6 exemples de différences culturelles dans la communication d'entreprise

Que vous travailliez à l'étranger ou que vous soyez en contact avec des collègues ou des partenaires commerciaux basés dans le monde entier, savoir communiquer efficacement avec ces personnes est une compétence professionnelle essentielle et de plus en plus importante dans l'environnement de travail multiculturel d'aujourd'hui.

Il est parfois difficile de trouver un terrain d'entente avec des personnes d'autres pays, surtout lorsque leurs coutumes et pratiques commerciales semblent si étrangères aux vôtres. Voici donc quelques exemples de différences culturelles en matière de communication et comment elles se manifestent sur le lieu de travail, ainsi que quelques conseils simples pour vous aider à mieux comprendre vos homologues étrangers.

1. Gérer les e-mails et les appels téléphoniques

Les conférences téléphoniques peuvent être très efficaces pour faciliter la communication d'entreprise et la coopération au sein des multinationales. Cependant, des problèmes peuvent survenir lorsque les participants ignorent à quoi s'attendre les uns des autres.

Voyons comment différentes cultures peuvent aborder ce type de communication interculturelle – par exemple les Brésiliens peuvent avoir besoin d'établir un contact personnel avant d’entrer dans le vif du sujet ou encore savoir pourquoi on leur demande une information.

Les petites discussions informelles peuvent être très importantes pour les Américains pour nouer des relations. Les Britanniques peuvent utiliser l'humour, tandis que leurs collègues chinois préfèrent parfois consulter le groupe ou leur patron avant de répondre.

S'il ne s'agit pas d'un sujet sensible, il est conseillé d'envoyer des e-mails pour communiquer des informations au préalable, en prenant soin de respecter les différences culturelles lorsque l'on s'adresse aux gens (par exemple, en utilisant les prénoms aux États-Unis et les titres en Autriche).

Soyez sûr de faire suivre vos e-mails par des communications téléphoniques ou en face à face, en particulier lorsque vous coopérez avec des cultures qui ont besoin d'avoir plus de contacts humains.

La conférence téléphonique en elle-même doit avoir une structure claire, avec assez de temps pour que chaque participant puisse prendre la parole. Assurez-vous que tout le monde est toujours impliqué en demandant leur avis aux personnes concernées, et souvenez-vous que certaines personnes doivent peut-être vérifier auprès d'un groupe ou de leur patron avant d'exprimer leur opinion.

Les événements se dérouleront beaucoup plus aisément si tout le monde se sent bien informé et impliqué.

2. Présentations

Considérez la façon dont les gens issus de différents pays abordent leurs objectifs. Les cultures orientées vers l'avenir comme la culture nord-américaine, désirent entendre parler des avantages potentiels d'un produit, tandis que les audiences tournées vers le passé, comme les personnes venant d'Inde ou de Chine, reconnaissent la fiabilité d'un produit selon ses performances antérieures connues. C'est pourquoi les styles de présentation varient d'une culture à l'autre, certains aimant se concentrer sur la "vue d'ensemble" avant de se concentrer sur les détails et appréciant l'interaction avec leur audience.

D'autre part, des présentations de fond réalisées par des personnes dont la culture n’incite pas à replacer les discussions dans un contexte se concentreront uniquement sur les faits. Une conférence internationale réussie repose sur la capacité à transmettre l'information d'une manière qui plaise à tout le monde - pensez à votre style de communication, à vos gestes et à votre langage corporel lorsque vous présentez votre sujet.

3. Les réunions et comment les rendre plus productives

Les grands événements comme les réunions commerciales internationales sont vite susceptibles de mener à la désorganisation et au chaos si la communication entre les groupes de chaque pays est rompue. S'il n'y a pas de programme précis, les participants risquent d'arriver en retard ou de repartir trop tôt, et une certaine frustration peut apparaître s'il reste trop peu de temps pour couvrir tous les sujets. Certains participants ne seront peut-être pas assez concentrés pendant les présentations, ou ne se rendront pas aux repas comme prévu.

Évitez les malentendus en définissant clairement les objectifs d'une réunion et en précisant aux intervenants ce qui est attendu d'eux. N'oubliez pas que la perception des participants à une réunion peut être très différente de la vôtre - il est très important de tenir compte des exigences linguistiques, pensez aux services d'interprétation et de traduction, ainsi que des régimes alimentaires, si de la nourriture est proposée.

Durant la réunion, assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour permettre des échanges et des interactions sociales. Définissez ce qui est attendu des participants et gardez l'esprit ouvert en tenant compte de leurs préférences culturelles.

4. Socialiser

Les cultures fortement axées sur l’individu trouvent la socialisation très importante. En effet, apprendre à connaître autrui est nécessaire pour faire des affaires ensemble. Vous pouvez être invité à sortir dans de nombreux pays, et souvent dans des endroits quelque peu surprenants pour vous - comme un bar karaoké au Japon ou un sauna en Finlande.

Essayez de vous renseigner sur les coutumes avant un voyage, et profitez de ces invitations pour mieux faire connaissance et créer un climat de confiance. Non seulement cela vous sera profitable sur le plan professionnel car vous rencontrerez de nouveaux contacts, mais vous vivrez également quelque chose de nouveau ! En manifestant de l'intérêt, vous pourrez beaucoup plus facilement vous concentrer sur des négociations d'affaires le moment venu.

5. Gérer des négociations

Les négociations commerciales s'avèrent souvent plutôt délicates, mais elles le sont encore plus en cas d'incompréhensions culturelles. Par exemple, la culture chinoise valorise l'hospitalité et la nécessité de mieux connaître ses partenaires commerciaux avant de conclure un accord - il est donc très important de participer à des repas ensemble, ce qui prendre beaucoup de temps avant que les accords ne soient pris. Pour un visiteur américain, cette approche pourrait sembler contre-productive.

Pensez à ce que serait le meilleur environnement pour les négociations, aux personnes qui devraient être impliquées, et même à d'autres détails comme les vêtements et les sièges appropriés - comme pour beaucoup des scénarios ci-dessus, être sensible à des facteurs culturels comme ceux-ci peut faire toute la différence lorsque vous créez des relations.

6. Gérer des équipes

La communication est grandement facilitée lorsque les rôles et les attentes sont clairs et qu'une formation à la communication interculturelle a bien été mise en place. Cela est particulièrement important pour la gestion d'équipes venant du monde entier. Soyez attentifs aux différents styles de communication - certains peuvent être plus directs que d'autres.

Prenez le temps d'établir des relations en face à face avant de passer à la communication virtuelle, et assurez-vous d'inclure tous les membres de l'équipe dans la prise de décision à tous les stades du projet. Une fois que vous avez identifié les différences culturelles qui pourraient conduire à des problèmes de communication ou à des malentendus, trouvez un terrain d'entente et décidez de la manière dont vous voulez travailler ensemble.

Comme dans tous les aspects des affaires, une bonne communication facilite grandement le travail. Même si cela peut sembler décourageant d'avoir affaire à des collègues si culturellement différents, il est important de vous former, vous et vos employés, à la manière d'aborder toute situation potentiellement délicate.

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