Abenteuer Expat: Worauf Sie beim Arbeiten im Ausland achten sollten

Eines Morgens kommt Ihr Chef ins Büro und fragt Sie: Können Sie sich vorstellen, für eine Zeit im Ausland für uns zu arbeiten? Viele Mitarbeiter träumen von diesem Moment, manche ergreifen selbst die Initiative zur Auslandsentsendung. Doch nach der ersten Euphorie kommen Fragen auf: Wie organisieren wir das Familienleben? Komme ich mit der Sprache und der Kultur zurecht? Wir geben einige Tipps, wie Sie das Arbeiten im Ausland am besten vorbereiten.

Auslandsaufenthalt im Job – Kultur und Karriere verbinden

Eine neue Sprache lernen oder in eine fremde Kultur eintauchen – dies motiviert viele Angestellte zu einem längeren Auslandsaufenthalt. Insbesondere dann, wenn sie im Studium oder in einer früheren Berufsphase keine Gelegenheit dazu hatten. Für andere wiederum ist der Hauptgrund eine spannende Aufgabe oder ein Projekt, das der Arbeitgeber im Ausland plant. Und wieder andere versprechen sich von einigen Berufsjahren im Ausland einen Karriereschub.

Aber wie läuft die Zeit im Ausland konkret ab? Im Folgenden lesen Sie, welche Phasen dabei typisch sind und worum Sie sich wann kümmern sollten.

Phase 1: Die Auswahl

Wenn Sie sich auf eine Auslandsstelle Ihres Arbeitgebers bewerben, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie alle Anforderungen erfüllen. Dazu gehören neben der fachlichen Eignung insbesondere Sprachkenntnisse. Selbst wenn Sie die Sprache Ihres Ziellandes einigermaßen sicher beherrschen: Kümmern Sie sich rechtzeitig um Fachvokabular. Eine Auffrischung Ihrer Sprachfertigkeiten gibt Ihnen zusätzliche Sicherheit.

Vielleicht haben Sie Ihr Zielland bereits bereist und kennen sich vor Ort gut aus. Falls nicht, informieren Sie sich über das Land, in dem Sie Ihre Zeit als Expat verbringen möchten. Was gefällt Ihnen? Mit welchen kulturellen Besonderheiten haben Sie möglicherweise Schwierigkeiten? Vielleicht gibt es in Ihrem Heimatort Institutionen oder Organisationen Ihres Ziellandes, mit deren Hilfe Sie sich einen ersten Eindruck verschaffen können. Eine ausgiebige Internetrecherche in Blogs und Foren dürfte ohnehin ganz oben auf Ihrer Liste stehen.

Klären Sie mit Ihrem Arbeitgeber, wie lange der Auslandsaufenthalt dauern wird. Geht es um die Verwirklichung eines bestimmten Projekts, kann sich Ihre Expat-Zeit verlängern. Bedenken Sie dies bei Ihrer Planung.

Definieren Sie zudem Ziele mit Ihren Vorgesetzten: Was sollen Sie in welcher Zeit erreichen? Wenn dies aus Gründen, die Sie nicht selbst beeinflussen können, unrealistisch ist: Was soll dann geschehen? Notieren Sie sich am besten all Ihre Fragen über einen Zeitraum von mehreren Wochen immer wieder. Falls möglich, tauschen Sie sich unbedingt mit Kollegen aus, die bereits Erfahrungen mit einer Entsendung ins Ausland gemacht haben.

Phase 2: Die Vorbereitung

Sowie Ihre Entscheidung getroffen und Ihr Arbeitgeber grünes Licht für Ihren Auslandseinsatz gegeben hat, beginnt die konkrete Vorbereitung und die Ausarbeitung des Entsendevertrags. Dieser sollte die Dauer des Aufenthalts, eine konkrete Aufgabenbeschreibung, Ihre Position und Ihr Gehalt – inklusive Auslandszulagen, ggf. Prämien und Nebenleistungen – enthalten. Der Entsendevertrag sollte auch steuerliche Regelungen klären, z. B. welche Doppelbesteuerungsabkommen mit dem ausländischen Staat anzuwenden ist.

Hier einige praktische und formale Fragen, die in der Vorbereitungsphase zu klären sind:

• Sind bestimmte Impfungen erforderlich? Wenn ja, welche? Wie lange im Voraus müssen Sie diese erhalten?
• Wie steht es um Ihre Kranken- und Sozialversicherung? Hier ist vor allem relevant, ob Sie im deutschen Sozialversicherungssystem bleiben können oder ob Sie in das System Ihres Gastlandes eintreten müssen. Denken Sie auch an eventuelle Zusatzversicherungen zur Krankenversicherung.
• Was bedeutet Ihr Auslandsaufenthalt unter steuerlichen Gesichtspunkten? Zahlt die deutsche Muttergesellschaft oder die Niederlassung im Ausland Ihr Gehalt? Behalten Sie Ihren Wohnsitz in Deutschland für die Zeit Ihrer Entsendung oder geben Sie ihn auf?
• Unterstützt Ihre Firma Sie bei der Wohnungssuche oder sind Sie selbst dafür verantwortlich? Ist Letzteres der Fall, sollten Sie entsprechend mehr Zeit einplanen.
• Welche Möglichkeiten für Ihre Familie gibt es? Wo werden Ihre Kinder in die Kita oder in die Schule gehen?
• In der Vorbereitung sollte auch schon über die Rückkehr nachgedacht werden: Werden Sie im selben Job, in der gleichen Abteilung arbeiten oder ist der Auslandsaufenthalt mit einem Karrieresprung verbunden? Was werden Sie verdienen?

