Incluye la capacitación de personal en el presupuesto anual

El presupuesto anual es uno de los ejercicios organizacionales más importantes que una empresa elabora durante su ciclo de vida. Es la planeación financiera para los doce meses del siguiente año donde se definen las metas a alcanzar y los recursos destinados para lograrlo.

Los encargados de esta tarea tienen una gran responsabilidad en sus manos. Un presupuesto mal elaborado puede perjudicar y desorientar la operación de un negocio y reflejarse en pérdida de ventas, clientes y oportunidades de negocio.

A pesar de la relevancia de este proceso, no se trata de una práctica habitual. En México, el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) señala que en 2018 solo el 14% de las pequeñas y medianas empresas monitorea indicadores de desempeño. Es una señal de que no se miden los avances y mucho menos, si se cumplen los objetivos marcados.

Para 2022 la tarea de planear los presupuestos a nivel de áreas y de la compañía adquiere mayor importancia si tomamos en cuenta que los dos años anteriores se vivieron en un mundo marcado por una crisis sanitaria y su posterior cuarentena.

Durante 2019 y 2020 se experimentó un envío masivo de trabajadores a sus casas y el cierre temporal o definitivo de muchos negocios en todo el planeta. El paso a un mundo digital en las empresas se aceleró y los colaboradores tuvieron que adaptarse a nuevos modelos de trabajo virtuales para poder cumplir sus funciones.

En una encuesta elaborada por OCCMundial, firma especializada en reclutamiento y capital humano, se reveló que en 2019 la capacitación laboral bajó de 21% en 2018 a 11% en 2019. Son cifras que destacan la necesidad de volver a un esquema donde el desarrollo interno del equipo sea una prioridad para las organizaciones y el presupuesto anual debe contemplarlo. 

Aunque los escenarios son en su mayoría optimistas, el próximo año volverá a traer cambios, retos e innovaciones. La meta es llegar a 2023 con más ganancias, menos gastos y que las competencias laborales sean un eje de crecimiento. La correcta planeación de los 12 meses siguientes abrirá espacios para invertir en este campo y ahorrar en otros.

A continuación nombramos algunos factores que jugarán un rol importante para la planeación del presupuesto anual.

Estado actual del negocio

Es muy complicado tomar decisiones ejecutivas si no se cuenta con información relevante y confiable. Antes de elaborar el presupuesto anual es indispensable conocer la situación actual de la empresa a detalle.

Hablamos de sus ventas totales, costos, inversiones en equipo tecnológico, capital humano, deudas y todos los factores que afectan directamente los números del comercio.

Al tener estas cifras recopiladas de gastos y ganancias se logra tener una radiografía general de la salud de la empresa y se revisa lo qué está funcionando y lo que no. Facilita encontrar áreas de oportunidad para el crecimiento y los recursos necesarios para aprovecharlas.

Con los números vertidos en una hoja de cálculo, los tomadores de decisiones tendrán un panorama general de la empresa. El siguiente paso es analizar y realizar los ajustes pertinentes de acuerdo a las proyecciones basadas en experiencias y análisis históricos.

Es una optimización que se resume en saber a dónde se quiere llegar (venta anual) y cuánto se va a gastar para cumplir esa meta.

Afortunadamente un presupuesto no está escrito en piedra y puede modificarse. La recomendación de los expertos es no hacerlo constantemente, solo en ocasiones específicas o como resultado de reuniones periódicas de los directivos.

También es recomendable no “inflar” los números y aumentar ingresos o destinar recursos excesivos a proyectos que no lo ameriten.

Estrategia digital

Un buen ejemplo de por qué se requiere flexibilidad en la ejecución de un presupuesto es el tema digital y la capacitación para aprovecharlo.

Durante la pandemia muchos negocios tuvieron que implementar una estrategia apresurada y no planeada para mantener a flote su empresa en lo que se conoce como la transformación digital.

Como resultado de los cierres de espacios públicos y las recomendaciones generales de salud de quedarse en casa, el comercio electrónico creció gracias a los nuevos hábitos de consumo de las personas que encontraron en pedir en línea una forma más cómoda y práctica de adquirir productos y servicios.

De un día para otro, todo tipo de empresas montaron sus e-commerce y contrataron servicios de paquetería y logística para entregar sus productos en las manos de sus clientes. Los empleados se encontraron con software que no conocían y generalmente en otro idioma.

