Como aumentar a produtividade no trabalho e usá-la a seu favor
Por alguma razão você já terminou seu dia de trabalho com a sensação de que não conseguiu cumprir tudo o que deveria ou que precisava de mais horas do seu tempo para finalizar todas as suas tarefas?
Ser produtivo nem sempre é uma tarefa fácil, e demanda exercício diário para criar hábitos que te façam vencer o tempo e não deixar que ele vença você.
É por esse motivo que vamos te dar algumas dicas para administrar melhor o seu tempo e cumprir prazos com maior facilidade daqui para frente!
Sua cabeça não é uma agenda!
Isso mesmo, embora tenhamos uma tendência a pensar que iremos conseguir nos lembrar de tudo, tenho um recado para você: sua cabeça não é uma agenda.
Durante o dia temos muitas preocupações, tarefas, lembretes e atividades que exigem nossa concentração total e foco para resolução dos problemas. Então veja, se você tiver que contar tudo o que você precisa fazer na memória, o gasto será muito maior do que ter isso anotado em algum lugar.
É algo simples, mas que se você não começar a fazer isso de uma vez, sempre esquecerá das coisas e poderá até mesmo perder aquela reunião importante que já estava agendada há semanas.
Defina prioridades e cumpra com elas
Andando junto com o tópico anterior, uma vez que você entenda que sua memória não é uma boa agenda, é interessante que se defina em tópicos o que você irá fazer naquele dia.
Existem programas e aplicativos tanto para computador quanto para smartphone que você pode definir essa lista de tarefas e, o mais importante, ordenar prioridade entre elas.
Se você apenas criar uma lista a chance de se perder será tão grande quanto usando a própria memória. Por isso, temos uma receita básica para te ajudar a criar a lista de tarefas:
Todos os dias, tire um momento de 30 minutos para criar sua lista;
Insira todas as tarefas previstas para o seu dia;
Agora defina as 3 principais prioridades para o período da manhã e as 3 prioridades para o período da tarde;
Deixe as outras tarefas no final da lista.
Cuidado com a multitarefa
Bem, você começou seu dia, criou sua lista de prioridades e está cumprindo com ela. Porém, no meio da manhã acontece algo e você precisa adicionar uma tarefa no topo de prioridades e uma reunião logo para o início da tarde. O que fazer?
Muitas vezes entendemos que precisamos ser multitarefas, isto é, que devemos ter a habilidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo. Mas isso é bem difícil de conseguir isso, né?
Por isso, tome cuidado com essas “várias tarefas ao mesmo tempo”. Realizar diversas tarefas ao mesmo tempo não é saudável, podendo desencadear diversos males como o Burnout. Se você for um gestor, por exemplo, a ideia é que você consiga ajudar as pessoas do seu time enquanto realiza suas próprias tasks, mas isso não quer dizer que toda hora vai abdicar do seu tempo para ajudar os outros.
A lista de prioridades vai te ajudar a ter um norte, mas muito esforço deverá sair de você!
Divida grandes problemas em partes menores
Essa é uma regra muito comum na engenharia, por exemplo. Imagine um cubo mágico, você não vai resolver ele tentando deixar todas as faces do cubo iguais ao mesmo tempo. Você deverá focar em uma face, e depois em outra, e assim por diante até finalizar.
Da mesma forma, em quesito de produtividade, é importante que você saiba dividir os grandes problemas em partes menores para não se assustar com o tamanho da tarefa que precisa ser feita.
Mesmo que você ache e saiba que vai dar conta, nosso cérebro tende a nos enganar e é normal ficar assustado com tarefas e problemas muito difíceis.
A regra aqui é simples: se um problema vai demorar mais do que 1 hora para ser resolvido, pegue suas partes e divida em micro tarefas. Vou te dar um exemplo:
Preciso mandar um orçamento para um cliente de 5 produtos diferentes com as especificações técnicas de cada um e o preço com desconto de cada um deles.
Veja, provavelmente isso vai demorar porque demandará muito tempo, uma forma de quebrar em micro tarefas seria:
Separar cerca de 20 minutos para cada produto
Então será feita uma proposta com o escopo técnico do produto 1 e o preço com desconto do produto 1
Finalizado o primeiro, começa então a proposta do produto 2. E assim por diante.
Parece bobo, né? Mas se você começar a aplicar isso no seu cotidiano verá o quanto o seu tempo será otimizado!
Tire as notificações não importantes
“Ah, mas eu estou esperando um e-mail super importante do meu chefe…” Tudo bem, eu entendo!
O celular mudou nossa forma de nos comunicarmos e hoje em dia não conseguimos mais viver sem estar conectados a todo momento em nosso e-mail, WhatsApp, redes sociais, etc. Mas saiba que isso pode estar te atrapalhando, e muito!
De acordo com uma pesquisa do site CareerBuilder, nos Estados Unidos, 3 de cada 4 empregadores mostraram que perdem duas horas ou mais de produtividade com distração de sua equipe nas redes sociais.
Indo mais fundo nesse assunto, a pesquisa mostrou que o uso de redes de troca de texto, como o WhatsApp, são os maiores culpados disso tudo. Significa que devemos desinstalar o app e mandar cartas? Não, pelo contrário: precisamos aprender a utilizar nossas dezenas de formas de nos comunicar com prudência.
Por isso, a dica aqui é ter um momento de hiperfoco. Eu mesmo faço isso quando preciso resolver alguma tarefa inadiável ou muito importante, então deixo tudo no silencioso e foco 100% no que tenho que fazer por cerca de 40 minutos. Geralmente é o suficiente.
Beba água e faça pausas
Água é o composto mais importante para nossa existência, sem ela nosso corpo não funciona. E no trabalho ela tem um papel importantíssimo: oxigenar nosso cérebro e músculos.
Quando trabalhamos, seja em uma tarefa física ou mental, precisamos que nosso corpo esteja preparado para o que vamos fazer. De nada vai adiantar quebrar um problema em pedaços menores se você não estiver pronto para resolvê-lo.
Por isso, beber água é fundamental para que o cérebro esteja com uma demanda de oxigênio boa o suficiente para trabalhar. E junto disso entram as pausas, que são necessárias.
Lembre-se que você – ainda – não é um robô, e precisa parar para que sua mente “respire” também um pouco de ar fresco.
Atualmente entende-se que se você terminar uma tarefa e olhar para algum lugar com iluminação natural por cerca de 40 segundos, seu cérebro consegue “descansar” o suficiente para uma próxima tarefa.
Coloque em prática!
Agora que você já conhece essas dicas, não perca tempo e comece a fazer uma delas já no seu próximo dia de trabalho. Tenho certeza de que sentirá alguma diferença em sua produtividade e melhorará sua qualidade de vida no trabalho!
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