Bei einer Mitarbeiterentsendung kommt es nicht allein auf sprachliche, sondern auch auf interkulturelle Kenntnisse an. Wenn Sie sich gezielt vorbereiten, ersparen Sie sich möglicherweise viele unangenehme Situationen oder Missverständnisse vor Ort. Das lohnt sich, denn Unzufriedenheit mit der Entsendung entsteht oftmals durch kulturelle Unterschiede.

Ein sogenanntes Relocation Training kann diesbezüglich sehr sinnvoll sein, denn interkulturelle Kompetenz lässt sich trainieren. Dabei werden Sie von landeskundigen Experten bzw. interkulturellen Trainern bei der Eingewöhnung in Ihrem Gastland unterstützt. Das Spektrum reicht dabei von praktischen Fragen des Alltags (Bürokratie, Essgewohnheiten, Etikette etc.) bis hin zu konkreten beruflichen Fragestellungen. In Seminaren, die genau auf die globale Geschäftswelt abgestimmt sind, werden Sie auf den sicheren Umgang mit anderen Kulturen vorbereitet.

Wenn die Familie mitkommt

Viele Entsendungen werden aus familiären Gründen abgebrochen. Eine familienorientierte Entsendepolitik wird für viele Unternehmen deshalb immer wichtiger, unabhängig von der Größe der Organisation. Je besser die Familie sprachlich, kulturell und mental vorbereitet ist, umso größer die Chance, dass der Auslandsaufenthalt erfolgreich verläuft.

Phase 3: Die Umsetzung

Alle Formalitäten sind geklärt – wunderbar! Nun beginnt Ihre Zeit als Expat. Zunächst müssen Sie sich mit den Arbeitsstrukturen der Auslandsniederlassung vertraut machen. Mit wem werden Sie zusammenarbeiten? Wer ist Ihr Vorgesetzter oder direkter Ansprechpartner vor Ort?

Bei der Umsetzung Ihrer Aufgaben ist es wichtig, dass Sie sich regelmäßig mit Ihrem Arbeitgeber vor Ort, aber auch im Heimatland austauschen. Klären Sie dabei, ob Ihre geplanten Ziele umsetzbar sind. Tauchen unerwartete Schwierigkeiten auf, sollten Sie Ihren Vorgesetzten umgehend darüber informieren.

Je nach Projekt sind regelmäßige Heimreisen vonnöten. Auch solche Zwischenstopps sollten gut geplant sein, damit Sie in der begrenzten Zeit alle Fragen klären können.

Etwa ein halbes Jahr vor der Rückkehr in Ihr Heimatland beginnt die Abschlussphase. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie bereits konkret mit Ihrem Arbeitgeber besprechen, wie Sie die Rückkehr gestalten möchten. Werden Sie mit Ihrem alten Team zusammenarbeiten oder ist ein Abteilungswechsel vorgesehen? Möglicherweise steigen Sie in eine höhere Position auf. Auch Ihrem Arbeitgeber ist viel daran gelegen, Sie bei der Wiedereingliederung in das deutsche Arbeitsleben bestmöglich zu unterstützen.

Phase 4: Die Rückkehr

Die Rückkehr in die Organisation Ihrer Muttergesellschaft steht an. Denken Sie aber nicht nur an den Beruf, sondern auch an Ihre Familie: Wann beginnt das neue Schul- oder Kindergartenjahr für Ihre Kinder? Sind Bewerbungs- und Anmeldefristen einzuhalten? Wo werden Sie wohnen?

Was viele Expats unterschätzen: Auch die Rückkehr in die deutsche Kultur kann nach mehrjährigen Auslandsaufenthalten Schwierigkeiten mit sich bringen. Planen Sie daher auch im Heimatland eine gewisse Zeit für die Wiedergewöhnung ein.

Unser Tipp: Hier gibt es sogenannte Repatriation Trainings oder Coachings die helfen, den Neustart zu erleichtern.

Chancen der Mitarbeiterentsendung bestmöglich nutzen

Ein Auslandsaufenthalt als Expat ist eine spannende und in vielen Fällen einmalige Gelegenheit. Damit Ihre Zeit – beruflich und privat – bereichernd für Sie wird, sollten Sie sich intensiv darauf vorbereiten und sich dabei gegebenenfalls unterstützen lassen. Dann aber steht einer positiven Erfahrung nichts im Wege!