Fueron gastos inesperados que a más de un negocio le complicó la ejecución del presupuesto que había desarrollado.

En esta ocasión los empresarios se encuentran mejor preparados y con más experiencia en el tema online y tendrán que encontrar valor en la formación profesional de sus equipos para no quedarse atrás de la competencia.

Participación organizacional

La responsabilidad de un presupuesto recae en los directivos de área. Pero esto no significa que el resto de la organización deba de ser excluida en la tarea de su elaboración.

Al permitir la participación de más colaboradores se logra tener una mirada amplificada de lo que está sucediendo en la empresa y se identifican oportunidades de mejora y gastos “hormiga” que quizá no están cuantificados.

Los equipos de trabajo encargados de ejecutar las estrategias tienen una cercanía con los procesos y así, en su operación del día a día, conocen el detalle de los gastos y necesidades para cumplir las metas impuestas. Por su parte, los directores de los departamentos en ocasiones no se empapan tanto de esta información porque su tarea es más estratégica que operativa.

Fomentar la participación colectiva otorga a la organización un panorama más completo sobre el camino a seguir para cumplir con los objetivos.

Además, involucrar a más colaboradores fortalece la cultura de la organización y crea un sentido de pertenencia para los trabajadores ya que se sienten parte de la toma de decisiones y que se escucha sus opiniones sobre temas que los afectan directamente.

El tema a definir aquí es qué tanto se deben involucrar a más personas, ya que existe información confidencial que no es del conocimiento para el público interno, como lo son la nómina o las ventas mensuales.

¿Oficinas o trabajo a distancia?

Antes de hacer el presupuesto es indispensable tener claridad sobre cuál es la mejor opción en espacios de trabajo para el siguiente año: oficinas, workplaces o implementar el home office de manera definitiva.

La pandemia no solo trajo la transformación digital, también cambió la dinámica presencial de trabajo para siempre. Con la cuarentena los colaboradores de las empresas cambiaron los cubículos por sus hogares. Las salas de juntas se convirtieron en aplicaciones como Google Meet, Skype y Zoom.

Lo que antes muchos líderes empresariales veían con ojos de escepticismo se convirtió en una necesidad. Trabajar a distancia sin estar toda la jornada laboral dentro de una oficina, ya sea en renta o como propiedad, se convirtió en cosa del pasado.

El descubrimiento planteó una pregunta para todos: ¿realmente se necesita invertir en oficinas?

Tener un espacio físico implica para la empresa gastar en servicios de luz, agua y mantenimiento. Y para los empleados significa la obligación de trasladarse a una oficina e invertir tiempo y dinero para hacerlo. Con el modelo a distancia, ambas partes descubrieron una nueva forma de trabajar.

En una serie de encuestas en Latinoamérica realizadas por la consultora inmobiliaria Newmark se encontró que 40% de las empresas participantes consideran que necesitarán menos espacio de oficina durante los siguientes años.

Si una empresa desea ser parte de esta tendencia necesita reflejarlo en las cifras asignadas a este campo en el presupuesto anual y encontrar el modelo de trabajo que más le convenga:

• Home office: se reduce la partida destinada a renta y mantenimiento de las instalaciones pero hay que destinar dinero adicional si la organización apoyará a los empleados con gastos domésticos como el internet, nuevas computadoras o el pago de la luz.

• Workplaces: son espacios donde se rentan lugares de trabajo en instalaciones compartidas con otros empresarios. En este caso el presupuesto debe considerar la suscripción mensual o anual al servicio, ya sea pagando una oficina completa o algo más sencillo como algunas mesas de trabajo.

• Oficina tradicional: se trata de la renta (si no son propiedad de la compañía), mantenimiento y servicios generales.

Cifras basadas en la realidad

Un error habitual a la hora de elaborar el presupuesto anual es ser muy optimistas en los resultados esperados.

Confundir la realidad con escenarios extremadamente positivos que no tienen el suficiente sustento en evidencias dificulta la tarea de cumplir con las metas del ejercicio presupuestal.

Las cifras planteadas como objetivos financieros de venta deben estar apegadas a estudios basados en números históricos y un análisis a profundidad del comportamiento del mercado objetivo de la organización.

Y no hay que confundirlo con pesimismo, es solo una proyección más acorde a lo que puede suceder. No hay que perder de vista que el presupuesto es una estimación.

