichtigsten Räume. Eine Führung durch das ganze Unternehmen ist nicht empfehlenswert. Das birgt die Gefahr, dass der neue Kollege sich überfordert fühlt und sich verloren vorkommt. Ein Rundgang zu den wichtigsten Orten im Unternehmen genügt.

An seinem Arbeitsplatz findet der Neuling einen einsatzbereiten PC vor sowie eine Liste mit Zugängen und Passwörtern. Auch Visitenkarten liegen schon bereit. Tipp: Eine kleine Willkommensgeste wird dem neuen Mitarbeiter Freude bereiten – Blumen oder Schokolade bieten sich beispielsweise an.

Anschließend stellt der Mentor den Neuzugang seinen Kollegen und Vorgesetzten vor. Ein gemeinsames Lunch im Team erleichtert den Einstieg und gibt den Beteiligten die Möglichkeit, sich in lockerer Atmosphäre kennenzulernen. Am ersten Tag sollten auch die wichtigsten Tools (Kalender, Urlaubsplanung etc.) und Abläufe erklärt werden.

Phase 3: Vertieftes Onboarding

Der Mitarbeiter ist nun schon einige Tage im neuen Job. Jetzt geht es an die inhaltliche Einarbeitung. Sein Mentor erklärt ihm die wichtigsten Arbeitsprozesse, er nimmt an Meetings teil und er klärt im Gespräch mit dem Vorgesetzten, welche Projekte und Aufgaben er konkret übernehmen wird. Die ersten Wochen sind auch der richtige Zeitpunkt, um an notwendigen Schulungen teilzunehmen.

Regelmäßiges Feedback von Kollegen und Vorgesetzten ist in der Anfangszeit besonders wichtig. Der neue Mitarbeiter erfährt schnell, was gut funktioniert und in welchen Punkten er noch etwas mehr Zeit braucht. Er hat auch die Gelegenheit, Fragen zu stellen und mögliche Irritationen schnell aus dem Weg zu räumen.

Auch für Unternehmen sind Feedbackgespräche gut investierte Zeit. So stellen sie sicher, dass Mitarbeiter möglichst schnell im neuen Job ankommen und produktiv mitarbeiten können. Voraussetzung ist, dass Feedbackgespräche gezielt vorbereitet werden. Zu Beginn sollten neue Kollegen wöchentlich eine Rückmeldung erhalten, später sind größere Abstände ausreichend.

In Unternehmen, die regelmäßig neue Mitarbeiter begrüßen, bietet es sich an, regelmäßige Veranstaltungen für sie zu organisieren: Das können beispielsweise Teambuildingmaßnahmen, Ausflüge oder gemeinsame Mittag- und Abendessen sein. Auch freiwillige Treffen in einer Bar können dabei helfen, dass sich die Teammitglieder rasch kennenlernen. Nach etwa einem halben Jahr ist das Onboarding in der Regel beendet.

Entscheidung fürs Unternehmen stärken

Mit einem systematischen Onboarding fühlen sich neue Mitarbeiter willkommen und von Kollegen und Vorgesetzten wertgeschätzt. Sie werden in ihrer Entscheidung für ein bestimmtes Unternehmen bestärkt. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie länger bei ihrem Arbeitgeber bleiben. Mit einem möglichst einfachen und reibungslosen Einstieg in den neuen Job können Mitarbeiter schnell produktiv eingesetzt werden – und davon profitieren am Ende beide Seiten.