Capacitación de personal

Otro factor a considerar es el desarrollo del equipo de trabajo. La capacitación de personal debe estar incluida en el presupuesto anual porque solo así se mejoran sus habilidades y se les prepara para enfrentar los desafíos que se presentarán el año próximo.

Con la globalización los comercios voltearon a ver otros mercados para sus productos y servicios. Esto requirió también que los empleados crecieran y aumentaran sus capacidades para competir en los nuevos escenarios comerciales. Hablar otro idioma se convirtió en una herramienta muy valiosa.

El estudio “El futuro del trabajo en Latinoamérica” de Ubits, corporativo especializado en entrenamiento de capital humano, encontró que 20.5% de las empresas consultadas afirmaron que hubo cambios considerables en el perfil de sus trabajadores.

Que casi una cuarta parte de las plantillas laborales hayan requerido una actualización en sus competencias es señal inequívoca de una transformación interna en las organizaciones que están buscando cómo acomodarse a más modelos de negocio.

El ejercicio de Ubits, realizado a más de 150 gerentes de recursos humanos de Latinoamérica, también arrojó el dato de que para el 18.6% de los participantes el principal desafío que encontraron en 2020 sobre capacitación fue la reducción del presupuesto.

Es decir, por un lado se identifica la necesidad de capacitar al personal pero no se cuentan los recursos económicos para hacerlo.

Una de las probables razones es que los empresarios no contemplaron en sus presupuestos pasados la necesidad de brindar nuevos conocimientos a su capital humano.

Repetir este error es arriesgarse a tener colaboradores que no están al nivel y velocidad del crecimiento proyectado de sus empresas. Si no se cuenta con la formación indicada en los perfiles, llegar a la meta planteada en el presupuesto anual será muy complicado.

Si el capital humano deja de ser competitivo, la empresa también.

Un estudio de Harvard Business Review, revista de investigación especializada en empresas, encontró que en 50 organizaciones analizadas el 70% de sus colaboradores señalaron que no dominan las habilidades necesarias de sus funciones.

Es un costo muy alto si tomamos en cuenta el dato que comparte la consultoría de capacitación y entrenamiento Moudus: solo dos de cada ocho empresas mexicanas invierten en capacitación. Al no hacerlo se pierden beneficios como un incremento de la productividad en hasta un 49% y la reducción de rotación de personal en 26%.

Pensemos en la globalidad de la que hemos hablado. Es un mundo sin fronteras para los negocios, pero un mundo que solo los que tengan la ventaja de hablar otro idioma podrán sacar provecho. Tanto en lo personal, lo profesional y para sus empleadores.

La posibilidad de comunicarse con proveedores y clientes en otras partes del mundo se traduce en reducción de gastos y posibilidades de expansión que hace uno o dos años no existían.

Además, el capacitar a un equipo de trabajo en otro idioma aumenta el índice de satisfacción de los colaboradores con sus empleos. No se trata de un beneficio económico en sí, pero es una forma efectiva para disminuir la rotación de personal y evitar gastos inesperados que peguen en el presupuesto como lo serían contrataciones inesperadas de empleados.

Estudios en RH han mostrado que el costo de reemplazar a un empleado es de aproximadamente el 35% de su salario anual. Cifra que puede aumentar si consideramos el costo de la capacitación de los nuevos integrantes y el proceso de la curva de aprendizaje. Son espacios de tiempo que reducen el desarrollo de una empresa y provocan una desaceleración en el cumplimiento de sus objetivos presupuestales.

La capacitación de personal en definitiva es una inversión atractiva para crecer el negocio y cubrir más cuota de mercado. Y si se trata de desarrollar las habilidades en otro idioma aumentan los beneficios porque se abren canales nuevos de comunicación, se reducen costos dedicados a traducciones, aumenta la capacidad de atención a clientes y se construyen equipos listos para acelerar negocios en el extranjero.

Aunque el presupuesto quede establecido, la tarea no termina ahí. Es responsabilidad de los empresarios y sus directivos el revisar que sus equipos estén cumpliendo mes a mes con las expectativas. Se tienen que establecer reuniones continuas para el análisis conjunto de los números y si no se está llegando a las metas, hay que encontrar formas para corregir el rumbo.

Elaborar el presupuesto anual es complejo y resulta tedioso en ocasiones por la cantidad de números que se manejan. Sin embargo, es el pilar desde donde se sostiene el crecimiento de un negocio. Lo protege de gastos inesperados y si está bien hecho, permite la planeación más allá del año al que corresponde.